10+ Contoh Surat Penawaran dan Cara Membuat

Contoh Surat Penawaran – Ada banyak jenis surat menyurat dalam dunia bisnis, salah satunya adalah contoh surat penawaran. Surat yang satu ini memiliki peranan penting dalam perkembangan bisnis. Oleh sebab itu, para pelaku bisnis harus mengetahuinya lebih banyak lagi mengenai jenis surat tersebut. Dengan demikian, bisnis pun bisa meningkat.

Prioritas utama dalam dunia bisnis adalah untuk mendapatkan keuntungan. Maka dari itu, berbagai cara dan usaha harus senantiasa dilakukan untuk meningkatkan keuntungan tersebut.

Keuntungan tidak akan datang dengan sendirinya, menjalin kemitraan yang baik merupakan salah satu cara untuk membuat keuntungan semakin meningkat. Menjalin kemitraan yang baik bisa dilakukan dengan cara membuat surat penawaran. Terlebih, pada mitra bisnis yang telah menggunakan produk atau jasa yang dihasilkan.

Mitra bisnis yang telah melakukan pembelian berulang adalah pihak yang berhak untuk mendapatkan penawaran terbaik. Dengan demikian pentingnya untuk mengetahui lebih banyak mengenai contoh surat penawaran.

Apa Itu Surat Penawaran?

Pertama kita harus mengetahui lebih dahulu mengenai apa itu surat penawaran. Jadi sebenarnya surat penawaran adalah surat yang digunakan untuk tujuan menawarkan baik barang, jasa maupun kerjasama dengan perusahaan tujuan.

Adanya surat penawaran ini diharapkan menjadi awal pembuka kerjasama antara pihak perusahaan dengan klien.

Biasanya surat penawaran keluar pasca adanya surat permintaan. Jadi umumnya pihak klien akan membuat surat permintaan. Surat inilah yang kemudian menjadi pegangan bagi distributor untuk mengeluarkan surat penawaran.

Lewat surat ini kedua perusahaan akan melakukan kerjasama. Mungkin banyak yang masih bingung terkait surat penawaran. Tapi, jangan khawatir karena nantinya akan dihadirkan contoh surat penawaran yang baik.

Definisi Surat Penawaran

Jadi sebetulnya apa itu surat penawaran? Sebelum mengetahui contoh surat penawaran, sebaiknya untuk mengetahui terlebih dahulu definisi dari surat penawaran tersebut. Dengan demikian, bisa lebih mudah untuk memahami contoh-contohnya. Pasalnya, ada beberapa contoh yang dapat digunakan untuk membuat penawaran lebih menarik.

Surat penawaran adalah surat yang berisi tawaran atas produk dan jasa yang dihasilkan. Di dalam surat tersebut biasanya tertulis metode pembayaran, harga, dan juga diskon yang dapat membuat pihak yang menerima surat tersebut lebih tertarik dengan produk yang ditawarkan. Dengan kata lain, surat ini bagian dari promosi.

Promosi yang dilakukan melalui surat penawaran jauh lebih efektif karena langsung ditujukan kepada konsumen yang menjadi target untuk promosi. Berbeda halnya dengan promosi yang dilakukan dengan cara beriklan di beberapa media. Walaupun, iklan menjangkau lebih banyak yang melihatnya, namun kadangkala tidak tepat sasaran.

Untuk mencari surat penawaran terbaik, diperlukan contoh surat penawaran yang lebih banyak sehingga referensi pun dapat diperoleh lebih banyak. Pasalnya, jenis surat penawaran tersebut berbeda-beda tergantung pada kebutuhannya. Setiap perusahaan memiliki latar belakang yang berbeda dalam aktivitas bisnisnya. Termasuk diantaranya mitra bisnis yang menjalankan bisnis yang berbeda pula namun saling berhubungan.

Sebagai contoh, perusahaan manufaktur sepatu adalah perusahaan yang memproduksi bahan baku menjadi barang jadi. Walaupun demikian, perusahaan ini masih bisa memberikan surat penawaran pada perusahaan dagang yang menjual beli sepatu. Dengan demikian, contoh surat penawaran yang dapat dijadikan referensi untuk membuat penawaran tersebut harus memiliki hubungan terkait dengan bisnis yang dijalankan.

Surat penawaran dibuat menjadi pendongkrak penjualan produk dalam suatu perusahaan. Oleh sebab itu, pentingnya untuk mengetahui lebih banyak mengenai contoh surat penawaran yang sesuai guna membantu meningkatkan penjualan. Jika penjualan meningkat, tentunya keuntungan pun akan mudah didapatkan.

Manfaat Surat Penawaran

Dari banyak contoh surat penawaran yang tersedia dalam dunia bisnis, tentunya harus mengetahui akan manfaat surat penawaran tersebut. Dengan demikian, dapat dipahami dengan benar akan tujuan sebelum membuat surat penawaran tersebut. Berikut ini beberapa manfaatnya yang penting untuk diketahui:

1. Sebagai Alat untuk Mengenalkan Produk Perusahaan

Bila merujuk pada contoh surat penawaran yang banyak direferensikan, dapat diambil kesimpulan bahwa surat penawaran tersebut berfungsi untuk mengenalkan produk terbaru yang dihasilkan oleh suatu perusahaan. Para pelaku bisnis bisa menilai bahwa penerima surat penawaran itu merupakan pihak yang paling berhak untuk mendapatkan informasi produk terbaru. Dengan demikian, mereka pun merasa lebih dihargai.

2. Sebagai Alat Promosi Produk

Disamping untuk mengenalkan produk terbaru, biasanya pada beberapa contoh surat penawaran seringkali ditulis harga di bawah rata-rata dan diskon yang menarik. Hal tersebut semata-mata untuk membuat konsumen tertarik. Dengan demikian, manfaat dari surat penawaran tersebut berfungsi sebagai alat promosi produk.

3. Tolak Ukur Penerimaan Pasar Terhadap Produk

Tidak semua penawaran diterima oleh penerima surat tersebut. Hal tersebut bisa dijadikan ajang survey agar dapat menjadi tolak ukur bahwa produk yang dihasilkan diterima atau tidak oleh calon konsumen. Pasalnya, setiap penerima surat penawaran akan menerima atau menolak surat penawaran tersebut, dan mengungkapkan alasannya. Dari situ dapat diambil kesimpulannya, apakah produk tersebut diminati atau tidak.

4. Mendapatkan Konsumen dengan Harga yang Sesuai

Orientasi pada keuntungan merupakan tujuan utama para pelaku bisnis. Termasuk, jika mereka memberikan diskon, bukan berarti mereka tidak memperdulikan keuntungan. Namun keputusannya tersebut, merupakan sebagai dasar untuk menjalin kemitraan dengan rekan bisnis. Dengan demikian, hubungan bisnis bisa berlangsung dalam jangka panjang.

5. Hemat Biaya Promosi

Surat penawaran dibuat agar lebih menghemat biaya promosi. Berbeda pada promosi yang dilakukan biasanya, yaitu melalui iklan di berbagai media, pamflet dan spanduk. Metode promosi tersebut kerap kali membuat biaya untuk iklan meningkat. Dengan surat penawaran, biaya promosi jauh lebih murah. Terlebih, pada saat ini contoh surat penawaran bisa dikirim melalui email.

Itulah manfaat lainnya dari membuat surat penawaran. Maka dari itu referensi untuk membuat surat penawaran sangat diperlukan untuk mengetahui lebih banyak mengenai jenis penawaran terbaik pada masing-masing aktivitas bisnis perusahaan yang berbeda-beda. Dengan demikian, bisnis pun bisa lebih mudah untuk dikembangkan.

Bagaimana Membuat Surat Penawaran yang Menarik?

Sebagai bagian dari promosi bisnis, surat penawaran berperan penting untuk menarik konsumen. Khususnya untuk konsumen yang pernah melakukan pembelian berulang. Dengan demikian, surat penawaran pun harus dibuat lebih menarik. Itulah sebabnya, harus mengetahui contoh surat penawaran yang menarik.

Banyak diantara para pelaku bisnis merasa kebingungan untuk membuat surat penawaran yang menarik. Sekalipun telah ada contoh surat penawaran yang dapat dijadikan referensi. Dengan demikian, harus memahami dulu Unsur-unsur yang harus ada pada surat penawaran. Dengan demikian, surat penawaran tersebut menjadi lebih menarik untuk calon konsumen.

Unsur yang harus ada pada surat penawaran yaitu adanya diskon atau potongan harga istimewa. Pasalnya, pihak yang menerima surat penawaran adalah pihak yang istimewa atau konsumen yang telah melakukan pembelian berulang. Dengan demikian, diskon yang diberikan pun harus berbeda dengan diskon yang diberikan kepada konsumen lainnya.

Metode pengiriman barang dan pembayaran pun harus dibahas dalam isi surat penawaran tersebut. Mengingat, para calon konsumen atau pihak penerima surat penawaran sangat membutuhkan informasi tersebut. Dengan adanya penjelasan itu, calon konsumen pun akan tertarik dengan penawaran yang diberikan dalam surat penawaran tersebut.

Unsur lainnya yang harus ada, adanya deskripsi produk yang jelas. Ungkapkan dalam surat penawaran tersebut, deskripsi produk sejelas mungkin agar calon konsumen memahami dan mengerti akan surat penawaran tersebut. Namun, hendaknya ditulis secara jujur, tidak berbohong karena dapat mengecewakan calon konsumen.

Baca Juga: Contoh Surat Penawaran Produk

Penjelasan dan Masing-masing Contoh Surat Penawaran

Sebagaimana telah disinggung sebelumnya, surat penawaran merupakan surat yang berisi penawaran akan produk atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan. Surat tersebut dibedakan lagi menurut kepentingannya. Berikut ini penjelasan masing-masing contoh. Dengan adanya masing-masing contoh yang diberikan, diharapkan bisa lebih memahami penjelasan tentang surat penawaran tersebut.

Surat Penawaran Produk

Jenis surat penawaran ini adalah jenis yang umum sering ditemukan untuk membuat surat penawaran. Banyak contoh surat penawaran dari berbagai perusahaan yang menawarkan produk yang dihasilkan. Di Indonesia sendiri, perusahaan yang memproduksi produk menduduki peringkat teratas. Dengan demikian, banyak produsen yang bersaing menawarkan produknya melalui surat penawaran.

Contoh Surat Penawaran Produk

Adapun berikut ini contoh surat penawaran produk yang direkomendasikan. Sebagaimana yang telah dikemukakan di atas, surat penawaran harus dibuat semenarik mungkin. Terlebih untuk penawaran produk, dimana persaingannya cukup ketat. Maka dari itu, harus membuat surat penawaran yang berbeda dengan umumnya.

[su_box title=”Surat Penawaran Produk”]

Kepada Yth.

Toko Prima Elektro

Jln.Perintis Kemerdekaan No. 21 Malang

Jawa Timur

Dengan hormat,

Mengingat produk terbaru dari perusahaan kami telah dirilis, maka kami menghargai saudara sebagai pelanggan loyal kami yang berhak menerima penawaran pertama dari perusahaan kami. Dengan demikian, kerjasama bisnis kita dapat terjalin dengan baik.

Guna informasi yang lebih lengkap, berikut ini kami memberikan beberapa poin penting terkait informasi yang dibutuhkan, terkait penawaran menarik dari kami, yaitu:

1. Rincian harga beserta nama dan jenis produk yang kami lampirkan bersama dengan surat ini. Adapun harga yang kami berikan sudah termasuk ongkos kirim kepada toko Anda.
2. Sebagai mitra bisnis terbaik, kami memberikan penawaran menarik kepada Anda dengan membeli barang secara kredit pada kami. Adapun untuk pembayaran uang muka, cukup membayar 50% dari total pembayaran, dengan pelunasan/30.
3. Kami akan selalu memberikan penghargaan kepada pelanggan loyal seperti Anda,dengan memberikan diskon pelanggan sebesar 10% dari total pembelian, berlaku kelipatan.

Jangan lewatkan penawaran menarik dari kami, yang khusus dipersembahkan untuk Anda sebagai pelanggan loyal kami. Kami berharap besar, Anda tertarik dengan penawaran kami dan bisa berlanjut pada hubungan bisnis yang baik. Apabila Anda memerlukan informasi lebih lanjut terkait penawaran kami, silahkan datang ke kantor kami di Jl. Pangeran Diponegoro No. 47 Malang.

Demikian surat penawaran ini kami sampaikan. Besar harapan kami untuk menjadi pemasok utama barang-barang elektronik di toko Anda dan menjalin kerjasama dengan Anda yang berkelanjutan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

[/su_box]

Surat Penawaran Kerjasama

Menawarkan kerjasama dengan perusahaan lain yang bertujuan untuk mengembangkan bisnis, bisa dibuat surat penawaran terlebih dahulu. Pasalnya, pihak yang menerima surat tidak akan langsung menyetujuinya, namun akan mempertimbangkan kelebihan dan kekurangan kerjasama tersebut. Oleh sebab itu, perlu dibuat surat penawaran kerjasama terlebih dahulu.

Contoh Surat Penawaran Kerjasama

Mengingat surat tersebut ditujukan untuk kerjasama, maka harus mendeskripsikan dengan lebih rinci atau detail terkait kerjasama yang akan terjadi. Berikut ini referensi contoh surat penawaran kerjasama yang dapat dijadikan referensi untuk membantu membuat surat penawaran yang tepat, agar kerjasama tersebut bisa disetujui oleh pihak penerima.

[su_box title=”Surat Penawaran Kerjasama”]

CAKRA BUANA
Jl. Soekarno-Hatta No. 44 Jakarta
Telp (021) 235400 Fax (021)198137

Kepada Yth.

Manajer Langit Biru

Jl. Kapten Piere Tendean No. 43

Jakarta

Dengan hormat,

Bersama dengan surat ini, kami bermaksud memperkenalkan diri bahwa kami adalah perusahaan yang menyediakan barang-barang kebutuhan pokok dengan harga grosir. Kami adalah perusahaan yang menyediakan kebutuhan pokok dengan harga grosir berskala besar. Banyak toko-toko yang membeli barang pada kami dan bekerja sama dengan kami.

Dengan demikian, kami bermaksud menawarkan kerjasama dengan perusahaan saudara karena kami melihat potensi yang besar pada perusahaan saudara dengan memiliki banyak toko di berbagai daerah. Adapun sistem kerjasama yang kami tawarkan adalah:

1. Toko Anda berhak menjual produk kami dengan sistem konsinyasi, artinya toko Anda berhak untuk membayar hanya untuk produk yang laku terjual saja.
2. Jika toko Anda memajang produk kami di display utama, maka kami akan memberikan potongan harga sebesar 15% dari sistem penjualan konsinyasi.
3. Karyawan pada toko Anda yang berhubungan langsung dengan konsumen berkewajiban untuk mempromosikan produk kami, dan kami akan memberikan bonus pada perusahaan Anda.

Demikian surat penawaran kerjasama ini kami buat. Untuk informasi yang lebih lanjut Anda bisa menghubungi nomor telepon yang sudah tertera di kop surat. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

[/su_box]

Surat Penawaran Jasa

Selain perusahaan yang memproduksi produk atau barang, terdapat juga perusahaan yang menawarkan jasa. Dengan demikian, guna mengembangkan bisnisnya tersebut, diperlukan surat penawaran jasa yang dihasilkan. Penyedia jasa berharap dengan dibuatnya surat penawaran jasa tersebut, calon konsumen bersedia menggunakan jasanya.

Contoh Surat Penawaran Jasa

Adapun contoh surat penawaran untuk perusahaan jasa adalah sebagai berikut. Pastikan terlebih dahulu jenis jasa yang ditawarkan, agar dapat menggunakan kata-kata yang dapat dimengerti oleh calon konsumen. Pasalnya, ada banyak jenis jasa yang sama ditawarkan oleh perusahaan yang berbeda.

[su_box title=”Surat Penawaran Jasa”]

AMAN DAN DAMAI
Jl. Solo KM 43 Sleman Yogyakarta
Telp (0271) 235400 Fax (0127)198137

Kepada Yth.

Manajer Cakra Buana Finance

Jl. Sumatera No. 14 Sleman

Yogyakarta

Dengan hormat,

Bersama dengan surat ini, kami bermaksud memperkenalkan diri bahwa kami adalah perusahaan jasa yang bergerak di bidang pembersihan AC dan perbaikannya. Khususnya untuk perkantoran, yang mana banyak menggunakan AC dalam aktivitas sehari-harinya. Sebagai perusahaan yang baru dirintis, kami pun menawarkan harga promosi perkenalan jika Anda menggunakan jasa kami.

Kami menyediakan tenaga yang profesional untuk membersihkan dan memperbaiki AC di perkantoran. Sehingga, AC pun berfungsi jauh lebih baik layaknya seperti baru. Tidak hanya itu, proses membersihkannya pun sangat terjamin dan cepat karena tenaga yang kami sediakan telah terlatih di bidangnya,

Jika Anda membutuhkan jasa untuk membersihkan AC yang profesional dan cepat, segera hubungi kami. Kami pun akan segera datang ke kantor Anda secepat mungkin, dengan harga yang jauh lebih ekonomis. Tentunya dapat menghemat biaya operasional perusahaan Anda.

Demikian surat penawaran ini kami buat. Kami berharap besar, Anda tertarik dengan tawaran dari kami, dan bersedia menggunakan jasa kami. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

[/su_box]

Surat Penawaran Produk Makanan

Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, perusahaan yang memproduksi produk di Indonesia menduduki peringkat pertama. Jenis produk yang dihasilkan pun bermacam-macam, mulai dari makanan, pakaian, sepatu, furniture. Untuk surat penawaran produk makanan sendiri dibagi lagi menjadi beberapa jenis makanan kemasan, makanan ringan, makanan beku, dan juga makanan instan.

Contoh Surat Penawaran Produk Makanan

Apabila ingin mencari contoh surat penawaran produk makanan terbaik,berikut ini contoh yang dapat dijadikan referensi untuk membantu membuat surat penawaran produk makanan terbaik. Dengan demikian, produk makanan pun bisa menjadi lebih menarik. Pasalnya, produk makanan merupakan produk yang memiliki banyak pesaing.

[su_box title=”Surat Penawaran Produk Makanan”]

MANISAN CIANJUR
Produsen manisan dan tauco Cianjur
Jl. Ir. H. Djuanda No. 43 Cianjur
Telp (021) 235400 Fax (021)198137

Kepada Yth.

Toko Kue Maju Terus

Jl. Pangeran Hidayatulloh No. 41

Cianjur

Dengan hormat,

Berdasarkan observasi kami, Toko kue Maju Terus adalah toko kue terbaik di Cianjur yang menyediakan berbagai makanan oleh-oleh khas Cianjur. Tentu saja, toko kue Maju Terus membutuhkan pemasok makanan oleh-oleh khas Cianjur untuk dijual di toko Anda.

Berdasarkan hal tersebut, bersama ini kami ingin menawarkan manisan Cianjur dan tauco khas Cianjur yang berkualitas, cocok untuk menambah varian produk oleh-oleh khas Cianjur di toko Anda. Adapun mengenai harga dan detail produk, kami lampirkan terpisah bersama surat ini.

Besar harapan kami untuk dapat menjalin kerjasama, dan Anda tertarik untuk membeli produk makanan pada kami untuk dijual kembali pada toko Anda.

Demikian, surat penawaran kami sampaikan. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

[/su_box]

Surat Penawaran Rumah

Ada kalanya ketika ingin menyewakan rumah, atau menjual rumah harus dibuat surat penawaran terlebih dahulu kepada pihak yang akan ditawarkan. Disamping bertujuan untuk mendapatkan konsumen yang tepat, surat penawaran tersebut berfungsi sebagai informan antara penjual dan pembeli terhadap produk yang rumah yang akan dijual atau disewakan tersebut.

Contoh Surat Penawaran Rumah

Menjual atau menyewa rumah merupakan hal yang dianggap gampang-gampang susah. Namun, dengan membuat surat penawaran terlebih dahulu, 50% calon konsumen akan tertarik. Pastikan untuk membuat surat penawaran rumah terbaik dan menarik. Berikut ini contoh surat penawaran rumah yang direkomendasikan.

[su_box title=”Surat Penawaran Rumah”]

Kepada Yth.

Sdr. Andi Malarangeng

Di

Tempat

Berdasarkan iklan di koran PR tanggal 7 Februari, bahwa Anda membutuhkan rumah untuk dikontrak di kawasan Bandung kota. Bersama ini, saya bermaksud menawarkan rumah yang sesuai dengan yang dibutuhkan. Rumah tersebut merupakan rumah milik saya pribadi, dengan detailnya kami lampirkan secara terpisah bersama surat ini.

Rumah kami sangat nyaman dan strategis. Dengan demikian sangat cocok untuk dijadikan tempat tinggal maupun usaha rumahan. Maka dari itu, saya menawarkan harga sewa rumah sebesar Rp15.000.000 per tahun. Saya jamin, harga tersebut tidak akan terlalu mahal mengingat fasilitas rumah saya sangat lengkap.

Demikian surat penawaran ini saya buat. Besar harapan saya bapak tertarik dengan rumah yang saya tawarkan. Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.

[/su_box]

Itulah beberapa contoh surat penawaran yang dapat dijadikan referensi untuk membuat mencari referensi yang tepat bagi para pelaku bisnis untuk memilih surat yang sesuai dengan aktivitas bisnis yang dilakukannya. Pasalnya, berbeda aktivitas bisnis akan berbeda pula jenis surat penawaran yang dibuat untuk calon konsumen atau mitra bisnis.

Contoh Surat Penawaran Jasa

Tak hanya diperlukan pemahaman yang baik akan kebutuhan surat penawaran, namun juga harus dicermati contoh surat penawaran. Sehingga dapat dibuat surat penawaran yang sesuai. Inilah beberapa contoh dari surat penawaran di bidang jasa:

Contoh Surat Penawaran Jasa Keamanan

[su_box title=”Surat Penawaran Jasa Keamanan”]

PT JAYA ABADI

SIAP MELAYANI KEBUTUHAN KEAMANAN ANDA

Jl Bendungan Sengguruh 29, Malang Tlep : 0341-67777

Malang, 22 Juli 2018

Nomer                  : 77/S.Pen/VII/2018

Lampiran             : 1 Bandel Company Profile

Hal                          : Penawaran Jasa Keamanan

Kepada,

Manager PT Sawojajar Indah

Jl Danau Bintan No 4 Sawojajar

Malang

Dengan hormat,

Sehubungan adanya surat permintaan company profile serta daftar jasa dari perusahaan saudara dengan nomor 22/MN/VII/2018 yang sudah kami terima. Maka kami ucapkan terimakasih banyak untuk permintaan penawaran yang telah ditujukan pada perusahaan kami.

Kami merupakan sebuah perusahaan penyedia jasa keamanan yang telah memiliki kerjasama dengan sejumlah perusahaan ternama. Di sini kami siap memberikan pelayanan terbaik untuk masalah keamanan di PT Sawojajar Indah. Bersama dengan surat ini izinkan kami untuk mengajukan penawaran untuk pekerjaan jasa keamanan di PT Sawojajar Indah. Sebagai bahan pertimbangan kami lampirkan Profil Company perusahaan kami. Sehingga diharapkan dapat menjadi salah satu pertimbangan untuk menjalin kerjasama dengan kami.

Demikian Surat Penawaran ini kami buat. Besar harapan kami untuk dapat menjalin kerjasama dengan PT Sawojajar Indah untuk ke depannya. Untuk informasi lebih lanjut dapat langsung menghubungi customer service di nomor 0341-67779. Atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih.

Hormat Kami,

PT Jaya Abadi

Dara Ayu M.

Manager Pemasaran [/su_box]

Contoh Surat Penawaran Jasa Pasang Instalasi Listrik

[su_box title=”Surat Penawaran Jasa Pasang Instalasi Listrik”]

PT SURYA ELEKTRO MANDIRI

Supplier kebutuhan listrik, instalasi dan perawatan instalasi listrik terpercaya

Jl Bendungan Wlingi 99, Malang Tlep : 0341-99997

Malang, 27 April 2017

Nomer                  : 22/PEN/IV/2017

Lampiran             : 1 (Satu) rangkap

Hal                          : Penawaran Jasa Instalasi Listrik

Kepada,

Manager Pengadaan PT Lintas Alam Sejahtera

Jl Oro-oro Ombo No 99

Batu

Dengan hormat,

Bersama surat ini izinkan kami untuk memperkenalkan diri terlebih dahulu. Kami adalah PT Surya Elektro Mandiri yang bergerak dibidang pengadaan, instalasi dan perawatan alat-alat listrik. Sehubungan dengan rencana pekerjaan Instalasi Listrik di Gudang Baru PT Lintas Alam Sejahtera. Dengan ini kami mengajukan penawaran kerjasama untuk pekerjaan tersebut.

Adapun penawaran instalasi yang kami ajukan telah memenuhi persyaratan yang diminta dalam dokumen pengadanaan untuk pekerjaan instalasi tersebut. Kami juga telah memenuhi syarat-syarat sertifikasi dalam bidang instalasi listrik. Sebagai salah satu pertimbangan bersama surat ini kami melampirkan beberapa dokumen berikut ini.

1. Dokumen Profil Perusahaan.
2. Fotokopi Sertifikat Instalasi.
3. Dokumen Perjanjian Kerjasama.
4. Berkas Kualifikasi Tenaga Ahli.
5. Dokumen-dokumen lain yang disyaratkan.

Demikian Surat Penawaran ini kami buat. Semoga kerjasama dapat terjalin untuk pekerjaan ini dan juga berbagai pekerjaan lain untuk ke depannya. Besar harapan kami agar diberi kesempatan untuk menjalin kerjasama dengan PT Lintas Alam Sejahtera. Atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih.

Hormat Kami,

PT Surya Elektro Mandiri

Rahajeng Risa U.T.

Marketing Manager [/su_box]

Contoh Surat Penawaran Jasa Cleaning Service

[su_box title=”Surat Penawaran Jasa Cleaning Service”]

PT ABADI SINAR PERKASA

Siap melayani kebutuhan jasa kebersihan dengan pelayanan terbaik

Jl Ruko Villa Bukit Mas RF-9, Surabaya Tlep : 031-727272

Surabaya, 20 Mei 2017

Nomer                  : 20/S.Penawaran/V/2017

Lampiran             : 1 (Satu) rangkap

Hal                          : Penawaran Jasa Cleaning Service

Kepada,

Manager Pengadaan PT Wijaya Kusuma

Jl Oro-oro Dowo No 77

Malang

Dengan hormat,

Dengan surat ini, pertama izinkan kami memperkenalkan diri terlebih dahulu. Kami PT Abadi Sinar Perkasa merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di penyediaan jasa cleaning service. Perusahaan kami telah menjalin kerjasama dengan berbagai perusahaan ternama.

Sehubungan dengan informasi yang kami peroleh, PT Wijaya Kusuma sedang membutuhkan lowongan untuk pekerjaan cleaning service. Sehubungan dengan hal tersebut, maka izinkan kami untuk menawarkan jasa cleaning service yang kami miliki. Di sini kami siap memberikan pelayanan terbaik untuk menjaga kebersihan perusahaan yang bekerjasama dengan kami. Berbagai pengalaman yang telah kami miliki kami sertakan sebagai pertimbangan bersama dengan surat ini.

Demikian Surat Penawaran ini. Kami berharap agar surat penawaran ini dapat menjadi salah satu langkah kerjasama kami dengan PT Wijaya Kusuma. Apabila diperkenankan, kami siap untuk memberikan presentasi lanjutan sesuai tanggal yang disepakati. Sekian surat penawaran kami. Atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih.

Hormat Kami,

PT Abadi Sinar Perkasa

Tian Rahardjo.

Marketing [/su_box]

Contoh Surat Penawaran Barang

Tadi sudah banyak dibahas terkait contoh surat penawaran jasa. Sekarang waktunya membahas seputar contoh surat penawaran barang. Di surat penawaran barang ini modelnya hampir sama dengan surat penawaran jasa. Bedanya di contoh surat penawaran barang ini akan disebutkan terkait barang atau produk yang akan ditawarkan. Berikut beberapa contohnya.

Contoh Surat Penawaran Barang Keperluan Kantor

[su_box title=”Surat Penawaran Barang Keperluan Kantor”]

CV PAKUSARI GRIYA AGUNG

Menyediakan berbagai kebutuhan kantor kualitas terbaik

Jl Villa Bukit Mas 7, Dukuh Pakis, Surabaya

Tlep : 031-909097                      Email : [email protected]

Surabaya, 27 Juni 2018

Nomer                  : 92/SPX /VI/2018

Lampiran             : 1 (Satu) bendel

Hal                          : Penawaran Peralatan Kantor

Kepada,

Manager Pengadaan PT Rufus Indonesia

Jl Ahmad yani no. 77

Surabaya

Dengan hormat,

Pertama-tama bersamaan dengan surat ini izinkan kami memperkenalkan diri terlebih dahulu. Kami CV Pakusari Griya Agung merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di suplier kebutuhan kantor. Berpengalaman kurang lebih 15 tahun di bidang suplier peralatan kantor dan sudah bekerjasama dengan berbagai perusahaan ternama.

Bersamaan dengan ini perkenankan kami untuk memberikan penawaran berbagai barang yang siap untuk kami pasok ke depannya. Berbagai barang yang kami sediakan ini hadir dalam berbagai merk serta harga yang pastinya terjangkau. Barang-barang kebutuhan kantor yang kami sediakan juga memiliki kualitas terbaik. Sehingga tak perlu khawatir terkait dengan masalah kualitas hingga harga.

Di sini kami juga siap melakukan negosiasi terkait harga serta mekanisme pembelian. Apabila PT Rufus Indonesia berminat melakukan kerjasama dengan kami. Bersama surat ini juga kami melampirkan beberapa dokumen yang diperlukan sebagai bahan pertimbangan. Dokumen-dokumen tersebut antara lain sebagai berikut.

1. Dokumen Profil Perusahaan,
2. Katalog Produk,
3. Mekanisme Kerjasama.
4. Dokumen-dokumen lain yang turut dapat menjadi pertimbangan.

Demikian surat penawaran ini dibuat. Semoga adanya surat penawaran ini dapat menjadi jembatan awal bagi kerjasama antara CV Pakusari Griya Agung dan PT Rufus Indonesia. Sekian surat penawaran kami. Atas Perhatiannya kami sampaikan terima kasih.

Hormat Kami,

CV Pakusari Griya Agung

Rio Haryadi

Marketing Executive [/su_box]

Baca Juga: Contoh Surat Penawaran Barang ke Perusahaan

Contoh Surat Penawaran Perlengkapan Elektronik

[su_box title=”Surat Penawaran Perlengkapan Elektronik”]

CV SAHABAT SEJATI

Penyedia berbagai perlengkapan elektronik untuk beragam kebutuhan

Jl Ruko Villa Bukit Mas RF-9, Surabaya

Email : [email protected] Fax : 031-724249 Telepon : 031-724247

Surabaya, 20 Maret 2017

Nomer                  : 22/Penawaran/III/2017

Lampiran             : 1 (Satu) rangkap

Hal                          : Penawaran Perlengkapan Elektronik

Kepada,

Manager Pengadaan PT Sariwangi Jati

Jl Bridgen Slamet Riyadi 22

Malang

Dengan hormat,

Pertama-tama melalui surat penawaran ini izinkan kami lebih dahulu memperkenalkan diri. Kami CV Sahabat sejati merupakan sebuah perusahaan yang bekerja di bidang pengadaan alat-alat elektronik. Terhitung sudah lebih dari 100 perusahaan yang mengadakan kerjasama dengan perusahaan kami. Berbagai pengalaman di bidang pengadaan barang elektronik membuat kami tumbuh menjadi salah satu perusahaan penyedia barang elektronik dengan pelayanan terbaik.

Sehubungan dengan informasi yang diperoleh terkait dengan agenda pengadaan perlengkapan elektronik. Maka bersama dengan ini kami memberikan penawaran kerjasama untuk pengadaan perlengkapan elektronik yang dibutuhkan PT Sariwangi Jati. Adapun berbagai katalog produk yang dapat kami supply turut kami sertakan dalam lampiran surat penawaran ini. Untuk mekanisme pembayaran yang kami tawarkan sendiri mencakup tiga mekanisme pembayaran.

1. Mekanisme pembayaran cash saat barang diantarkan menuju ke PT Sariwangi Jati.
2. Pembayaran menggunakan kartu kredit. Untuk pembayaran kartu kredit ini menggunakan bank BNI maupun BCA.
3. Sistem pembayaran cicilan selama 3 kali cicilan. Mekanisme pembayaran ini mengharuskan adanya DP minimal 50%.

Mekanisme pembayaran diluar ketiga mekanisme pembayaran tersebut dapat dibicarakan lebih lanjut. Berikut juga terkait masalah harga dan juga potongan untuk pembelian tertentu.

Demikian Surat Penawaran ini. Besar harapan kami jika ke depannya kami dapat melakukan kerjasama dengan PT Sariwangi Jati dalam pengadaan barang-barang elektronik. Atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih.

Hormat Kami,

CV Sahabat Sejati

Ria Lovendita Ayun

Manager Marketing[/su_box]

Contoh Surat Penawaran Barang Bangunan

[su_box title=”Surat Penawaran Barang Bangunan”]

PT SUKMA KARYA MANGUN

Distributor bahan-bahan bangunan terpercaya

Jl Ruko Villa Bukit Mas RD-90, Surabaya

Email : [email protected] Fax : 031-274492 Telepon : 031-704240

Surabaya, 7 November 2017

Nomer                  : 99/SPn/XI/2017

Lampiran             : 1 (Satu) Bendel

Hal                          : Penawaran Bahan-bahan Bangunan

Kepada,

Manager Pengadaan PT Indokontraktor Nusantara

Jl Rungkut Industri I/7

Surabaya

Dengan hormat,

Dengan surat ini izinkan kami lebih dahulu memperkenalkan diri. Kami PT Sukma Karya Mangun adalah sebuah perusahan yang bergerak di distributor bahan bangunan. Berbagai jenis bahan bangunan sudah siap kami sediakan. Semuanya dengan berbagai kualitas terbaik serta harga yang bersaing.

Bersamaan dengan surat ini kami bermaksud untuk memberikan penawaran kerjasama dengan PT Indokontraktor Nusantara. Penawaran yang kami ajukan adalah terkait dengan suplai bahan bangunan yang ditujukan untuk berbagai bidang pengerjaan dari PT Indokontraktor Nusantara. Di sini kami siap memberikan barang-barang yang berkualitas dengan harga bersaing. Adapun sebagai bahan pertimbangan kami menyertakan beberapa dokumen, antara lain sebagai berikut.

1. Dokumen bukti distributor resmi produk-produk tertentu.
2. Katalog produk lengkap beserta harga.
3. Mekanisme kerjasama yang kami ajukan.
4. Dokumen perjanjian kerjasama.
5. Metode pembayaran yang kami tawarkan.

Kami berharap beberapa dokumen yang kami sertakan ini dapat menjadi pertimbangan untuk keberlangsung kerjasama ke depannya. Untuk hal-hal yang berkait dengan keberlanjutan kerjasama, negosiasi mekanisme pembayaran serta berbagai hal lainnya dapat dibicarakan lebih lanjut.

Demikian surat penawaran ini kami buat. Besar harapan kami jika ke depannya kerjasama antara kami dan pihak PT Indokontraktor Nusantara dapat berjalan. Untuk informasi lebih lanjut dapat langsung menghubungi customer service kami di 031-704240. Sekian surat penawaran ini. Atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih.

Hormat Kami,

CV Sukma Karya Mangun

Radyan Avelia R.

Marketing[/su_box]

Kesalahan yang sering Terjadi dalam Surat Penawaran

Ada kalanya, walaupun sudah membuat surat penawaran kepada calon konsumen, namun seringkali konsumen merasa tidak tertarik, bahkan mengabaikan surat penawaran tersebut. Oleh sebab itu, pentingnya untuk mencari lebih banyak referensi contoh surat penawaran terbaik, agar tidak lagi terjadi kesalahan dalam membuat surat penawaran.

Jika memang surat penawaran telah diberikan kepada calon konsumen, namun tidak diindahkan sama sekali. Kemungkinan besar terdapat kesalahan dalam membuat surat penawaran tersebut. Sehingga, sebagus apapun produknya, namun masih terdapat kesalahan dalam membuat surat penawaran tersebut, maka penawaran menjadi tidak menarik.

Kesalahan yang umum sering terjadi, yaitu salah pengetikan. Hal tersebut bisa dianggap kurang profesional oleh pihak penerima surat penawaran tersebut. Itulah sebabnya, banyak surat penawaran yang tidak terlalu digubris. Bahkan diabaikan begitu saja. Walaupun seperti hal yang remeh, namun urusan salah pengetikan tersebut akan berdampak besar.

Berdasarkan hal tersebut, pentingnya untuk mencari contoh surat penawaran yang benar, bahkan tidak ditemukan kesalahan dalam pengetikan. Pasalnya, contoh akan dijadikan acuan oleh beberapa pihak yang mencari referensi untuk membuat surat penawaran yang tepat.

Kesalahan umum yang paling sering terjadi lainnya adalah salah menuliskan besaran diskon. Walaupun hal tersebut bertujuan untuk menarik perhatian konsumen, namun hal tersebut merupakan tindakan yang fatal, bahkan dapat mengurangi kredibilitas perusahaan di mata calon konsumen. Konsumen yang tertarik dengan jumlah diskon akan kecewa dan gagal untuk membeli produk yang ditawarkan karena merasa dibohongi.

Menjalin Kemitraan Melalui surat Penawaran

Adanya surat penawaran pada konsumen, dimana konsumen tersebut berpotensi untuk melakukan pembelian berulang, akan menjalin kemitraan yang baik dengan konsumen tersebut. Dengan demikian, kerjasama akan lebih tahan lama. Pasalnya, konsumen yang mendapat surat penawaran merasa diistimewakan.

Konsumen adalah raja, hal tersebut merupakan jargon lama yang terus di dengungkan hingga saat ini. Dengan demikian, memberikan contoh surat penawaran kepada konsumen akan membuatnya merasa lebih dihormati. Terlebih, jika mereka mendapatkan diskon khusus untuk pelanggan.

Dengan membuat konsumen merasa istimewa dapat menjalin kemitraan yang baik dengan calon konsumen. Dengan demikian, jaringan bisnis menjadi semakin luas. Hal tersebut sangat penting untuk meningkatkan potensi bisnis dan meningkatkan penjualan serta keuntungan dalam bisnis.

Mengapa dengan surat penawaran konsumen merasa diistimewakan? Karena mereka menjadi orang yang pertama untuk diberitahu produk terbaru. Terlebih, jika dilengkapi dengan diskon khusus untuk pelanggan. Bisa dipastikan mereka akan merasa dihormati dan dihargai karenanya. Itulah sebabnya, surat penawaran dapat meningkatkan kemitraan.

Terbukti dari beberapa contoh surat penawaran yang telah diberikan kepada konsumen, konsumen seringkali merasa terkesan dan pada akhirnya melakukan pembelian berulang. Walaupun ada beberapa hal yang harus diperhatikan agar surat penawaran dapat diterima oleh calon konsumen, serta tidak berakhir pada penolakan.

Hal yang Harus Dihindari dalam Surat Penawaran

Walaupun surat penawaran bertujuan untuk membuat calon konsumen merasa terkesan, namun beberapa konsumen terkadang menolak penawaran tersebut. Oleh sebab itu, merujuk pada contoh surat penawaran yang telah dijelaskan sebelumnya, harus diketahui beberapa hal yang tidak boleh ada pada surat penawaran. Berikut ini beberapa hal yang harus dihindari ketika membuat surat penawaran.

1. Bersifat Memaksa

Walaupun penawaran memang ditujukan agar calon konsumen membeli produk atau jasa yang dihasilkan, namun hendaknya tidak bersifat memaksa dalam memilih kalimatnya. Kata-kata yang bersifat memaksa terkesan tidak sopan dan dapat membuat konsumen tidak nyaman. Oleh sebab itu, sebaiknya untuk mengetahui penggunaan kata-kata yang tepat melalui contoh surat penawaran yang direkomendasikan.

Kata-kata yang terkesan memaksa membuat penerima surat penawaran tersebut merasa tidak nyaman, jengah dan bahkan akan mengabaikan penawaran tersebut. Memang penawaran harus dilakukan tetapi tidak dengan paksaan atau mengultimatum calon konsumen. Memberikan kemudahan pada calon konsumen dengan fasilitas – fasilitas yang akan didapatkan apabila membeli produk lebih menarik dibandingkan dengan pemaksaan.

2. Deskripsi dan Produk Tidak sesuai

Ada kalanya apa yang dijelaskan dalam surat penawaran mengenai produk tersebut tidak sesuai dengan produk aslinya. Baik dari segi kualitas maupun dalam varian produknya. Hal tersebut berlaku pada konsumen yang telah mendapatkan surat penawaran dan melakukan pembelian, sehingga lebih paham. Pada akhirnya, hal tersebut dapat membuat konsumen kecewa.

Kasus seperti ini banyak terjadi di dalam bisnis online, dimana deskripsi yang dijelaskan pada iklan seringkali tidak sesuai dengan produk yang datang. Maka dari itu, konsumen akan kecewa. Demikian juga dengan surat penawaran, dimana deskripsi dan produk yang tidak sesuai dapat membuat konsumen mengabaikan surat penawaran tersebut dan tidak tertarik untuk membelinya.

3. Kata-kata yang Bertele-tele

Membuat surat penawaran yang benar harus mengacu pada contoh surat penawaran yang benar. Sekalipun bertujuan untuk menarik perhatian calon konsumen, namun sebaiknya untuk tidak menggunakan kata-kata yang bertele-tele karena dapat membuat bingung pihak penerima surat penawaran tersebut. Dengan demikian, maksud utama surat tersebut tidak akan tersampaikan dengan jelas.

Mungkin bagi beberapa orang, panjang kata – kata akan membuat konsumen tertarik. Padahal, hal tersebut justru dapat membuat maksud dan tujuan dibuat surat penawaran tersebut menjadi tidak fokus. Dengan demikian, pihak penerima tidak akan memahami penawaran yang diberikan. Padahal, penawaran tersebut merupakan penawaran yang menarik namun karena penyampaian yang tidak sesuai menjadi tidak menarik.

4. Tidak Menggunakan Standar Surat Formal

Berhubung surat penawaran untuk kepentingan bisnis, maka dengan merujuk contoh surat penawaran yang biasa digunakan dalam dunia bisnis, sebaiknya menggunakan kaidah format surat formal yang sesuai dengan standar. Dengan demikian, surat penawaran pun akan lebih sopan untuk diberikan kepada calon konsumen.

Surat penawaran untuk tujuan bisnis sama dengan surat formal bisnis lainnya. Hal-hal penting yang harus terdapat di dalamnya,, yaitu adanya tanggal surat, nomor surat, perihal, lampiran, dan juga kop surat. Walaupun bertujuan untuk menarik konsumen, namun penggunaan tulisan atau kertas warna-warni sangat tidak disarankan.

5. Kata-kata yang kurang Meyakinkan

Salah satu faktor yang sebaiknya dihindari dalam penulisan surat penawaran, yaitu menggunakan kata-kata yang kurang meyakinkan. Dengan menggunakan kata-kata seperti itu, calon konsumen pun akan ragu untuk membeli produk yang ditawarkan. Jika ingin memilih kata-kata yang meyakinkan sebaiknya melihat referensi contoh surat penawaran yang benar.

Konsumen adalah seseorang yang disodorkan dengan banyak pilihan. Penawaran yang dilakukan tidak hanya oleh perusahaan yang satu, tetapi juga perusahaan lainnya. Oleh sebab itu, konsumen membutuhkan saran dan sugesti yang meyakinkan, kenapa harus membeli produk tersebut. Dengan demikian, diperlukan keyakinan kepada konsumen untuk memilih satu pilihan diantara pilihan lainnya.

Setelah mengenal lebih banyak mengenai contoh surat penawaran yang benar, maka sebaiknya untuk tidak melakukan kesalahan dalam pembuatan surat penawaran tersebut. Maka dari itu, menghindari hal – hal yang tidak boleh ada pada surat penawaran merupakan hal yang tepat. Dengan demikian, surat penawaran pun kemungkinan besar diterima oleh pihak penerima.

Pahami Selera Pihak Tujuan yang Akan Diberikan Surat Penawaran

Setiap konsumen memiliki selera yang berbeda-beda. Hal tersebut harus jadi pertimbangan bagi pihak yang menawarkan untuk memahami selera konsumen sebelum dibuat surat penawaran. Memahami selera konsumen tersebut bisa dilakukan dengan cara melihat tingkah laku konsumen ketika membeli produk untuk pertama kalinya.

Pada umumnya, surat penawaran merupakan surat yang diberikan kepada konsumen yang telah melakukan pembelian berulang. Dengan demikian, perusahaan memiliki data konsumen tersebut. Baik alamat email maupun alamat kantor. Begitu juga dengan selera konsumen yang harus dipahami oleh perusahaan.

Lantas apa hubungannya selera konsumen dengan surat penawaran? Pasalnya, esensi surat penawaran itu sendiri untuk membidik selera konsumen. Oleh sebab itu, ketika membuat surat penawaran harus dibuat penawaran yang seakan – akan memahami selera konsumen. Dengan demikian, bisa lebih mudah membidik target calon konsumen dengan penawaran yang menarik.

Memahami selera konsumen pun bisa membuat penawaran lebih efektif. Sebagai contoh, jika calon konsumen tidak menyukai warna merah, maka jangan menawarkan produk berwarna merah karena hal tersebut sudah pasti akan ditolaknya. Maka dari itu, pentingnya untuk mengetahui lebih banyak selera calon konsumen ini.

Hal tersebut bisa dibuktikan dari berbagai contoh surat penawaran yang benar, dimana penawaran akan lebih efektif apabila tidak menawarkan sesuatu yang tidak disukai oleh konsumen. Konsumen akan menolak penawaran tersebut. Disamping itu, memahami selera konsumen dapat membuat konsumen merasa diprioritaskan.

Waktu Terbaik Untuk Menyerahkan Surat Penawaran

Ketika memproduksi barang terbaru, setiap pelaku bisnis tentunya ingin segera mempromosikan produk tersebut melalui berbagai cara agar produk langsung diterima di pasaran. Hal tersebut memang tidak sepenuhnya salah. Namun, untuk menyerahkan surat penawaran sebaiknya memastikan tidak ada penawaran dari pihak lain kepada perusahaan tersebut.

Hal tersebut dilakukan agar penawaran yang dilakukan jauh lebih efektif dan dapat langsung diterima. Walaupun memang sedikit sulit untuk mengetahui hal tersebut. Pasalnya, sangat tidak memungkinkan untuk selalu mengintai dan melihat aktivitas perusahaan lainnya. Membuat surat penawaran tidak harus menjadi seorang detektif.

Beberapa contoh surat penawaran, memberikan referensi waktu yang tepat untuk menyerahkan surat penawaran tersebut. Salah satunya dengan memanfaatkan momen-momen khusus, seperti hari raya keagamaan, libur sekolah atau hari besar lainnya. Bukan tidak mungkin, perusahaan lain pun akan memanfaatkan momen tersebut untuk memberikan surat penawaran.

Hal tersebut bisa saja membuat surat penawaran hanya berakhir di meja pimpinan perusahaan dan tidak digubris sama sekali. Maka yang harus dilakukan adalah, membuat surat penawaran yang unik dan berbeda dengan surat penawaran lainnya. Berikan surat penawaran satu bulan sebelum tanggal hari raya, misalnya.

Memanfaatkan momen hari raya pun merupakan hal yang tepat dan penawaran bisa diberikan maksimal 3 bulan sebelumnya. Dengan demikian, surat penawaran tidak akan bertumpuk dengan surat penawaran dari pihak lain. Beberapa contoh surat penawaran merekomendasikan cara tersebut, agar menjadi pihak yang pertama kali suratnya dibaca.

Hal tersebut merupakan peluang untuk mendapatkan kesempatan persetujuan dari penawaran yang diberikan. Bisa juga dengan memberikan surat penawaran disertai dengan bingkisan atau parsel untuk memperingati momen tersebut. Bingkisan tersebut hendaknya berisikan produk yang ditawarkan sebagai ajang promosi.

Kelengkapan Surat Penawaran

Dalam setiap surat penawaran harus ada kelengkapan-kelengkapan surat yang wajib diperhatikan. Berbagai kelengkapan surat ini merupakan hal penting yang masing-masing memiliki fungsinya sendiri-sendiri.

Untuk membuat surat penawaran yang baik, kelengkapan surat ini harus ada. Lalu ada kelengkapan surat apa saja yang ada di sini? Berikut beberapa di antaranya.

1. Kop Surat

Salah satu hal yang wajib disertakan dalam pengiriman surat penawaran adalah kop surat. Contoh surat penawaran yang baik memiliki kop surat yang ada pada bagian awal surat. Ada pun kop surat menyertakan nama perusahaan, alamat perusahaan serta kontak hingga email yang dapat dihubungi.

Bagian kop surat ini berfungsi untuk memberikan identitas pada surat tersebut. Sehingga penerima akan mengerti dari mana surat tersebut berasal. Selain itu kop surat juga menunjukkan profesionalitas dari pengirim. Sehingga sebaiknya masalah kop surat ini tidak dilupakan.

2. Kepala Surat

Kemudian hal selanjutnya yang harus diperhatikan adalah masalah kepala surat. Dalam contoh surat penawaran, akan dijelaskan lebih lanjut terkait kepala surat.

Di kepala surat ini berisi beberapa bagian penjelasan. Umumnya bagian kop surat mencantumkan tanggal, nomor, jumlah lampiran, perihal, hingga tujuan surat.

Seperti halnya kop surat, bagian kepala surat ini juga penting untuk diperhatikan. Seperti halnya kop surat, bagian kepala surat ini juga penting untuk diperhatikan. Karena di bagian inilah beberapa keterangan terkait isi surat diberikan.

3. Pembuka Surat

Bagian surat yang harus diperhatikan selanjutnya adalah bagian pembuka surat. Di bagian ini pembuat surat penawaran memberikan sebuah penjelasan singkat.

Isi dari penjelasan tersebut adalah perihal beberapa hal umum. Seperti menanggapi surat yang mana, serta perihal apa surat ini dikirimkan. Ada juga yang menyertakan terkait produk penawaran yang akan diberikan.

4. Isi Surat

Hal yang penting dari surat tentu bagian isi surat. Pada bagian ini dijelaskan berbagai macam hal yang menyangkut tentang surat penawaran.

Utamanya yang berisi penjelasan mengenai produk yang akan ditawarkan (jika berupa produk). Selain itu lebih baik juga dijelaskan mengenai cara pemesanan, pembayaran dan pengiriman produk.

Pada bagian isi ini juga dapat diberikan penjelasan sesuai dengan permintaan klien. Berikan penjelasan secara singkat tepat dan padat.

Jika ada hal-hal yang harus lebih rinci dijelaskan dapat diberikan dalam lampiran. Pastikan jika informasi yang dibutuhkan klien sudah terlampir di dalam bagian isi surat tersebut.

Bagian lebih rinci dari isi surat ini dapat diberikan pada bagian lampiran. Rincian terkait dengan katalog untuk barang yang jumlahnya banyak sampai dengan mekanisme kerjasama dapat diberikan di sana.

Lalu jika memang detail akan diberikan pada bagian lampiran, sebaiknya jelaskan mengenai apa saja yang dilampirkan pada bagian isi. Berikan juga penjelasan singkat tentang masing-masing lampiran jika diperlukan.

5. Penutup Surat

Terakhir ada bagian penutup surat. Di bagian penutup surat ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Utamanya terkait himbauan hubungan kerja yang akan berlangsung.

Jangan lupa sertakan kembali kontak yang dapat dihubungi. Buatlah sebuah penutup yang baik dengan ajakan yang dapat memicu terjadinya kerjasama antara pengirim dan klien.

Lebih baik jika mempelajari dulu terkait bagaimana membuat penutup surat penawaran yang baik. Berikan penutup yang nantinya membuat klien yakin untuk melakukan kerjasama.

Jangan lupa gunakan kalimat penutup yang sopan. Ini guna memberi kesan baik pada pihak klien. Ada berbagai macam contoh surat penawaran yang memberikan gambaran penutup surat yang baik.

Baca Juga: Contoh Surat Penawaran Jasa Service

Cara Membuat Surat Penawaran Yang Baik

Jika tadi sudah dibahas terkait bagian-bagian surat penawaran, sekarang saatnya membahas tentang cara membuat surat penawaran yang baik. Ada beragam contoh surat penawaran yang beredar di internet.

Namun, perlu diingat jika tidak semua contoh surat penawaran tersebut baik. Ada beberapa hal yang menjadi indikator cara membuat sebuah surat penawaran yang baik. Berikut ini beberapa di antaranya:

1. Identitas Perusahaan

Hal yang pertama harus dilampirkan dalam sebuah surat penawaran adalah terkait identitas dari pengirim surat penawaran tersebut. Dari identitas inilah klien kemudian mengetahui siapa pengirim surat tersebut.

Identitas perusahaan salah satunya dapat dilampirkan pada bagian kop surat. Sehingga klien akan langsung memahami siapa yang mengirim surat tersebut.

Tak ada salahnya juga mencantumkan identitas perusahaan pada bagian utama surat. Bahkan jika ingin memberikan profil singkat perusahaan tak ada salahnya untuk memberikannya pada bagian lampiran. Sehingga klien lebih mengenal terkait dengan profil singkat perusahaan yang menjadi pengirim surat tersebut.

2. Jumlah Stok Barang

Selanjutnya yang harus dilampirkan adalah jumlah stok barang yang dimiliki. Adanya lampiran jumlah stok barang ini untuk mempermudah klien mengerti kemampuan pengirim yang akan menjalin kerjasama dengannya.

Hal ini menjadi salah satu pertimbangan bagi klien. Karena di sini klien akan mempertimbangkan kemampuan pengirim surat penawaran dalam memenuhi kebutuhan klien.

Berikan stok barang yang ada serta seberapa banyak kebutuhan tersebut dapat dipenuhi jika pasokan kebutuhan dilakukan secara rutin.

Tak ada salahnya jika melampirkan rincian terkait hal ini dalam surat penawaran. Sehingga klien dapat memiliki pertimbangan yang baik. Untuk pengaplikasian stok barang dalam isi surat, sebaiknya cari contoh surat penawaran yang memberikan hal tersebut.

3. Penjelasan Produk

Hal yang kemudian juga harus diberikan pada surat penawaran adalah terkait produk. Berikan penjelasan yang rinci terkait produk yang akan ditawarkan. Spesifikasi produk serta pilihan produk yang dapat diberikan. Apalagi jika ada berbagai jenis produk yang dapat menjadi pilihan untuk memenuhi kebutuhan klien.

Penjelasan produk serta lampiran penjelasan produk ini akan memberikan gambaran yang baik bagi klien terkait kondisi produk yang dimiliki.

Sehingga klien dapat memberikan pertimbangan dalam segi produk saat akan melakukan kerjasama. Selain itu melampirkan jenis-jenis produk yang dapat menjadi alternatif juga dapat memberikan peluang kerjasama baru.

4. Harga Khusus

Masalah harga menjadi salah satu pertimbangan utama saat akan melakukan pembelian barang. Sehingga perihal harga menjadi masalah krusial yang perlu dicantumkan dalam surat penawaran.

Karena setiap klien pasti ingin mendapatkan harga terbaik dengan kualitas terbaik. Tak ada salahnya untuk melampirkan ‘harga khusus’ bagi klien yang akan diajak melakukan kerjasama.

Harga khusus yang dilampirkan tersebut menjadi suatu ‘kelebihan’ yang dapat ditonjolkan pada klien. Apalagi untuk pembelian dalam jumlah yang banyak. Sertakan juga range harga jika harga barang tersebut naik turun.

5. Tata Cara Pembayaran

Tata cara pembayaran menjadi hal yang penting untuk dijelaskan di dalam surat ini. Karena kesepakatan pembayaran ini menjadi salah satu perjanjian yang akan mempengaruhi kerjasama ke depannya.

Apalagi tiap perusahaan memiliki kriteria pembayarannya masing-masing. Untuk itu perlu diberi penjelasan bagaimana tata cara pembayaran di awal.

Ada berbagai tata cara pembayaran yang biasanya ditawarkan. Mulai dari pembayaran lunas di depan, pembayaran dengan DP(uang muka), hingga pembayaran di tempat. Jika memang masalah pembayaran dapat dibicarakan lebih lanjut sebaiknya sertakan keterangan tersebut.

6. Pengiriman Barang

Selanjutnya adalah masalah pengiriman barang. Dalam contoh surat penawaran yang baik, seharusnya masalah pengiriman barang ini menjadi hal yang wajib dilampirkan.

Masalah pengiriman barang ini akan berkaitan dengan masalah pembayaran. Karena biasanya barang dikirim setelah perjanjian pembayaran menemui kesepakatan.

Bagi barang-barang tertentu tak ada salahnya mencantumkan, bagaimana barang tersebut dikemas, metode transportasi yang akan digunakan serta berbagai hal lainnya.

Ini penting untuk memberikan jaminan pada klien jika barang yang dipesan akan selamat sampai ke tujuan. Sehingga perlu meyakinkan klien terkait dengan hal ini.

7. Sifat Penawaran Dengan Klien

Ada berbagai sifat penawaran yang dapat ditawarkan pada klien. Berbagai sifat penawaran ini sebaiknya dijelaskan pada bagian surat penawaran. Beberapa sifat penawaran yang ada antara lain sebagai berikut.

• Penawaran terikat. Pada penawaran jenis ini maka penawaran yang terjadi antara klien dan perusahaan pengirim penawaran sifatnya terikat. Sehingga jika ada perubahan harga atau jumlah barang pihak perusahaan wajib memberitahukan pada pihak klien. Begitu juga sebaliknya.
• Jenis penawaran tidak terikat atau penawaran bebas. Di penawaran jenis ini maka jika ada perubahan harga maupun jumlah produk pihak perusahaan maupun klien tidak wajib saling memberitahukan. Inilah yang membuat penawaran ini diberi nama penawaran bebas. Karena pihak klien dan perusahaan tidak saling terikat.
• Penawaran berjangka waktu. Jenis penawaran yang satu ini berlaku di jangka waktu tertentu. Biasanya jenis penawaran yang satu ini berlaku untuk penawaran jasa. Sehingga kerjasama hanya berlaku pada jangka waktu tertentu sesuai dengan perjanjian.

8. Administrasi Pendukung

Masalah administrasi pendukung ini juga penting untuk dilampirkan. Ini karena masalah administrasi dapat menjadi salah satu faktor pendukung yang membuat klien menjadi semakin tertarik.

Sertakan berbagai macam administrasi yang dapat membuat klien menjadi semakin yakin. Beberapa administrasi yang dapat digunakan antara lain sebagai berikut.

• NPWP.
• Surat Izin Perdagangan (SIUP).
• Daftar Rekam Jejak (TDR).

Serta berbagai administrasi pendukung lain yang dirasa nantinya membuat klien semakin yakin untuk mengadakan kerjasama. Masukkan hal-hal tersebut ke dalam surat lampiran. Untuk lebih jelasnya cari contoh surat penawaran yang memuat cara pemberitahuan lampiran tersebut.

Kesimpulan

Beberapa contoh surat penawaran di atas dapat menjadi acuan ketika akan membuat surat penawaran. Namun harus dipastikan jika contoh surat penawaran yang menjadi acuan merupakan contoh surat penawaran yang sesuai. Pastikan jika pas dengan beberapa indikator kelengkapan surat penawaran seperti yang disebutkan di atas.

Ada berbagai contoh surat penawaran lain yang dapat dijadikan pedoman saat akan membuat surat penawaran. Semuanya bergantung pada kebutuhan surat penawaran yang akan dibuat. Untuk itu harus menyesuaikan dengan kebutuhan surat penawaran tersebut. Apakah surat penawaran jasa atau termasuk surat penawaran barang.

Contoh Surat Penawaran