Contoh Surat Resmi Permintaan Data – Salah satu kunci kesuksesan sebuah penelitian adalah datanya yang cukup dan valid. Namun, mendapatkan data yang cukup tidaklah mudah, terutama jika data yang dibutuhkan adalah data historical.
Untuk bisa mengumpulkan data yang cukup, maka peneliti harus meminta data pada instansi tertentu untuk melengkapi studinya. Untuk melancarkan proses ini, pastikan memiliki contoh surat resmi permintaan data.
Perlu diketahui bahwa tidak semua instansi mau dan memberikan izin kepada orang luar untuk mengambil data. Bagi sebagian besar instansi dan perusahaan, data yang dimiliki bersifat rahasia dan tidak boleh disebarluaskan. Oleh karena itu, data tidak akan mudah diberikan kepada orang lain, terutama jika tidak ada kejelasan gunanya untuk apa.
Jadi, untuk memudahkan dalam proses penelitian, ada baiknya mempersiapkan surat izin pengambilan data. Dengan adanya surat tersebut, instansi bisa mengetahui tujuan pengambilan data serta manfaat data tersebut nantinya.
Cara Membuat Surat Resmi Permintaan Data
Ketika akan membuat sebuah surat permintaan data, pastikan suratnya formal dan resmi. Hal ini untuk menunjukkan pentingnya dan keseriusan dalam permintaan data. Berikut adalah beberapa cara yang bisa dilakukan agar surat yang ada terlihat formal dan resmi:
1. Cap Instansi Pendukung/ Sekolah
Bagi yang ingin meminta data untuk kebutuhan penelitian sebuah instansi atau sekolah, maka mintalah surat pendukung kepada pihak tersebut. Jika memiliki kertas kop, maka pastikan untuk membuat surat dengan kertas tersebut. Hal ini akan memperkuat surat permintaan data ke instansi dan lebih dipercaya.
Namun tidak semua sekolah atau instansi memiliki kertas kop. Jika tidak memiliki jenis kertas tersebut, maka tambahkan stempel instansi agar lebih resmi dan formal.
2. Perihal
Dalam contoh surat resmi permintaan data, akan ada perihal pada bagian atas surat. Bagian ini sangat penting untuk dicantumkan karena menginformasikan kepada pihak instansi apa isi surat tersebut. Hanya dengan membaca bagian perihal, pihak instansi bisa mengetahui bahwa akan ada permintaan data. Dan surat tersebut dapat diberikan pada bagian yang berkepentingan.
3. Nama Instansi
Selanjutnya, tulislah nama instansi yang akan dituju. Tulislah nama instansi dengan detail dan lengkap agar surat tidak sampai ditolak. Apabila mengetahui nama orang yang bertanggung jawab terhadap proses permintaan data, maka tulislah juga namanya.
4. Isi
Sebelum secara detail data yang dibutuhkan, jelaskan terlebih dahulu nama, asal dan background permintaan data. selanjutnya, jelaskan secara jujur guna dari data tersebut. Ini salah satu hal yang bisa menentukan apakah seseorang bisa meminta data atau tidak.
Jangan lupa untuk mencantumkan data detail yang dibutuhkan. Semakin detail yang ditulis, maka akan semakin mudah untuk pihak instansi untuk mencari data yang dibutuhkan. Namun, terkadang ada juga instansi yang hanya bisa memberikan datanya secara umum.
Selanjutnya, tuliskan juga cara permintaan data yang diajukan. Sebagian orang akan mengira bahwa permintaan data adalah dengan mengambil data yang telah ada saja. Namun, permintaan data bisa dilakukan juga dengan wawancara atau observasi juga. Jadi, pada bagian ini tuliskan secara detail jenis permintaan data yang diinginkan.
Untuk memudahkan prosesnya, cantumkan juga tanggal permintaan data. Pastikan waktunya tidak terlalu mepet karena birokrasi instansi biasanya membutuhkan waktu yang cukup lama. Berikan waktu sekitar 2 – 4 minggu secara total.
Terakhir, tulislah bahwa data tersebut akan disimpan dan digunakan dengan sebagaimana mestinya. Apabila di kemudian hari data tersebut digunakan untuk yang semestinya, maka sang peminta siap untuk bertanggung jawab.
5. Bahasa yang Formal
Dalam menulis sebuah resmi, pastikan untuk menggunakan bahasa yang formal dan sopan. Jangan menggunakan singkatan ataupun bahasa slang dalam surat permintaan data, karena terkesan tidak resmi.
6. Surat Ketikan Komputer
Cara lain untuk membuat surat yang resmi dan terlihat formal adalah dengan mencetak hasil ketikan komputer. Jangan menulis surat permintaan dengan tulisan tangan karena terkesan tidak resmi dan tidak serius. Apabila tidak ada komputer atau laptop, maka datanglah ke tempat pengetikan untuk mengetik surat tersebut.
7. Copy Lebih dari 1
Ketika surat sudah jadi, maka pastikan untuk menyimpan surat tersebut. Jika memungkinkan, miliki lebih dari 1 copy surat untuk diberikan kepada petugas yang bertanggung jawab. Terkadang surat yang telah dikirim ke bagian pusat tidak tersampaikan ke pihak daerah atau pegawai lainnya. Oleh karena itu, agar proses permintaan data lebih mudah, maka siapkan copy suratnya.
Contoh Surat Resmi Permintaan Data
Setelah mengetahui cara menulis surat yang benar, maka saatnya melihat contoh surat resmi permintaan data. Format setiap surat bisa berbeda jadi sesuaikan dengan kebutuhan masing-masing. Berikut adalah beberapa contoh surat baik untuk para mahasiswa atau instansi yang ingin membuat surat permintaan data:
Contoh Surat Resmi Permintaan Data untuk Proposal Kuliah
Permintaan data paling sering dibutuhkan untuk penyelesaian sebuah studi. Untuk membantu para mahasiswa mendapatkan data dengan mudah, maka universitas harus membuatkan surat resmi permintaan data ke pihak instansi. Jangan lupa untuk menjelaskan detail dan tujuan pengambilan data, agar tidak terjadi kesalahpahaman.
[su_box title=”Surat Resmi Permintaan Data untuk Proposal Kuliah”]
Contoh Surat Permintaan Data 1
UNIVERSITAS DHARMAWANGSA SURABAYA
Jalan Dharmawangsa No 22 Surabaya
032-5997364
Surabaya, 03 July 20
Nomor: 03/Jul/UN/20
Lampiran: –
Perihal : Pengambilan Data
Yth.
Pimpinan BPS Daerah Kota Surabaya
Di Tempat
Dengan Hormat,
Kami dari Universitas Dharmawangsa Surabaya dengan ini mengajukan permohonan kepada Bapak/ Ibu untuk dapat kiranya menerima mahasiswa kami berikut ini:
Nama : Ahmad Izzuddin
Fakultas : Fakultas Teknologi Industri
Jurusan : Teknik Industri
Untuk melakukan pengambilan data di institusi Bapak/ Ibu, guna penyusunan skripsi mahasiswa tersebut diatas dengan judul sebagai berikut:
Perancangan Sistem Aktifasi Mesin Automasi Untuk Jalan Tol
Untuk data yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:
- Jumlah pengunjung tol selama tahun 2019-2020
- Jumlah pemilik E-toll pada tahun 2019
- Kecepatan Penggunaan Mesin Automasi
- Jumlah karyawan dalam tol
Pelaksanaan pengambilan data mahasiswa tersebut dapat disesuaikan dengan jadwal yang ditentukan oleh institusi Bapak/Ibu pemimpin.
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami
Ketua Prodi Studi Teknik Industri
Universitas Dharmawangsa Surabaya
Achmad Jatmiko[/su_box]
[su_box title=”Contoh Surat Permintaan Data 2″]
Makassar, 20 Mei 20
Nomor : 20/UH/UNHAS/ 2020
Lampiran : –
Hal : Permintaan Data Historis
Kepada
Yth. Pimpinan PT Wahana Cipta Negara
Jalan Kusuma Bangsa No 12
Makassar
Dengan Hormat,
Kami dari Universitas Hasanuddin, dengan ini mengajukan permohonan kepada Bapak/Ibu untuk dapat sekiranya menerima mahasiswa/I kami sebagai berikut:
Nama : Sultan Agung Budi
NIM : 2018709
Program : Teknik Mesin / S1
Untuk mengambil dan meminta data untuk kebutuhan penelitian yang menjadi salah satu persyaratan kelulusan mahasiswa tersebut.
Adapun rencana permintaan data akan dilakukan pada bulan November, dengan menyesuaikan waktu dan ketersediaan dari perusahaan Bapak/ Ibu.
Seluruh data yang diminta oleh mahasiswa yang bersangkutan hanya digunakan untuk kebutuhan penelitian dan tidak akan disalahgunakan.
Oleh karena itu, mohon kiranya Bapak/Ibu dapat memberikan izin kepada mahasiswa kami untuk mengambil data yang dibutuhkan untuk penelitiannya.
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Kepala Studi Teknik Mesin
Wibowo[/su_box]
Baca Juga: Contoh Surat Keputusan
Contoh Surat Resmi Permintaan Data untuk Persyaratan Lomba
Permintaan data tidak selalu digunakan untuk persyaratan studi saja, namun juga bisa menjadi salah satu syarat dalam sebuah proses. Berikut adalah contoh surat resmi permintaan data yang bisa digunakan untuk meminta data kepada pihak kampus:
Surat Resmi Permintaan Data untuk Persyaratan Lomba
[su_box title=”Contoh Surat Permintaan Data Mahasiswa”]
Surabaya, 7 April 2010
Hal : Permohonan Izin Pengambilan Data
Kepada : Yth. Kepala Bagian Administrasi UNAIR Surabaya
Dengan Hormat,
Melalui surat ini, saya:
Nama : Erry Sukawati
NIK : 2509013
Mohon izin kepada Kepala Bagian Administrasi UNAIR Surabaya untuk meminta data-data mahasiswa UNAIR sebagai berikut:
- Nilai tugas, nilai UTS, Nilai UAS, Nilai Akhir mahasiswa
- Kehadiran mahasiswa
- Kehadiran dosen
- Banyak sks yang diambil mahasiswa
Data-data tersebut akan saya gunakan sebagai salah satu persyaratan mahasiswa untuk mengikuti program Mahasiswa Berprestasi (MAWAPRES) yang akan diadakan oleh pemerintah pusat.
Salah satu persyaratan untuk dapat mengikuti program tersebut adalah data-data diatas, sehingga diharapkan data-data tersebut dapat diberikan.
Mengingat manfaat yang diperoleh dari penulisan karya tulis ilmiah ini baik untuk mahasiswa serta universitas, saya mohon kepala bagian administrasi dapat memberikan izin dan datanya.
Atas perhatian dan kerjasamanya, saya ucapkan terimakasih.
Hormat kami
Kepala Tim MAWAPRES
UNAIR
Indra Jaya[/su_box]
[su_box title=”Contoh Surat Permintaan Data ke Bagian Administrasi”]
Surabaya, 02 Des 19
Hal : Permintaan Data Mahasiswa
Yth.
Kepala Bagian Administrasi UNAIR Surabaya
Dengan Hormat,
Sehubungan dengan mendekatnya ujian akhir tahun ajaran tahun 2019, maka mohon bantuannya untuk dapat mengirimkan data absen mahasiswa untuk studi Teknik Fisika selama periode Juli – November 2019. Data tersebut akan digunakan untuk menentukan mahasiswa yang boleh dan tidak boleh mengikuti ujian akhir, berdasarkan jumlah absennya.
Data tersebut hanya akan kami gunakan sebagaimana mestinya dan tidak akan disebar luaskan. Demikian surat ini dibuat, atas perhatian dan kerjasamanya, saya ucapkan terimakasih.
Gunawan Army
Surabaya, 02 Des 19
Hal : Permintaan Data Akreditasi Jurusan
Yth.
Kepala Bagian Administrasi Studi Ekonomi di UNAIR Surabaya
Dengan Hormat,
Melalui surat ini, saya:
Nama : Erry Sukawati
NIK : 2509013
Mohon izin kepada Kepala Bagian Administrasi UNAIR Surabaya untuk meminta surat keterangan yang menjelaskan bahwa Jurusan Ekonomi telah terakreditasi A. Data dan surat keterangan tersebut akan saya gunakan sebagai salah satu persyaratan saya dalam mendaftar magang di PT Coca Cola Amatil Indonesia.
Demikian atas kerjasamanya, saya ucapkan terima kasih
Erry Sukawati[/su_box]
Contoh Surat Resmi Permintaan Data untuk Penyelesaian Studi
[su_box title=”Surat Resmi Permintaan Data untuk Penyelesaian Studi”]
Jakarta, 24 Mei 2019
Nomor : 02/05/MEI/TK/2020
Lamp. : –
Hal : Permohonan Izin Permintaan Data
Yth. : Kepala Bagian Pasar Jaya Indah
Dengan hormat, disampaikan kepada Bapak/Ibu, bahwa mahasiswa Program Studi Teknik Statistik,
Nama : Desy Sulaiman
NIM : 2018909
Judul Penelitian : Analisa Perkembangan & Perubahan Pola Masyarakat Dengan perubahan Pasar
bermaksud meminta data di Pasar Jaya Indah selama periode 1 minggu, yaitu dari 01 Juni – 08 Juni 2019.
Untuk maksud di atas, dimohon kesediaan Bapak agar dapat mengizinkan mahasiswa kami untuk memperoleh data yang diperlukan dalam rangka penyelesaian studinya.
Berikut adalah beberapa data yang dibutuhkan sebagai berikut:
- Jumlah pengunjung sebelum pasar direnovasi
- Jumlah pengunjung setelah direnovasi
- Biaya sewa dan maintenance sebelum dan sesudah renovasi
Demikian permohonan kami, atas bantuan dan kerjasamanya disampaikan terima kasih.
a.n. Dekan.
Wakil Dekan I,
Prof. dr. Julianto
Tembusan:
- Ketua Program Studi
- Kasubag.
- Arsip.
[/su_box]
Baca Juga: Contoh Surat MOU
Contoh Permintaan Data Pegawai
[su_box title=”Surat Permintaan Data Pegawai”]
Lombok, 20 November 2015
Nomor : 800/0962/BPK/2017
Lampiran : –
Perihal : Penyusunan Kebutuhan Pegawai
Yth. Pimpinan Daerah Kabupaten
Di Tempat
Dengan Hormat,
Berdasarkan peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2015 mengenai manajemen kepegawaian, disebutkan bahwa setiap daerah harus melakukan penyusunan kebutuhan jumlah dan jenis jabatan pegawai untuk jangka waktu 5 (lima) tahun yang dibuat berdasarkan prioritas kebutuhan.
Dalam rangka penyusunan kebutuhan data nasional, maka mohon dapat diberikan data kebutuhan pegawai berdasarkan jabatannya dalam bentuk hardcopy dan softcopy ke Badan Kepegawaian Lombok. Mohon dapat dikirimkan ke email bkl@gmail,com sesuai format yang telah ditentukan paling lambat 26 November 2015.
Apabila ada yang tidak jelas, silahkan email kami
Demikian atas kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih
Sekretaris Daerah
Sujono[/su_box]
Contoh Surat Resmi Permintaan Data dari Perusahaan
[su_box title=”Surat Resmi Permintaan Data dari Perusahaan”]
Jakarta, 15 Januari 2020
Nomor : 15/01/UNV/TK/2020
Lamp. : –
Hal : Permohonan Izin Permintaan Data
Yth. : Kepala Badan Statistik Pusat
Dengan hormat,
Perkenalkan, kami adalah PT. Univa, perusahaan yang berkembang di bidang kosmetik. Saat ini perusahaan kami sedang proses mengembangkan sebuah produk yang nantinya akan ditujukan untuk perempuan muda berusia 18-25 tahun. Untuk mendukung proses pengembangan produk kami, mohon izinnya untuk meminta data jumlah perempuan di Jakarta dari tahun 2010-2015.
Berikut adalah beberapa data secara detail yang kami butuhkan:
- Data Jumlah Perempuan di Jakarta pada tahun 2010-2015
- Jumlah Penambahan Warga di Tahun 2015-2020
- Jumlah Perempuan Bekerja & Ibu Rumah Tangga di Jakarta pada tahun 2010-2020
Data tersebut hanya akan kami gunakan untuk kebutuhan proyek dan tidak akan disebar luaskan. Apabila di kemudian hari ditemukan penyalahgunaan data, kami siap bertanggung jawab dan menanggung akibatnya.
Oleh karena itu, untuk mendukung proses proyek, kami mohon dapat diberikan data tersebut dalam bulan Januari-Februari ini.
Demikian atas kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih
Pimpinan PT Univa
Joko Sasonto[/su_box]
Baca Juga: Contoh Surat Kuasa
Contoh Surat Permintaan Data dengan Interview
[su_box title=”Surat Permintaan Data dengan Interview”]
Surabaya, 02 Mei 20
Nomor : 15/01/UNV/TK/2020
Lamp. : –
Hal : Permohonan Izin Permintaan Data
Yth. : Direktur PT Coca Cola Amatil
Makassar, 20 Mei 20
Nomor : 20/UH/UNHAS/ 2020
Lampiran : –
Hal : Permintaan Data Historis
Kepada
Yth. Pimpinan Coca Cola Amatil Indonesia
Jalan National Office 12
Makassar
Dengan Hormat,
Kami dari Universitas Hasanuddin, dengan ini mengajukan permohonan kepada Bapak/Ibu untuk dapat sekiranya menerima mahasiswa/I kami sebagai berikut:
Nama : Sultan Agung Budi
NIM : 2018709
Program : Teknik Mesin / S1
Untuk mengambil dan meminta data untuk kebutuhan penelitian yang menjadi salah satu persyaratan kelulusan mahasiswa tersebut.
Mohon izinnya agar mahasiswa dapat melakukan pengambilan data para perusahaan Bapak/Ibu dengan metode interview maupun mengambil data eksisting. Seluruh data yang diambil akan dijamin kerahasiaannya dan tidak akan disebarluaskan ke pihak manapun.
Untuk mempermudah proses permintaan data, berikut adalah data yang kami butuhkan:
- Data pemakaian mesin selama tahun 2019
- Jumlah break down mesin tahun 2019
- Jumlah Maintenance tahun 2019
- Hasil output produksi tahun 2019
Untuk membuktikan tujuan pengambilan data kami, kami akan mengirimkan hasil penelitian yang sudah selesai ke pihak instansi Bapak/ Ibu sekalian.
Demikian atas kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih
Kepala Studi Teknik Mesin
Akbar Sasonto
[/su_box]
Itulah beberapa contoh surat resmi permintaan data yang bisa dicontoh. Perlu diingat bahwa data merupakan salah satu rahasia perusahaan, sehingga tidak semua perusahaan atau instansi akan memberikan datanya kepada orang luar. Oleh karena itu, pastikan untuk menjamin rahasia data perusahaan ketika diberikan oleh instansi yang terkait.
Selain itu, dalam pembuatan surat resmi permintaan data, pastikan untuk menggunakan bahasa yang sopan dan formal agar terlihat sopan. Jangan lupa untuk menulis setiap bagian detail untuk memudahkan instansi memahami data yang dibutuhkan.
