Contoh Surat Pemberitahuan Resmi – Globalisasi memaksa semua orang agar bisa mengembangkan kemampuannya, termasuk dalam menulis surat resmi. Jika sebelumnya bisa menulis surat dengan benar dalam bahasa Indonesia sudah cukup, kini kemampuan menulis surat resmi dalam Bahasa Inggris juga harus dikuasai.
Nah, berikut ini beberapa contoh surat resmi dalam Bahasa Inggris yang bisa membantu pemahaman dalam menulis surat. Sama seperti surat resmi dalam bahasa Indonesia, surat resmi Bahasa Inggris merupakan surat yang digunakan untuk keperluan formal atau resmi yang biasanya ditujukan pada tingkat internasional.
Perbedaan mendasar pada surat resmi dalam Bahasa Inggris tentu bahasa yang digunakan. Selain itu, struktur surat dalam Bahasa Inggris juga sedikit berbeda dengan surat resmi dalam bahasa Indonesia.
Oleh karena itulah, seseorang perlu mempelajari dengan baik cara menulis surat resmi dalam Bahasa Inggris. Melalui, beberapa teori dan contoh surat resmi dalam Bahasa Inggris, penulisan surat tidak lagi sulit.
Jenis-jenis Surat Resmi Bahasa Inggris
Sebagai salah satu alat komunikasi, isi surat biasanya ditulis sesuai dengan tujuan pengiriman surat. Oleh karena itu, tidak ada surat yang sama persis antara satu dengan yang lain. Meskipun demikian, isi dan tujuan surat bisa dikelompokan menjadi beberapa macam.
Dalam penulisan surat resmi Bahasa Inggris, ada beberapa jenis surat yang dikenal. Surat-surat tersebut antara lain:
1. Order atau Inquiry Letter (Surat Pemesanan atau Permintaan)
Order letter atau inquiry letter adalah salah satu contoh surat resmi dalam Bahasa Inggris. Biasanya surat ini ditulis oleh konsumen atau pembeli kepada pemasok, produsen, ataupun penjual ecer maupun grosir. Isi atau tujuan surat ini sendiri adalah untuk memesan sejumlah produk baik berupa barang maupun jasa.
Ketika menulis surat resmi ini, ada beberapa informasi yang harus disampaikan yakni nama produk yang ingin dipesan, nomor model, jumlah pesanan, dan harga. Tidak jarang, pengirim surat juga akan menyertakan pembayaran saat mengirim surat.
2. Sales Letter atau Surat Penjualan
Surat ini digunakan untuk menawarkan atau menjual barang dan jasa tertentu. Ketika menulis surat penjualan, kalimat yang digunakan umumnya persuasif, sehingga menggugah penerima surat untuk membeli produk yang ditawarkan.
Dalam menulis surat penjualan, penulis surat biasanya menyebutkan keuntungan dari produk yang ditawarkannya. Satu hal yang perlu diperhatikan dalam surat penjualan adalah adanya kontak yang dapat dihubungi agar diskusi bisa dilanjutkan.
3. Cover Letter/ Surat Lamaran Dalam Bahasa Inggris
Salah satu contoh surat resmi dalam Bahasa Inggris adalah cover letter atau surat lamaran. Biasanya surat ini ditulis ketika seseorang berniat melamar pekerjaan di sebuah perusahaan internasional, dimana Bahasa Inggris menjadi syarat utama.
Namun demikian, tidak jarang pula surat ini dibuat untuk perusahaan nasional, agar surat lamaran terkesan positif dan berbeda dengan pelamar yang lain. Dari segi isi, surat lamaran Bahasa Inggris tidak jauh berbeda dibandingkan surat lamaran dalam bahasa Indonesia.
Struktur Surat Resmi
Saat menulis surat resmi dalam Bahasa Inggris, tata bahasa bukan satu-satunya hal yang harus diperhatikan, melainkan pula struktur penulisan. Surat resmi dalam Bahasa Inggris mempunyai struktur yang berbeda dibandingkan surat resmi dalam bahasa Indonesia.
Struktur penulisan surat resmi dalam Bahasa Inggris sendiri yakni:
1. Format Surat
Dalam surat resmi Bahasa Inggris, terdapat beberapa jenis format surat, diantaranya format block, modified block, dan semi block. Perbedaan dari ketiga format tersebut adalah, pengaturan tata letak, dan penulisan paragraf.
Pada format block, semua bagian surat ditulis di sebelah kiri, mulai dari alamat penerima, hingga nama pengirim. Format ini sering disebut sebagai format surat yang paling sederhana karena tata letaknya.
Sementara itu, modified block adalah format surat dimana ada bagian surat yang ditulis di sebelah kanan. Bagian-bagian yang ditulis di sebelah kanan antara lain nama pengirim surat, alamat pengirim, penutup, dan tanda tangan pengirim.
Sedangkan pada semi block, format penulisan surat serupa dengan modified block. Hanya saja, pada body surat, tiap paragraf diberi indent atau menjorok ke kanan.
2. Alamat Pengirim
Alamat pengirim harus ditulis untuk mengidentifikasi identitas pengirim surat. Biasanya alamat pengirim ditulis di bagian atas surat. Sedangkan letak alamat pengirim disesuaikan dengan format surat yang digunakan.
3. Tanggal Surat
Tanggal merupakan waktu surat ditulis. Ketika menulis tanggal, sebaiknya bulan, tanggal, dan tahun ditulis dengan lengkap. Penyederhanaan atau penyingkatan penulisan dapat menimbulkan kebingungan.
Tanggal ditulis di bawah alamat pengirim dan letaknya disesuaikan dengan format surat.
4. Nama Penerima
Nama penerima surat biasanya ditulis setelah tanggal. Selain nama, pada bagian ini juga ditulis alamat penerima. Bagian ini terletak di sebelah kiri surat.
5. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan bagian yang mengawali isi surat. Bagian ini digunakan untuk memberi salam kepada penerima surat.
Ada beberapa cara untuk menuliskan salam pembuka. Jika pengirim mengetahui penerima, maka nama penerima bisa ditulis pada salam pembuka. Jika pengirim tidak mengenali penerima, maka cukup ditulis dengan Dear Madam/Sir.
6. Body Surat
Body surat merupakan inti dari surat resmi. Bagian ini terdiri dari tiga paragraf yakni pembuka, isi, dan penutup.
Bagian pembuka berisi tentang pendahuluan. Pada bagian ini juga ditulis mengenai tujuan penulisan surat.
Paragraf kedua atau isi berisi tentang informasi inti dari surat yang ditulis. Sedangkan paragraf terakhir berisi tentang kesimpulan dan tindakan lebih lanjut.
7. Salam Penutup
Surat sebaiknya ditutup dengan salam penutup supaya memberikan kesan positif dari penerima kepada pengirim ataupun isi surat. Mengingat surat yang ditulis adalah surat resmi, maka salam penutup harus ditulis dengan kalimat baku.
8. Lampiran
Beberapa surat resmi menyertakan lampiran dalam suratnya. Oleh karena itu, pengirim perlu memberi tahu penerima mengenai lampiran tersebut. Jika surat dikirim lewat pos, maka pemberitahuan lampiran menggunakan kata enclosed. Sedang jika surat ditulis melalui email, maka penulisan lampiran adalah attached.
9. Nama Pengirim dan Tanda Tangan
Bagian terakhir pada surat resmi Bahasa Inggris adalah nama pengirim dan tanda tangan. Dengan ditulisnya nama, maka penerima akan mengetahui identitas si pengirim. Sedangkan tanda tangan pada surat resmi menunjukan siapa yang bertanggung jawab atas surat sekaligus sebagai tanda bahwa surat tersebut benar-benar resmi.
Cara Menulis Surat dan Tips Menulis Surat
Pada saat menulis surat resmi dalam Bahasa Inggris, yang harus diperhatikan yakni tata bahasa atau grammar. Hal ini dikarenakan surat merupakan ragam bahasa tulis, sehingga tata bahasa menjadi hal yang penting agar maksud surat bisa tersampaikan.
Agar surat yang ditulis memiliki tata bahasa yang baik dan mudah dipahami, berikut tips menulis surat resmi dalam Bahasa Inggris:
1. Penulisan Greeting dan Signing Off
Salam pembuka dan salam penutup merupakan bagian yang harus ada pada saat menulis surat resmi. Ketika menulis surat resmi Bahasa Inggris, salam pembuka biasanya ditulis dengan nama penerima surat, seperti Dear, Miss Lovi Longbottom.
Jika pengirim tidak mengetahui nama penerima, salam yang digunakan yakni Dear Sir/Madam. Satu yang harus diperhatikan yakni penulisan nama ditulis secara lengkap, yakni nama depan dan belakang.
Sedangkan untuk salam penutup, pengirim bisa memilih beberapa salam penutup resmi seperti Yours faithfully, Yours sincerely, Yours truly, atau Sincerely yours.
2. Penulisan Opening dan Closing
Selain salam pembuka, surat resmi juga harus diawali dengan pembukaan dan diakhiri dengan penutup. Pembuka biasanya ditulis untuk menyampaikan maksud penulisan surat, sedangkan penutup ditulis sebagai kesimpulan surat.\
Beberapa pembuka dan penutup yang sering digunakan antara lain:
- I am writing to express my
- I am writing to you because
- I await your response
- I thank you for your consideration
3. Grammar dan Vocabularies
Ketika menulis surat resmi, bahasa yang digunakan adalah bahasa baku. Oleh karena itu, grammar dan kosakata perlu diperhatikan untuk menghasilkan surat yang mudah dipahami dan bersifat resmi.
Dalam menulis surat, biasanya tata bahasa yang digunakan adalah bentuk lampau atau past tense. Selain itu jika dalam surat penulis ingin bertanya, sebaiknya menggunakan bentuk pertanyaan tidak langsung dibanding pertanyaan langsung.
4. Melakukan Proofreading
Jika surat telah selesai ditulis, baca kembali secara keseluruhan. Pastikan bahwa surat telah ditulis sesuai dengan tata bahasa atau grammar dan struktur penulisan surat. Penulis bisa meminta kepada orang lain untuk melakukan proofreading agar lebih yakin. Lakukan koreksi jika perlu.
Baca Juga: Contoh Kop Surat
Contoh Surat Resmi Dalam Bahasa Inggris
Mempelajari penulisan surat, tentu belum lengkap tanpa contoh surat resmi dalam Bahasa Inggris. Dengan adanya contoh, penulis bisa lebih memahami bagaimana cara menulis surat yang baik dan benar.
Nah, berikut ini beberapa contoh surat resmi dalam Bahasa Inggris yang bisa dijadikan referensi:
Contoh Surat Permintaan atau Permohonan Dalam Bahasa Inggris
Salah satu contoh surat resmi dalam Bahasa Inggris adalah surat permintaan. Umumnya surat ini ditulis ketika pengirim berniat meminta atau memesan suatu produk kepada produsen. Contoh dari surat tersebut adalah sebagai berikut:
[su_box title=”Surat Permintaan atau Permohonan Dalam Bahasa Inggris”]
Phoenix Basketball Team
Phantom street No. 123
Bandarlampung
November 1st , 2018
Mr. M. Lebando
Chief of Isotonic Drink Production
Oldsticky Food Company
456 Coconut Lane
Forest, ON 7W8 9Y0
Dear Mr. Lebando:
Let me, as the representative of my team, begin by thanking you for your past contributions to our basketball team. Your sponsorship supports the purchase of twenty full uniforms we needed last year’s season was so valuable.
Next month, our team is planning a friendly match between our school and the next neighbor’s school to celebrate our founding school day.
We would like to place an order with your company for 20 packs of sweets as well as 4 boxes of isotonic drinks. We hope you will be able to provide all the products that we request.
As you are a committed corporate sponsor and long-time associate, we hope that you will be able to watch our match on December 16th, 2018.
Respectfully yours,
Deby Smith
Phoenix Basketball Team Manager[/su_box]
Contoh Surat Resmi Undangan Dalam Bahasa Inggris
Sama seperti surat resmi dalam bahasa Indonesia, surat undangan juga termasuk dalam bagian surat resmi Bahasa Inggris. Secara garis besar, tidak ada yang berbeda dari kedua surat tersebut. Untuk lebih jelasnya, berikut contoh surat resmi undangan dalam Bahasa Inggris:
[su_box title=”Surat Resmi Undangan Dalam Bahasa Inggris”]
Dr. Maone Roswald
New York University, New York Medical Center
666 Medical Dr.
New York, CA 11111
Dear Dr. Roswald,
I am writing to express my amazement for your thesis and as the chairman of the 2017 American Medical Conference that is being held this year in Los Angeles, California on December 5th, 2017, I hereby want to invite you to present your groundbreaking research on beta-blockers in this seminar. A 60-minute discussion of your work along with a 20-minute question and answer session is essential to add to the intellectual landscape of our annual medical conference.
The American Medical Association would be pleased to cover your travel and lodging expenses to visit the conference and we also provide a per diem budget during your stay.
Please reply with your answer as soon as possible so that we may begin making arrangements. I encourage you to contact me with any questions or concerns.
Kind regards,
Dr. Anatonie Wann[/su_box]
Baca Juga: Contoh Surat Pengantar
Contoh Surat Lamaran Dalam Bahasa Inggris
Selain ditulis dalam bahasa Indonesia, surat lamaran atau cover letter juga sering ditulis dalam Bahasa Inggris. Penulisan surat lamaran dalam Bahasa Inggris bisa meningkatkan nilai dari pelamar, terlebih jika perusahaan yang dilamar sudah dalam taraf internasional.
[su_box title=”Surat Lamaran Dalam Bahasa Inggris”]
Contoh surat lamaran dalam Bahasa Inggris yakni:
Bandung, November 2, 2017
Dear Sir or Madam,
The Head of Majalah Pattra
Jl. Perjuangan No. 123
Bandung
In accordance with your advertisement at Republik Post on October 26, 2017, I am interested in applying for the position as a writer in Majalah Pattra. I assure you that I am qualified to apply as my background is what you require.
I have an ability in English writing because I am a student at the English Study Program at Indonesia University. I have won several English writing competitions during my time at University. For further details, you can read my resume. I look forward to meeting you and will wait to be interviewed soon. I can be reached at the above phone number or email. Finally, I greatly appreciate your consideration.
Sincerely,
Resa Hoki[/su_box]
Baca Juga: Contoh Surat Tugas
Contoh Surat Pengunduran Diri Dalam Bahasa Inggris
Surat pengunduran diri merupakan salah satu contoh surat resmi dalam Bahasa Inggris. Surat ini dibuat ketika karyawan ingin berhenti bekerja di perusahaan tempatnya bekerja saat ini.
Berikut ini adalah contoh surat pengunduran diri dalam Bahasa Inggris:
[su_box title=”Surat Pengunduran Diri Dalam Bahasa Inggris”]
Hermawan Nolio
Pahlawan Street Number 34
Jakarta, 456431
08569312478,
30 October 2018
Mrs. Maria Rani
CEO
Onedollar Company
150 Main St.
Heretown, MA 5567
Dear, Rani
I am writing this to inform you that I am resigning from my position as Account Officer for the Onedollar company, effective November 1st, 2018.
Thank you very much for the opportunities for professional and personal development that you have provided me during the last five years. I have enjoyed working for the company and appreciate the support provided me during the time I worked with the company.
If I can be of any help during this transition, please let me know.
Sincerely yours,
Hermawan Nolio[/su_box]
Surat merupakan sebuah media komunikasi, meskipun ditulis dalam berbagai bahasa. Salah satu bahasa yang digunakan dalam menulis surat adalah Bahasa Inggris. Sebagai bahasa internasional, keterampilan menulis surat dalam Bahasa Inggris sangat diperlukan.
Salah satu cara untuk meningkatkan kemampuan menulis surat dalam Bahasa Inggris yakni dengan banyak berlatih. Agar mempermudah latihan, contoh surat resmi dalam Bahasa Inggris bisa dijadikan sebagai referensi. Dengan begitu, kemampuan menulis surat bisa meningkat dalam waktu singkat.
