Contoh Surat Pengaduan – Surat pengaduan atau klaim adalah surat yang digunakan untuk mengajukan suatu klaim pada perusahaan atau instansi. Misalnya, jika dokumen yang diurus mengalami kesalahan, maka surat ini perlu diajukan. Salah satu contoh surat pengaduan adalah surat pengaduan pergantian barang jika barang yang dikirim mengalami kerusakan.
Selain itu, surat pengaduan ini adalah cara resmi yang berguna untuk mengadukan suatu perkara atau keluhan terhadap perusahaan, toko ataupun instansi terkait. Sehingga masalah yang diadukan akan cepat terselesaikan.
Surat pengaduan ini bersifat resmi sehingga dapat dipertanggungjawabkan jika dalam pengurusannya melibatkan hukum. Karena surat ini bertujuan untuk memberikan peringatan kepada pihak yang terkait.
Beberapa contoh surat pengaduan dibawah ini dapat dijadikan referensi untuk dibuat. Hal yang perlu diperhatikan adalah kalimat yang digunakan haruslah sopan dan tepat sasaran. Sehingga masalah akan langsung terlihat di surat pengaduan.
1. Contoh Surat Pengaduan Kerusakan Barang
Surat pengaduan ini digunakan untuk menyatakan pengaduan kerusakan suatu barang ketika pengiriman. Biasanya perusahaan terkait akan meminta pertanggungjawaban seperti mengganti rugi dengan uang ataupun barang yang sama.
Perusahaan yang mengajukan surat pengaduan berhak meminta kompensasi yang tinggi jika pihak terkait tidak sanggup memenuhi pergantian barang. Hal ini biasanya sudah diterapkan dalam beberapa bisnis sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat.
Contoh :
[su_box title=”Surat Pengaduan Kerusakan Barang”]
PT GRAPINDO DEVELOPER
Jl. Soekarno-Hatta no. 110, Jakarta Selatan
Website : www.grapindodeveloper.com
Email : [email protected]
Jakarta, 09 Agustus 2019
Nomor : 60/GD/SPK/VIII/2019
Perihal : Pengaduan kerusakan barang yang baru dikirim
Lampiran : 1 (satu) lembar
PT Bangun Jaya
Jalan Kalimaya Kencana no. 98
Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan datangnya surat ini, kami ingin mengajukan klaim mengenai pengiriman barang dengan invoice pembelian TBBJ/VIII/786/2019, dengan perincian barang seperti berikut :
20.000 batu bata
300 sak semen merk batubara
Dan, beberapa material besi lainnya
Barang tersebut telah kami terima dengan lengkap dan kami ucapkan terima kasih atas pelayanannya yang terbaik. Namun ketika barang kami periksa kembali, kami mendapatkan banyak kerusakan serta kesalahan pengiriman.
Kami mengerti jika pengiriman kali ini agak terlambat karena beberapa kesalahan teknis. Namun, kerusakan barang bukanlah hal yang bisa kami toleransi. Berikut ini beberapa daftar kerusakan barang yang kami maksud :
- 20. 000 batu bata sudah dalam keadaan retak dan beberapa banyak yang pecah serta rusak.
- 50 sak semen dalam keadaan rusak.
- Material-material besi yang diantar semuanya dalam keadaan berkarat dan tidak layak pakai.
Dengan demikian, kami meminta kebijaksanaannya untuk mengganti barang yang rusak tersebut dengan barang yang baru dan berkondisi baik. Namun, jika perusahan tidak dapat mengirimkan barang yang dimaksud dalam jangka waktu seminggu maka,
Kami meminta uang DP yang sudah kami berikan untuk dikembalikan secara utuh. Serta surat permohonan pengaduan ini akan kami abaikan. Untuk pemecahan masalah ini sudah ada di dalam kesepakatan bersama kita.
Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih dan semoga pengaduan ini dapat diproses.
Hormat kami,
Grapindo Developer
Noel Anderson
Direktur[/su_box]
Baca Juga: Contoh Surat Pemberitahuan
2. Contoh Surat Pengaduan Kesalahan Pada Dokumen Resmi
Surat pengaduan jenis ini biasanya akan diberikan ketika ada kesalahan pengetikan pada dokumen penting sehingga diharuskannya merevisi dokumen tersebut. Sebelum mengajukan permohonan, ada baiknya melakukan pengaduan terlebih dahulu.
Kesalahan pada dokumen seringkali diabaikan ketika pengurusannya sudah mencapai tahap akhir. Maka dari itu, pemberian surat pengaduan pada instansi terkait dapat mempermudah proses penyelesaian masalah. Sehingga akan menemukan jalan keluar dan masalah bisa cepat diselesaikan.
Contoh :
[su_box title=”Surat Pengaduan Kerusakan Barang”]
PT GRAPINDO DEVELOPER
Jl. Soekarno-Hatta no. 110, Jakarta Selatan
Website : www.grapindodeveloper.com
Email : [email protected]
Jakarta, 09 Agustus 2019
Nomor : 60/GD/SPK/VIII/2019
Perihal : Pengaduan Kesalahan Penulisan Nama
Lampiran : 1 (satu) lembar
BADAN PERIZINAN KOTA JAKARTA
Jalan Mahoni no. 90
Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan datangnya surat ini, kami ingin menyampaikan klaim atau pengaduan atas kesalahan penulisan nama pada surat izin usaha yang baru saja kami urus. Surat itu kelak akan digunakan sebagai surat izin kantor kami.
Adapun kesalahan penulisan nama itu terletak pada kesalahan penulisan nama pimpinan kami dan nama perusahaan kami serta alamat jelas kantor kami. Untuk itu, terkait dengan masalah ini kami memberikan kejelasan dalam penulisannya.
PT GRAPINDO DEVELOPER
Jl. Soekarno-Hatta no. 110, Jakarta Selatan
Nama Pimpinan : Sarjito Wicaksana
Sedangkan kesalahan yang terkait dengan nama-nama berikut ini adalah pada penulisan berikut :
PT GRAVINDO DEVELOPER
Jl. Soekarno-Hatta no. 210, Jakarta Selatan
Nama Pimpinan : Sarjito Wicaksono
Harapnya dengan datangnya surat ini proses penggantian nama ini akan secepatnya diselesaikan. Kami juga sudah melampirkan dokumen yang asli untuk segera diperbaiki agar tidak terjadi kekeliruan.
Semoga dapat dimengerti dan segera diproses. Sebelum dan sesudahnya saya ucapkan terima kasih. Dan harapnya surat pengaduan ini dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Hormat kami,
Grapindo Developer
Noel Anderson
Direktur[/su_box]
3. Contoh Surat Pengaduan Pengajuan Asuransi
Surat pengaduan jenis ini adalah yang sering ditemui di lingkungan masyarakat, terutama yang menggunakan asuransi. surat pengaduan ini bisa berupa pengaduan untuk asuransi jiwa, asuransi kesehatan, asuransi kendaraan, atau asuransi meninggal dunia dan juga asuransi lainnya. Biasanya pengajuan klaim akan dilakukan ketika suatu kondisi menghendaki pengajuan asuransi tersebut.
Contoh :
[su_box title=”Surat Pengaduan Pengajuan Asuransi”]
PT GRAPINDO DEVELOPER
Jl. Soekarno-Hatta no. 110, Jakarta Selatan
Website : www.grapindodeveloper.com
Email : [email protected]
Jakarta, 09 Agustus 2019
Nomor : 60/GD/SPK/VIII/2019
Perihal : Pengaduan Keterlambatan Pengajuan Asuransi
Lampiran : 1 (satu) lembar
MEGA INSURANCE
Jalan Djati no. 90
Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan datangnya surat ini, kami ingin menyampaikan klaim atau pengaduan asuransi mengenai kerusakan gedung perusahaan. Hal ini terlampir pada ketentuan asuransi yang telah disepakati.
Surat asuransi tersebut telah kami lampirkan dan sudah diajukan sejak sebulan yang lalu namun belum ada kabar mengenai hal ini. Perihal masalah ini sudah kami terangkan pada surat dengan nomor 58/GD/SPK/VII/2019.
Telah kami lampirkan pula surat pengajuan klaim terdahulu serta beberapa dokumen pendukung. Hal ini kami lakukan semata-mata karena menghargai kerjasama yang sudah berlangsung lama.
Harapnya dengan datangnya surat ini proses pengajuan akan secepatnya diproses. Karena pengajuan perusahaan ini sudah lumayan lama dibuat. Sebelum dan sesudahnya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Grapindo Developer
Noel Anderson
Direktur[/su_box]
Baca Juga: Contoh Surat Resmi dalam Bahasa Inggris
4. Contoh Surat Pengaduan Keterlambatan Pengiriman
Surat pengaduan jenis ini dilakukan ketika suatu barang telah mengalami keterlambatan pengiriman. Apalagi jika barang yang diminta benar-benar dibutuhkan dalam waktu dekat, surat dinas ini bisa diajukan. Sehingga akan segera diproses surat pengaduannya agar pengiriman dapat lebih cepat dilakukan.
Biasanya proses pembuatan surat ini ditunggu hingga batas waktu pengiriman memang sudah melewati batas. Sehingga surat pengaduan ini tepat sasaran ketika diajukan.
Contoh :
[su_box title=”Surat Pengaduan Keterlambatan Pengiriman”]
PT GRAPINDO DEVELOPER
Jl. Soekarno-Hatta no. 110, Jakarta Selatan
Website : www.grapindodeveloper.com
Email : [email protected]
Jakarta, 09 Agustus 2019
Nomor : 60/GD/SPK/VIII/2019
Perihal : Pengaduan keterlambatan pengiriman
Lampiran : 1 (satu) lembar
PT Bangun Jaya
Jalan Kalimaya Kencana no. 98
Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan datangnya surat ini kami ingin menyampaikan perihal pengiriman barang yang kami pesan bulan lalu. Sesuai dengan ketentuan yang berlaku, harusnya barang sudah sampai kemarin namun nyatanya belum.
Pengaduan ini kami ajukan mengenai invoice pemesanan barang nomor TBBJ/VIII/786/2019, dengan perincian barang seperti berikut :
20.000 batu bata
300 sak semen merk batubara
Dan, beberapa material besi lainnya
Seharusnya barang yang kami pesan ini sudah datang pada waktu yang dijanjikan. Nyatanya belum. Kami menginginkan itikad baik dari pihak terkait karena mengingat kerjasama yang dijalani maka harus nya hal seperti ini tidak perlu terjadi.
Terlebih barang-barang yang dipesan ini adalah barang yang memang diperlukan secepatnya untuk proses pembangunan suatu proyek. Kami berharap surat ini dapat digunakan sebaik-baiknya.
Adapun ketentuan tambahan yang kami minta jika barang yang diminta tidak ada, maka harapnya digantikan dengan merk lain. Atau konfirmasi ke kami terlebih dahulu sebelum melakukan pengiriman.
Sebelum dan sesudahnya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Grapindo Developer
Noel Anderson
Direktur[/su_box]
Baca Juga: Contoh Surat Edaran Resmi
5. Contoh Surat Pengaduan Pembatalan Berkas
Surat pengaduan yang satu ini dilakukan untuk memproses pembatalan berkas di instansi terkait. Biasanya ini terjadi ketika berkas yang dimaksud salah ataupun mengalami pengerjaan yang ganda sehingga perlu diajukannya pembatalan berkas. Bisa juga berkas yang diterima tidak sesuai dengan berkas yang diminta. Jadi pihak yang menerima berkas, bisa mengajukan surat pengaduan untuk segera melakukan pembatalan berkas nya dan meminta berkas yang benar.
Contoh :
[su_box title=”Surat Pengaduan Pembatalan Berkas”]
PT GRAPINDO DEVELOPER
Jl. Soekarno-Hatta no. 110, Jakarta Selatan
Website : www.grapindodeveloper.com
Email : [email protected]
Jakarta, 09 Agustus 2019
Nomor : 60/GD/SPK/VIII/2019
Perihal : Pengaduan Pembatalan Berkas
Lampiran : 1 (satu) lembar
BADAN PERIZINAN KOTA JAKARTA
Jalan Mahoni no. 90
Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan datangnya surat ini, kami ingin mengajukan pembatalan berkas surat izin. Yang mana pengajuannya 2 hari lalu kami berikan. Hal ini berkaitan dengan beberapa berkas yang belum lengkap.
Adapun pengajuan berkas itu bernomor 80/SIUP/V/2016. Sebelumnya surat izin sudah pernah kami buat dan ingin kami perpanjang. Untuk itu, kami melakukan pengajuan pembatalan berkas karena pengajuannya bersifat berkas baru.
Untuk pengajuan perpanjang izin usaha, kami lampirkan pula beberapa berkas terkait seperti :
Fotocopy surat izin yang terdahulu,
Surat kepemilikan tanah,
Surat izin membangun gedung perkantoran,
Serta data pribadi pemilik perusahaan.
Hal ini sudah kami sesuaikan dengan persyaratan terkait pengajuan berkas. Untuk itu, kami ingin melakukan pemindahan pengajuan tersebut dari pengajuan berkas baru menjadi perpanjangan berkas yang lama.
Surat izin ini akan kami tunggu prosesnya dalam waktu seminggu seperti yang ditentukan. Dan kami harapkan agar secepatnya diproses karena surat izin ini akan kami pergunakan untuk kepentingan perusahaan.
Adapun jika instansi terkait tidak menyelesaikan surat ini dalam waktu yang ditentukan, maka akan diberlakukan sanksi yang sama seperti yang diterangkan di UU mengatur tentang Surat Izin Usaha serta pelanggaran norma kerja.
Untuk itu, kami minta kesediaannya untuk segera memproses surat izin ini. Sebelum dan sesudahnya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Grapindo Developer
Noel Anderson
Direktur[/su_box]
Itulah beberapa contoh surat pengaduan yang dibedakan beberapa jenisnya sesuai dengan kepentingannya. Surat pengaduan ini bertujuan untuk memproses suatu perkara agar lebih cepat diselesaikan dan juga lebih tertata.
Selain itu, surat pengaduan ini dapat dipertanggungjawabkan semisal dalam beberapa keadaan mengharuskan keterlibatan hukum didalamnya. Karena beberapa perusahaan tidak akan sembarang dalam memberi surat pengaduan ini.
Surat pengaduan ini akan dibuat jika pihak lain yang terkait tidak mempunyai itikad baik dalam penyelesaian masalah. Maka, surat ini akan dibuat sesuai dengan jenisnya dan mengikut pada peraturan hukum yang terkait.
