Contoh Surat Undangan Resmi – Dalam pekerjaan administrasi, kegiatan surat menyurat merupakan sesuatu yang harus diperhatikan. Dokumentasi surat masuk dan keluar harus dilakukan dengan rapi supaya mudah melacak kegiatan organisasi atau instansi tersebut.
Pada kesempatan ini, ada beberapa contoh surat undangan resmi sekaligus pembahasan mengenai fungsi dan bagian-bagian suratnya. Contoh surat undangan resmi di bawah berasal dari berbagai pihak. Biasanya yang membuat surat undangan resmi adalah instansi pendidikan (sekolah atau universitas), perusahaan, serta dinas pemerintahan.
Walaupun demikian, surat undangan resmi tidak hanya berasal dari ketiga lembaga tersebut saja. Apabila sebuah surat memiliki unsur-unsur surat resmi dan bertujuan untuk mengundang pihak lain, maka bisa dibilang surat tersebut adalah surat undangan resmi. Supaya lebih memahami contoh surat undangan resmi beserta elemennya.
Ada juga bagian yang membandingkan surat undangan resmi dengan tidak resmi. Meskipun tujuannya sama, yakni mengundang seseorang atau pihak lain untuk menghadiri suatu acara, namun ternyata ada perbedaan mendasar antara keduanya. Seseorang pun harus memahami kedua jenis surat undangan ini supaya bisa menyesuaikan dengan konteksnya.
Fungsi Surat Undangan Resmi
Sebelum membahas tentang surat undangan resmi, khususnya macam-macam contoh surat undangan resmi, sebaiknya mengulas sedikit tentang apa itu surat resmi. Surat ini merupakan surat yang berisikan kepentingan formal yang dikeluarkan oleh instansi atau organisasi tertentu. Oleh sebab itu, surat undangan resmi sudah pasti sifatnya formal yang bertujuan untuk mengundang pihak lain, bisa perorangan atau sebuah instansi.
Selain untuk mengundang ke sebuah acara, surat undangan resmi pun bisa digunakan sebagai alat bukti historis atau kronologis apabila diperlukan sewaktu-waktu. Surat resmi dapat dijadikan bukti tertulis yang bisa dipertanggungjawabkan karena tidak dikeluarkan atas nama pribadi. Terakhir, surat undangan resmi bisa dijadikan landasan seseorang dalam menyelenggarakan sebuah kegiatan tertentu.
Beberapa contoh surat undangan resmi di bawah dapat dijadikan referensi oleh berbagai pihak untuk beragam kegiatan. Seseorang dapat menyesuaikan jenis acaranya atau menggunakan langsung contoh yang ada apabila kegiatannya persis sama. Untuk pembahasan selanjutnya, mari simak perbedaan surat resmi dan bukan agar tidak keliru memahaminya.
Perbedaan Surat Undangan Resmi dan Tidak Resmi
Jika dilihat sekilas, surat undangan resmi dan tidak resmi tampak sama dari isinya. Namun sebenarnya ada beberapa bagian yang membedakan keduanya. Di bawah ini adalah poin-poin yang membedakan antara surat undangan yang bersifat resmi dan tidak:
1. Tujuannya
Surat undangan resmi bertujuan untuk mengundang seseorang atau instansi yang bersifat formal dan penting. Biasanya kegiatan tersebut berupa rapat, seminar, atau pertemuan lainnya yang harus dihadiri, baik sebagai pembicara atau partisipan. Acara mengangkat tema khusus atau didesain dengan alur tertentu sehingga seringnya ada aturan yang harus dipenuhi.
Berbeda dengan undangan yang tidak resmi. Dilihat dari suratnya, undangan ini bersifat pribadi dan acaranya tidak digelar secara formal. Desain acara cenderung santai dan tamu diperbolehkan memakai pakaian bebas atau dress code yang unik, bukan seragam tertentu atau pakaian kantor.
2. Bahasa yang Digunakan
Dari segi bahasa, surat undangan resmi menggunakan bahasa Indonesia yang baku dan formal. Cenderung tidak ada bahasa serapan atau dicampur dengan bahasa asing. Selain itu, penyampaiannya pun tidak berbelit-belit dan langsung pada pokok acara yang diselenggarakan. Sebaliknya, surat undangan yang tidak resmi bebas menggunakan bahasa apa saja karena tidak bersifat formal. Adapun isinya sering diselipkan dengan kata kiasan, ungkapan, atau hal lainnya.
3. Pihak Pengirim
Surat undangan resmi berasal dari organisasi atau instansi legal. Ini bisa dilihat dari kop surat, cap, serta tanda tangan dalam surat tersebut. Sedangkan untuk surat undangan yang tidak resmi berasal dari perorangan. Oleh sebab itu, tidak memerlukan unsur legalitas seperti pada surat undangan resmi.
Adapun penulisan nama penerima pada surat undangan tidak resmi boleh berupa nama pendek atau lengkap disesuaikan dengan kedekatan hubungan si pengirim dan si penerima. Hal ini tidak boleh dilakukan pada surat undangan resmi karena pihak penerima penulisan nama orang atau instansi harus lengkap dan benar.
4. Bagian-Bagian Surat
Pada surat undangan resmi ada unsur-unsur surat yang tidak boleh ditinggalkan. Unsur-unsur tersebut akan diulas pada bagian selanjutnya dan bisa dilihat pada contoh surat undangan resmi di bawah. Surat undangan tidak resmi formatnya bebas namun secara garis besar mengandung pembuka, isi, dan penutup surat. Walaupun demikian, surat undangan tidak resmi struktur penulisannya tidak baku.
Bagian-Bagian Surat yang Harus Diperhatikan
Seperti yang disebutkan di atas bahwa surat undangan resmi memiliki bagian-bagian khusus. Bagian ini merupakan unsur surat undangan resmi yang lebih jelas bisa diperhatikan pada beberapa contoh surat undangan resmi di bawah. Apabila surat undangan resmi tidak memiliki satu poin berikut, maka kurang lengkap atau tidak bisa disebut surat yang resmi. Inilah unsur-unsur surat undangan resmi yang dimaksud:
1. Kop Surat
Kop surat dikenal juga dengan sebutan kepala surat. Ini menjadi bagian yang paling diperhatikan oleh si penerima karena menggambarkan instansi mana yang mengundangnya. Di dalam kop surat tercantum nama instansi, alamat kantor, nomor telepon, serta logo institusi tersebut.
Kop surat posisinya harus paling atas dan menjelaskan instansi yang mengundang. Selain sebagai pemberi informasi, untuk beberapa perusahaan kop surat pun bisa berfungsi sebagai alat promosi. Secara tidak langsung, logo yang menarik akan menjadi iklan atau alat promosi perusahaan tersebut.
2. Tanggal Surat
Posisi penulisan tanggal surat bisa di pojok kanan atau kiri surat, namun seringnya ditulis di pojok kanan atas. Bagian ini dijelaskan tempat, tanggal, bulan, dan tahun surat dibuat. Tujuannya agar si penerima mengetahui kapan surat dibuat dan memperkirakan masa validitas surat tersebut.
Dalam memberikan surat undangan, sebaiknya pihak yang mengundang memberikan jeda kurang lebih 3 (tiga) hari dari hari pelaksanaan. Ini bertujuan untuk memberikan jeda waktu konfirmasi atau agar si penerima bisa merencanakan agendanya di kemudian hari. Tak jarang beberapa acara sepi tamu undangan karena surat undangan yang diberikan terlalu mepet atau mendadak.
3. Nomor Surat, Perihal, dan Lampiran
Nomor surat berisi kode arsip atau dokumentasi suatu instansi. Setiap instansi memiliki urut kodenya sendiri. Umumnya, nomor surat terdiri dari nomor urut surat keluar, kode unit atau divisi, bulan, serta tahun surat undangan dibuat. Tujuan dibuatnya nomor surat agar instansi yang mengirim mudah saat melakukan pengarsipan.
Bagian perihal berisi tentang informasi atau isi utama surat undangan tersebut. Dengan begitu, saat menerima surat seseorang tahu secara garis besar acara yang ada di dalamnya. Sedangkan untuk lampiran tidak selalu ada. Kalaupun ada lampiran, bagian ini diisi dengan jumlah halaman yang dilampirkan.
4. Pihak yang Dituju
Umumnya, surat undangan resmi menulis pihak penerima dengan sebutan “Yang Terhormat” atau “Kepada”. Setelah itu dilanjutkan dengan nama lengkap si penerima beserta gelarnya jika ada, kemudian jabatan di instansi tersebut. Penulisan nama serta instansi tidak boleh salah karena surat ini sifatnya formal.
5. Pembuka
Bagian ini merupakan penghormatan yang ditulis di awal surat. Biasanya menggunakan “Dengan hormat” atau salam tertentu yang bersifat formal, seperti “Assalamualaikum” atau salam-salam keagamaan serta kebudayaan lainnya. Adanya salam pembuka bisa menjembatani hubungan formal antar kedua instansi agar terasa lebih akrab.
Dalam memberikan salam pembuka harus diperhatikan siapa yang akan menerima surat. Sesuaikan salam pembuka dengan agama atau kebudayaan calon tamu undangan. Misalnya, gunakan “Assalamualaikum” apabila penerimanya adalah warga mayoritas beragama muslim atau instansi keagamaan Islam. Supaya lebih aman, bisa menggunakan sapaan yang umum agar bersifat netral.
6. Isi Surat
Bagian isi surat sebenarnya dibagi tiga, yaitu paragraf pembuka, isi, dan penutup. Paragraf pembuka berisi doa dan pengantar sebelum masuk ke isi atau maksud undangan. Di bagian paragraf isi barulah dijelaskan acara yang akan diselenggarakan, termasuk informasi waktu dan tempat acara. Bagian penutup, ucapan terima kasih dan harapan agar pihak yang diundangnya berkenan untuk hadir.
7. Penutup
Salam penutup sama halnya seperti salam pembuka. Bisa menggunakan salam tertentu atau kalimat formal lainnya. Sebenarnya bagian penutup ini boleh ada atau tidak karena beberapa penulis surat sudah memasukkannya ke paragraf penutup di atas.
8. Pihak Pengirim
Tanda tangan sangat diperlukan dalam surat undangan resmi. Selain itu, nama lengkap beserta gelar dan jabatan pun harus dicantumkan untuk memperjelas. Nama yang menandatangani adalah penanggung jawab dari surat tersebut. Jangan lupa untuk menambahkan cap di atas tanda tangan supaya lebih sah.
9. Lampiran atau Agenda Acara
Beberapa surat undangan resmi ada yang melampirkan detail acara, seperti susunan acara dan siapa saja pihak yang diundangnya. Lampiran ini sebenarnya tidak harus ada, namun beberapa acara memang membutuhkan lampiran untuk menginfokan pihak mana saja yang akan hadir.
Baca Juga: Contoh Surat Referensi
Contoh Surat Undangan Resmi Instansi Pendidikan
Kini saatnya masuk ke contoh surat undangan resmi yang pertama, yaitu dari institusi pendidikan. Institusi ini bisa bermacam-macam, yakni sekolah, universitas, lembaga pendidikan swasta, dan sejenisnya. Adapun kegiatannya erat berhubungan dengan orang tua murid atau acara akademis. Berikut adalah beberapa surat dengan contoh kegiatannya:
Contoh Surat Undangan Resmi Rapat Orang Tua Murid
[su_box title=”Surat Undangan Resmi Rapat Orang Tua Murid”]
[KOP SURAT]
Jakarta, 11 April 2016
Nomor : 011/XI/2020
Lamp. : –
Hal : Rapat Wali Murid
Kepada.
Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid Kelas XII
di tempat
Assalamu’alaikum Wr.Wb
Salam sejahtera bagi kita semua. Semoga Bapak/Ibu sekeluarga selalu dalam keadaan sehat dan dilimpahkan keberkahan dari Tuhan Yang Maha Esa.
Melalui surat ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk berkenan menghadiri acara “Rapat Orang Tua/Wali Murid Kelas XII” yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Sabtu, 16 April 2016
Waktu : 09.00 WIB – selesai
Tempat : Aula SMA Cendikia
Acara : Rapat Persiapan Ujian Nasional Tahun Ajaran 2015/2016 dan Perihal Lainnya yang Terkait
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Kami harapkan Bapak/Ibu dapat menghadiri acara rapat tersebut. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr.Wb.
Kepala Sekolah SMA Cendekia
(ditandatangani dan diberi cap sekolah)
Dra. Hj. Sri Astuti, S. Pd.
NIP. 12296538[/su_box]
Contoh Surat Undangan Resmi Rapat OSIS
[KOP SURAT]
[su_box title=”Surat Undangan Resmi Rapat OSIS”]
Serang, 1 Juli 2020
Nomor : 011/OSIS/SMA1/VI/2020
Perihal : Undangan Rapat OSIS
Kepada Yth.
Pengurus OSIS SMA Negeri 1 Kota Serang
di tempat
Assalamu’alaikum Wr.Wb
Puji syukur kita panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa. Semoga kita selalu berada dalam rahmat dan lindungan-Nya.
Berdasarkan agenda kegiatan kepengurusan OSIS tahun 2020 dan telah dilaksanakannya beberapa kegiatan dalam 3 (tiga) bulan terakhir ini, maka pengurus OSIS tahun 2019 – 2020 bermaksud mengundang Saudara/I untuk menghadiri rapat evaluasi rutin yang akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Jumat, 3 Juli 2020
Waktu : 15.00 WIB – selesai
Tempat : Ruang OSIS SMA Negeri 1 Kota Serang
Acara : Rapat evaluasi kegiatan OSIS periode bulan April – Juni 2020
Mengingat pentingnya hasil rapat ini sebagai bahan perbaikan untuk kegiatan selanjutnya, maka kami mohon kepada seluruh pengurus OSIS SMA Negeri 1 Kota Serang Tahun 2019 – 2020 dapat hadir tepat waktu.
Demikian surat undangan ini kami buat dan disampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Saudara/I, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr.Wb.
Ketua OSIS SMAN 1 Kota Serang
(ditandatangani dan diberi cap OSIS)
Andhika Haris[/su_box]
Contoh Surat Undangan Resmi Pembicara Seminar Kampus
[KOP SURAT]
[su_box title=”Surat Undangan Resmi Pembicara Seminar Kampus”]
Serang, 2 Desember 2019
No. : 095/SEMNAS-FE/XII/2019
Lamp. : Leaflet Acara
Hal : Undangan Narasumber Seminar
Kepada
Yth. Bapak Eko Nugrianto
Direktur Utama PT. Tjipta Cahaya Sukses
di tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka menyambut Dies Natalis ke-23 Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sultan Ageng Tirtayasa (UNTIRTA), kami bermaksud mengadakan seminar dengan tema “Tren Bisnis Milenial di Era Digital” sebagai salah satu rangkaian acaranya. Adapun acara seminar tersebut akan diselenggarakan pada:
Hari, tanggal : Senin, 9 Desember 2019
Waktu : 09.00 – 12.00 WIB
Tempat : Ruang Carita (Lantai 1) Hotel Le Dian Serang
Sehubungan dengan hal tersebut, kami selaku panitia pelaksana ingin mengundang Bapak sebagai salah satu pembicara yang mengangkat topik terkait bisnis anak muda melalui internet saat ini. Besar harapan kami Bapak dapat hadir dan menjadi narasumber.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Mohon kiranya Bapak dapat memberikan konfirmasi kesediaan Bapak ke kontak panitia berikut: Putri (082112996754). Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Ketua Himpunan Mahasiswa
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sultan Ageng Tirtayasa
(ditandatangani dan cap organisasi himpunan mahasiswa)
Ratu Zaskia Rahmadewi
NIM 2937844
[/su_box]
Contoh Surat Undangan Resmi Untuk Mahasiswa Baru
[KOP SURAT]
[su_box title=”Surat Undangan Resmi Untuk Mahasiswa Baru”]
Bandung, 29 Juli 2020
Nomor : 0659/FISIP/MABA/VIII/2020
Lamp. : –
Hal : Undangan Sosialisasi Mahasiswa Baru
Kepada
Orang Tua/Wali Mahasiswa Baru Angkatan Tahun 2020
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Ganesha
di tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini kami sampaikan bahwa kegiatan perkuliahan bagi mahasiswa baru tahun akademik 2020/2021 akan dimulai pada 10 Agustus 2020.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengundang para orang tua/wali beserta seluruh mahasiswa baru angkatan tahun 2020 untuk menghadiri acara “Orientasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik” yang akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Senin, 3 Agustus 2020
Waktu : 09.00 – 12.00 WIB
Tempat : Ruang Auditorium Lantai 2 Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Ganesha, Bandung
Mengingat pentingnya acara tersebut karena akan ada pembahasan seputar studi selama di kampus, maka kami harap Bapak/Ibu/Saudara/i dapat hadir bersama anak tepat waktu.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.
Ketua Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Ganesha
(ditandatangani dan cap fakultas)
Desi Nur Amalia , S.I.P, M.M
NIP 196064101099237648
[/su_box]
Contoh Surat Undangan Resmi Public Hearing Kampus
[KOP SURAT]
[su_box title=”Surat Undangan Resmi Public Hearing Kampus”]
Yogyakarta, 14 Februari 2019
Nomor : 012/II/2019
Hal : Undangan Diskusi Terbuka
Kepada
Seluruh Ketua Himpunan Mahasiswa
Universitas Widya Bhakti Yogyakarta
di tempat
Dengan hormat,
Teriring salam dan do’a kami panjatkan semoga rekan-rekan senantiasa diberi rahmat dan hidayah Tuhan Yang Maha Esa.
Sehubungan adanya hasil keputusan rektor terkait perubahan sistem orientasi mahasiswa baru untuk tahun akademik 2019/2020, kami selaku Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) Universitas Widya Bhakti Yogyakarta kepengurusan periode 2018-2019 mengundang seluruh rekan himpunan mahasiswa fakultas dan jurusan agar menghadiri diskusi terbuka bersama rektor dan manajemen kampus yang akan dilaksanakan pada:
Hari,tanggal : Jumat, 22 Februari 2019
Pukul : 16.00 WIB – selesai
Tempat : Auditorium Utama Lantai 1
Gedung Rektorat Universitas Widya Bhakti Yogyakarta
Agenda : Diskusi Terbuka Terkait Sistem Orientasi Mahasiswa Baru Tahun Akademik
2019/2020
Kami sangat berharap rekan-rekan dapat mengirimkan perwakilannya untuk menghadiri acara tersebut.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian serta partisipasi rekan-rekan, kami ucapkan terima kasih.
Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM)
Universitas Widya Bhakti Yogyakarta
(ditandatangani dan cap fakultas)
Budi Fahmi Shidiq
NIM 2907786 [/su_box]
Contoh Surat Undangan Resmi Perusahaan
Instansi selanjutnya yang sering mengirimkan surat undangan resmi adalah perusahaan. Ada banyak kepentingan sehingga perusahaan harus mengeluarkan surat ini. Tentunya ini berhubungan dengan kelangsungan perusahaan tersebut, baik secara internal maupun eksternal. Simak beberapa contoh surat undangan resmi yang dibuat oleh perusahaan:
Contoh Surat Undangan Resmi Rapat
[KOP SURAT]
[su_box title=”Surat Undangan Resmi Rapat”]
Jakarta, 1 Oktober 2020
Nomor : 095/MKT/X/2020
Lamp. : –
Hal : Rapat Evaluasi
Kepada
Senior Manager
Divisi Digital Marketing
- Indo Plast
di tempat
Dengan hormat,
Menindaklanjuti hasil laporan penjualan di kuartal ke-III yang disampaikan pada bulan September lalu, pihak manajemen merasa perlu ada bahasan lanjut melihat menurunnya omset penjualan di periode tersebut. Dengan demikian, mohon untuk kehadiran Bapak untuk hadir dalam rapat evaluasi yang akan dilaksanakan pada:
Hari/tanggal : Senin/5 Oktober 2020
Pukul : 14.00 WIB – selesai
Tempat : Ruang Nusantara Lantai 3
Gedung Manajemen Utama PT. Indo Plast
Agenda : Pembahasan Sales Performance dan Marketing Activity Periode Mei – Agustus
2020
Mengingat pentingnya acara tersebut, mohon Bapak dapat hadir bersama tim tepat waktu.
Demikian surat undangan ini disampaikan. Atas perhatian Bapak, terima kasih.
Direktur Niaga
- Indo Plast
(ditandatangani dan diberi cap)
Agus Purwanto Silalahi
[/su_box]
Contoh Surat Undangan Resmi Product Launching
[KOP SURAT]
[su_box title=”Surat Undangan Resmi Product Launching”]
Jakarta, 28 September 2020
Nomor : 095/PROD/IV/2020
Lamp. : Brosur Produk
Hal : Product Launching
Kepada Yth.
Bapak Suharso Kusuma
General Manager PT. Toyota
Branch Office Tangerang Selatan
di tempat
Dengan hormat,
Salam sejahtera semoga Bapak dalam keadaan sehat dan senantiasa di bawah naungan rahmat Tuhan Yang Maha Esa.
Sehubungan dengan adanya fitur baru sebagai salah satu produk unggulan kami, maka melalui surat ini kami mengundang Bapak beserta seluruh tim terkait untuk hadir dalam acara product launching pada:
Hari/tanggal : Sabtu/3 Oktober 2020
Pukul : 19.00 WIB – selesai
Tempat : Mediterranean Ball Room, Lantai 2
Hotel Grand Aqua Indonesia
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Besar harapan kami Bapak dan tim dapat menghadiri acara tersebut. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Direktur Utama Jaya Insurance
(ditandatangani dan diberi cap)
Aji Wijaya[/su_box]
Baca Juga: Contoh Surat Teguran
Contoh Surat Undangan Resmi Acara Ulang Tahun Perusahaan
[KOP SURAT]
[su_box title=”Surat Undangan Resmi Acara Ulang Tahun Perusahaan”]
Jakarta, 6 Januari 2020
Nomor : 055/DU/I/2020
Hal : Undangan Ulang Tahun
Kepada Yth.
Ibu Meriana Tandjung
General Manager PT. Tandjung Sentosa
di tempat
Dengan hormat,
Segala puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa karena hanya dengan rahmat-Nya kita semua senantiasa berada dalam keadaan sehat dan sejahtera. Teriring doa semoga Ibu dan tim selalu diberikan kelancaran dalam menjalankan tugas serta mencapai kesuksesan.
Dalam rangka memperingati Hari Ulang Tahun PT. Segar Abadi ke-50 (Golden Birthday), izinkan kami mengundang Ibu beserta tim untuk menghadiri acara ulang tahun tersebut. Adapun perayaan ulang tahun akan digelar pada:
Hari,tanggal : Sabtu, 11 Januari 2020
Pukul : 19.00 WIB – selesai
Tempat : Kemuning Ballroom, Lantai 3
Hotel Royal Exclusive Jakarta
Agenda : Gala Dinner dan Hiburan
Dress Code : Country Style
Besar harapan kami Ibu beserta tim dapat berpartisipasi dalam hari bahagia kami.
Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Salam hormat,
General Manager
- Segar Abadi
(ditandatangani dan diberi cap)
Hardiyono Widjaya[/su_box]
Contoh Surat Undangan Resmi Temu Karyawan dan Direksi
[KOP SURAT]
[su_box title=”Surat Undangan Resmi Temu Karyawan dan Direksi”]
Tangerang, 31 Maret 2020
Nomor : 089/DZ/INT/IV/2020
Hal : Diskusi Terbuka
Kepada Yth.
Seluruh Vice President
- Makmur Logistik
di tempat
Dengan hormat,
Salam sejahtera bagi kita semua semoga selalu diberikan berkah dan kelancaran dalam menjalankan tugas serta amanah.
Sehubungan dengan terbentuknya manajemen baru sesuai hasil Rapat Umum Pemegang Saham Terbatas pada 19 Maret 2020 lalu, kami jajaran direksi ingin mengundang Vice President di seluruh unit PT. Makmur Logistik untuk berpartisipasi dalam acara diskusi terbuka pada:
Hari,tanggal : Jumat, 3 April 2020
Pukul : 09.00 WIB – selesai
Tempat : Auditorium Utama Gedung Manajemen
Mengingat pentingnya acara tersebut, mohon Bapak/Ibu dapat hadir bersama Senior Manager dan Manager dari masing-masing unitnya. Sebagai bahan diskusi nanti, Bapak/Ibu diharapkan dapat mengirimkan file presentasi yang berisi rencana kegiatan selama tahun 2020 ini. File tersebut dapat dikirimkan ke [email protected] paling lambat Kamis, 2 April 2020 pukul 09.00 WIB.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Direktur Utama PT. Makmur Logistik
(ditandatangani dan diberi cap)
Wahyu Purnama Ari Saputra[/su_box]
Contoh Surat Undangan Resmi Rapat Umum Pemegang Saham
[KOP SURAT]
[su_box title=”Surat Undangan Resmi Rapat Umum Pemegang Saham”]
Tangerang, 31 Maret 2020
Nomor : 089/DZ/INT/IV/2020
Hal : Rapat Umum Pemegang Saham
Kepada
Seluruh Seluruh Karyawan
Cahaya Tambang (Persero) Tbk.
di tempat
Dengan hormat,
Salam sejahtera untuk kita semua. Semoga selalu berada dalam kondisi sehat dan penuh semangat untuk terus optimis mencapai target. Teriring doa pun kami haturkan untuk Bapak/Ibu sekeluarga agar selalu berada dalam kasih sayang Tuhan Yang Maha Esa.
Melalui surat ini, Direksi mengundang seluruh karyawan Cahaya Tambang (Persero) Tbk. yang memiliki saham dalam perusahaan ini untuk dapat hadir pada Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan. Acara tersebut akan diselenggarakan pada:
Hari/tanggal : Kamis/2 April 2020
Pukul : 14.00 WIB – selesai
Tempat : Auditorium Utama
Gedung Manajemen Cahaya Tambang (Persero) Tbk.
Adapun karyawan yang hendak menghadiri acara rapat ini untuk memberitahukan atasannya terlebih dahulu. Kami selaku jajaran Direksi menghimbau agar kehadiran Bapak/Ibu tidak mengganggu kegiatan kerja atau project yang sedang dijalankan. Apabila terdapat pekerjaan yang bersifat urgent atau harus diselesaikan dalam waktu dekat, maka sebaiknya mengutamakan hal tersebut terlebih dahulu.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Direktur Utama Cahaya Tambang (Persero) Tbk.
(ditandatangani dan diberi cap)
Adjie Saputra Ilham[/su_box]
Contoh Surat Undangan Resmi Wawancara Calon Pegawai
[KOP SURAT]
[su_box title=”Surat Undangan Resmi Wawancara Calon Pegawai”]
Bandung, 17 Februari 2020
Nomor : 010/DU/SDM/II/2020
Hal : Undangan Tanda Tangan Kontrak Kerja
Kepada
Afrizal Yura Pratama
di tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ucapkan selamat kepada Anda bahwa telah lolos seleksi penerimaan pegawai PT. Andil Solusindo Enterprise sebagai staf programmer di divisi IT.
Menindaklanjuti hal tersebut, kami mengundang Anda untuk datang ke kantor guna menandatangani kontrak kerja dengan waktu dan tempat sebagai berikut:
Hari/tanggal : Kamis/20 Februari 2020
Pukul : 10.00 WIB – selesai
Tempat : Ruang Rapat HRD Lantai 2
Dress Code : Kemeja putih dan celana bahan (untuk laki-laki) atau rok (untuk perempuan)
Sebagai kelengkapan dokumen, mohon untuk dapat membawa beberapa dokumen di bawah ini:
- Kartu Tanda Penduduk (KTP) asli;
- Ijazah dan Transkrip Nilai asli;
- Curriculum Vitae (CV) 1 rangkap;
- Surat Lamaran Kerja 1 rangkap;
- Kartu Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan Foto Kopinya 1 rangkap;
- Pas Foto ukuran 4 x 6 3 lembar;
- Materai Rp6.000,- 3 buah.
Adapun Ada pun diharapkan untuk mengkonfirmasi kehadiran terlebih dahulu ke Ibu Putri (081299872390) maksimal hari Rabu, 19 Februari 2020 pukul 15.00 WIB. Apabila Anda tidak melakukan konfirmasi hingga waktu tersebut, maka dianggap mengundurkan diri.
Demikian surat undangan dan pemeritahuan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Kepala Divisi Human Capital
- Andil Solusindo Enterprise
(ditandatangani dan diberi cap)
Ratna Putri Auliasari[/su_box]
Contoh Surat Undangan Resmi Instansi Pemerintahan
Sama seperti instansi perusahaan, dinas pemerintahan pun sering mengeluarkan surat undangan resmi untuk berbagai pihak. Tujuannya bermacam-macam karena pemerintahan menyentuh hampir seluruh aspek kehidupan di masyarakat. Surat-surat yang dikeluarkan oleh pemerintahan tak perlu dipertanyakan lagi legalitasnya sebab sudah pasti sah dan bersifat formal. Di bawah ini ada beberapa contoh surat undangan resmi dari dinas pemerintahan:
Contoh Surat Undangan Resmi Rapat dengan Pegawai
[KOP SURAT]
[su_box title=”Surat Undangan Resmi Rapat dengan Pegawai”]
Solo, 2 April 2020
Nomor : 033/DIKNAS/INT/IV/2020
Lamp. : –
Hal : Rapat Evaluasi
Kepada
Seluruh Kepala Seksi
Bidang Pembinaan Guru dan Tenaga Kependidikan
di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya rapat evaluasi reguler yang dilaksanakan setiap bulan, maka mohon kehadiran Bapak/Ibu pada:
Hari/tanggal : Jumat/3 April 2020
Pukul : 10.00 WIB – selesai
Tempat : Ruang Rapat Bidang Pembinaan Guru dan Tenaga Kependidikan
Demikian surat undangan ini disampaikan. Kami harap Bapak/Ibu dapat menghadiri rapat tersebut tepat pada waktunya. Atas perhatian dan partisipasinya, terima kasih.
Kepala Bidang
Pembinaan Guru dan Tenaga Kependidikan
(ditandatangani dan diberi cap)
Tri Sulistyowati Ambar, M. Si[/su_box]
Contoh Surat Undangan Resmi Rapat dengan Sekolah
[KOP SURAT]
[su_box title=”Surat Undangan Resmi Rapat dengan Sekolah”]
Magelang, 9 Januari 2020
Nomor : 093/DPK/EKS/I/2020
Lamp. : –
Hal : Rapat Koordinasi
Kepada Yang Terhormat
Seluruh Kepala Sekolah
SMA/MA/Sederajat
di tempat
Dengan hormat,
Segala puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa. Atas rahmat dan berkah-Nya, kita senantiasa diberikan kesehatan dan kesejahteraan hingga hari ini.
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya Ujian Akhir Nasional pada bulan April 2020 mendatang, maka kami bermaksud mengundang seluruh kepala sekolah SMA/MA/Sederajat untuk menghadiri rapat koordinasi yang akan dilaksanakan pada:
Hari/tanggal : Senin/13 Januari 2020
Pukul : 10.00 WIB – selesai
Tempat : Ruang Rapat Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Magelang
Agenda : Rapat Koordinasi Persiapan Sekolah dalam Menghadapi Ujian Akhir Nasional
2020
Mengingat banyaknya poin penting yang akan disampaikan, serta adanya sesi diskusi terbuka dengan pihak dinas, maka kami harap Bapak/Ibu dapat menghadiri acara ini. Mohon Bapak/Ibu dapat membawa serta perwakilan guru, khususnya guru bidang konseling.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepada Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
Kota Magelang
(ditandatangani dan diberi cap)
Sri Wahyuni, M. Si[/su_box]
Contoh Surat Undangan Resmi Rapat dengan Instansi Lain
[KOP SURAT]
[su_box title=”Surat Undangan Resmi Rapat dengan Instansi Lain”]
Surakarta, 3 Juni 2020
Nomor : 059/DPK/EKS/I/2020
Lamp. : –
Hal : Undangan Rapat Koordinasi Lanjutan Kebijakan Manajemen
Kepada Yang Terhormat
Kepala Rumah Sakit Umum Daerah
Kota Surakarta
di tempat
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu pada pembahasan Dokumen Amdal oleh Tim Teknis dari Komisi Penilai Amdal Daerah Kota Surakarta yang akan diselenggarakan pada:
Hari/tanggal : Jumat/5 Juni 2020
Pukul : 09.00 WIB – selesai
Tempat : Aula Dinas Lingkungan Hidup Kota Surakarta
Agenda : Pembahasan Dokumen Amdal Pembangunan dan Pengembangan RSUD Kota Surakarta
Mengingat pentingnya acara tersebut, diharapkan Bapak/Ibu beserta tim dapat hadir tepat waktu dengan membawa dokumen atau berkas-berkas yang diperlukan.
Demikian surat undangan ini disampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Kepala Dinas Lingkungan Hidup
Kota Surakarta
selaku
Ketua Komisi Amdal Daerah
Kota Surakarta
(ditandatangani dan diberi cap)
Ali Radjiman
NIP 128930400932764833[/su_box]
Contoh Surat Undangan Resmi Diskusi Warga
[KOP SURAT]
[su_box title=”Surat Undangan Resmi Diskusi Warga”]
Tangerang, 9 Oktober 2020
Nomor : 020/PBD/X/2020
Lampiran : –
Hal : Undangan Rapat Warga
Kepada Yang Terhormat
Kepala RT/RW/Dusun
Desa Kebun Mas
di tempat
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Segala puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas rahmat dan hidayah-Nya yang telah dilimpahkan kepada kita semua. Shalawat serta salam semoga selalu tercurah pada Nabi Besar Muhammad SAW serta keluarga dan para sahabatnya.
Dalam rangka meningkatkan tali silaturahim dan persaudaraan antara warga dan pemerintah daerah, serta adanya informasi penting terkait perkembangan lingkungan di Desa Kebun Mas, kami ingin mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk hadir pada:
Hari/tanggal : Minggu/11 Oktober 2020
Pukul : 19.00 WIB – selesai
Tempat : Balai Desa Kebun Mas
Agenda : Penyampaian Kebijakan Pemerintah Daerah dan Diskusi Terbuka
Mengingat pentingnya acara tersebut dan akan dihadiri oleh aparatur pemerintah kabupaten Tangerang, kami sangat mengharapkan kehadiran dan partisipasi warga setempat.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Salam hormat,
Kepala Desa Kebun Mas
(ditandatangani dan diberi cap)
Ahmad Subarjo[/su_box]
Baca Juga: Contoh Surat Edaran
Contoh Surat Undangan Resmi Acara Kantor Dinas
[KOP SURAT]
[su_box title=”Surat Undangan Resmi Acara Kantor Dinas”]
Jember, 9 September 2020
Nomor : 011/PU/EKS/IX/2020
Lampiran : –
Hal : Undangan
Kepada Yang Terhormat
Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
Kabupaten Jember
di tempat
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Melalui surat ini, kami dari Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya dan Tata Ruang Kabupaten Jember ingin mengundang Bapak/Ibu beserta rekan-rekan untuk berkenan hadir dalam acara tasyakuran dan doa bersama anak yatim pada:
Hari/tanggal : Sabtu/12 September 2020
Pukul : 16.00 WIB – selesai
Tempat : Halaman Kantor Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Besar harapan kami untuk Bapak/Ibu dapat menghadiri acara tersebut tepat waktu sesuai dengan informasi di atas. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Dinas
Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya dan Tata Ruang
Kabupaten Jember
(ditandatangani dan diberi cap)
Ir. Mahardika Wahyu Putra, MBA
[/su_box]
Itulah macam-macam contoh surat undangan resmi dari berbagai instansi dengan beragam tujuannya. Setiap acara khusus pasti memiliki pesan atau inti surat yang berbeda. Namun secara garis besar format surat sama dan tidak boleh ada yang kurang satupun untuk dimasukkan. Jika tertinggal satu unsur surat resmi, maka bisa dibilang surat tersebut tidak sah atau kurang bersifat formal. Oleh sebab itu, dibutuhkan ketelitian dalam membuat surat resmi ini.
Bagian yang mengerjakan aktivitas surat-menyurat dan pengarsipan biasanya adalah seorang sekretaris, bidang tata usaha, atau administrasi. Orang-orang yang bekerja di bidang tersebut harus memahami macam-macam surat, bukan hanya surat undangan resmi saja. Ada banyak jenis surat resmi yang harus diketahui dan dipahami formatnya. Surat undangan resmi hanyalah salah satu surat yang sering digunakan oleh instansi atau lembaga pemerintahan.
