Contoh Surat Edaran Resmi – Sebuah pengumuman, pemberitahuan, atau peraturan bisa diinformasikan kepada khalayak atau pihak yang terkait melalui sebuah surat edaran. Salah satu jenis surat edaran adalah surat edaran resmi.
Dalam pembuatan contoh surat edaran resmi bisa ditemui dengan mudah saat ini, karena surat edaran resmi dapat dilihat atau dicari dengan mudah di internet atau buku-buku tentang korespondensi.
Pengetahuan tentang surat edaran resmi sangat diperlukan bagi pelajar, karyawan, bahkan pejabat pemerintah. Dalam artikel ini akan diulas mengenai pengertian, kegunaan dan juga contoh dari surat edaran resmi.
Apa Itu Surat Edaran Resmi
Surat edaran resmi adalah sebuah media komunikasi berupa surat tertulis yang berisi pemberitahuan atau informasi yang dikeluarkan oleh lembaga-lembaga, organisasi, atau instansi tertentu. Disebut edaran karena satu surat ditujukan kepada banyak pihak baik internal maupun eksternal.
Secara umum ada dua jenis surat edaran resmi yaitu surat edaran resmi terbatas dan tak terbatas. Surat edaran resmi terbatas dikeluarkan oleh instansi atau organisasi namun hanya untuk anggotanya saja. Contohnya adalah sebuah perusahaan membuat surat edaran mengenai kebijakan-kebijakan perusahaan dan diedarkan kepada karyawan dan anak-anak perusahaan.
Sedangkan surat edaran resmi tak terbatas dibuat atau dikeluarkan oleh sebuah instansi, lembaga atau organisasi untuk internal dan juga khalayak umum. Contohnya adalah surat edaran dari menteri mengenai kebijakan yang diambil terkait suatu hal dan ditujukan untuk masyarakat.
Ciri-ciri Surat Edaran Resmi
Sebuah surat edaran bisa dengan mudah dikenali apakah termasuk dalam surat edaran resmi atau bukan. Berikut ini adalah beberapa hal yang menjadi ciri dari surat edaran resmi:
1. Bahasa Baku
Ciri utama dari surat edaran resmi adalah bahasa yang digunakan merupakan bahasa baku. Bahasa baku berarti mengacu pada KBBI dan PUEBI. Bahasa baku menunjukkan tingkatan surat dan siapa yang mengeluarkan surat tersebut. Jika ada surat edaran dibuat tanpa bahasa resmi atau baku, maka tidak bisa disebut surat edaran resmi.
2. Bersifat Umum
Surat edaran resmi sifatnya umum, terbuka, dan tidak rahasia. Alasannya adalah karena surat edaran berisi pengumuman atau informasi yang ditujukan kepada khalayak. Khalayak di sini bisa intern atau eksternal dari instansi yang mengeluarkan surat edaran. Bisa juga surat edaran diberikan oleh satuan pemerintahan kepada warga masyarakat, ataupun organisasi kepada anggotanya.
3. Bentuk dan Isi Sama
Semua pihak yang mendapatkan surat edaran resmi akan menerima bentuk dan isi surat yang sama. Hal ini karena memang tujuan utama dari surat edaran adalah menyampaikan sebuah informasi yang sama kepada orang banyak. Jadi, bentuk dan isi surat edaran harus sama.
4. Ditujukan untuk Pihak-Pihak di Lingkup Tertentu
Penerima surat edaran pasti akan terkait dengan si pembuat surat baik itu lingkupnya besar atau kecil. Jadi, penerima surat selain yang dimaksudkan dalam surat edaran resmi, tunduk atau patuh pada informasi, kebijakan, pengumuman atau apapun yang dituliskan dalam surat edaran. Pihak lain yang tidak terkait, walaupun bisa membaca surat edaran resmi, tapi tidak terikat dengan isinya.
Kegunaan Surat Edaran Resmi
Surat edaran resmi berfungsi sebagai alat atau media untuk menyampaikan informasi kepada pihak yang dituju. Surat edaran resmi juga merupakan alat otentik dalam menyampaikan informasi yang berisi arahan, pengumuman, petunjuk, peraturan, himbauan, dan juga perintah melaksanakan sesuatu.
Jadi, surat edaran resmi biasa digunakan sebagai acuan untuk melakukan suatu hal. Contoh surat edaran resmi yang sering dijumpai sehari-hari adalah surat edaran dari RT atau RW tentang kegiatan gotong royong pengecoran jalan atau kegiatan dan informasi lainnya.
Cara Membuat dan Contoh Surat Edaran Resmi
Sebelum membahas mengenai apa saja contoh surat edaran resmi, maka perlu diketahui dulu cara membuatnya. Surat edaran resmi harus mengandung hal-hal berikut ini:
- Kepala Surat
Kepala surat biasanya mencantumkan kop surat yang berupa logo dan nama instansi. Beberapa kop surat juga menyertakan alamat instansi di sana, namun ada juga yang mencantumkan alamat pada bagian bawah surat. Selain itu, ada kalimat SURAT EDARAN disertai dengan nomor surat pada kepala surat.
- Isi Surat
Pada bagian inilah diuraikan informasi apa yang ingin diedarkan atau disampaikan. Bentuknya bisa narasi, butir-butir, poin-poin, atau format lain yang sesuai dengan kebutuhan surat. Isi surat harus menuliskan dengan jelas informasi yang disampaikan terlebih jika berupa arahan, petunjuk, himbauan dan kebijakan.
- Kaki Surat
Kaki surat berisi informasi mengenai pembuat surat atau pejabat yang bertanggung jawab atas surat edaran resmi ini. Umumnya akan dituliskan identitas berupa nama pejabat, NIK/NIP, tanda tangan, cap instansi, dan juga tembusan jika diperlukan.
Baca Juga: Contoh Surat Pengantar
Contoh Surat Edaran Resmi
Setelah memahami tentang surat edaran resmi dan bagaimana membuatnya, berikut ini contoh surat edaran resmi yang bisa dijadikan referensi nantinya:
1. Surat Edaran Cuti Bersama
Contoh surat edaran resmi yang pertama adalah surat edaran mengenai cuti bersama. Ketika pemerintah mengeluarkan keputusan resmi mengenai cuti bersama, maka semua instansi harus tunduk pada keputusan ini. Umumnya, instansi akan membuat surat edaran yang harus dipatuhi semua pihak yang terkait.
Format surat edaran terkait cuti bersama kurang lebih seperti ini:
[su_box title=”Surat Edaran Cuti Bersama”]
SURAT EDARAN
No. xxx/xxx/2013-05
Sehubungan dengan Keputusan Bersama Menteri Agama, Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi, dan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2013 Nomor 335 Tahun 2013 Nomor 05/SKB/MENPAN-RB/08/2013 tentang Hari LIbur Nasional dan Cuti Bersama Tahun 2014, dengan hormat kami informasikan bahwa:
- Tanggal 28-29 Juli 2014 ditetapkan sebagai Hari Libur Nasional dalam rangka Hari Raya Idul Fitri 1435H
- Tanggal 30 Juli-1 Agustus 2014 ditetapkan sebagai Cuti Bersama Tahun 2014 dalam rangka Hari Raya Idul Fitri 1435H
- Bagi Unit Kerja yang berfungsi memberikan pelayanan umum, keamanan atau kegiatan yang secara terjadwal yang tidak memungkinkan untuk libur dan cuti bersama agar mengatur penugasannya dan diserahkan kepada pimpinan masing-masing
- Tanggal 4 Agustus 2014, segala kegiatan perkantoran UI kembali berjalan seperti biasa
Demikian kami sampaikan dan terima kasih.[/su_box]
2. Surat Edaran Pemerintah Daerah
Pemerintah Daerah bisa membuat surat edaran resmi yang ditujukan untuk masyarakat umum atau pihak tertentu. Salah satu contohnya adalah sebagai berikut ini:
[su_box title=”Surat Edaran Pemerintah Daerah”]
PEMERINTAHAN KABUPATEN YOGYAKARTA
Jl. Soekarno Hatta No. 90 Yogyakarta
Telp. 027 27717 Fax. 027 27717Mobile. 081201981221
SURAT EDARAN
Yogyakarta, 7 Maret 2019
Nomor: 29/PHI/III/2019
Lamp.: –
Perihal: Pemberitahuan Lomba MTQ
Yth.
Kepala MA Negeri 2 Yogyakarta
di tempat
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Segala puja dan puji syukur hanya kepada Allah SWT, shalawat beserta salam semoga selalu tercurah kepada Nabi Muhammad SAW keluarga, sahabat, dan semoga sampai kepada kita selaku umatnya.
Sehubungan dengan akan diadakannya Lomba MTQ se-Kabupaten Yogyakarta yang dilaksanakan pada :
| Hari, Tanggal | : | Rabu, 28 Maret 2019 |
| Waktu | : | 08.30 – Selesai |
| Tempat | : | Islamic Center Yogyakarta |
Melalui surat ini, kami panitia penyelenggara bermaksud mengundang agar bisa mengirimkan peserta maksimal 2 orang pada acara tersebut. Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipas kami sampaikan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat Kami,
Ketua Panitia[/su_box]
Baca Juga: Contoh Surat Tugas
3. Surat Edaran Resmi Perusahaan
Perusahaan adalah instansi yang sering mengeluarkan surat edaran resmi. Umumnya surat edaran resmi perusahaan berisi tentang himbauan, kebijakan, arahan, dan juga petunjuk. Berikut ini adalah contoh dari surat edaran resmi perusahaan:
[su_box title=”Surat Edaran Pemerintah Daerah”]
SEJAHTERA ABADI
Jl. Otto Iskandardinata Bandung 66252
Telp. 022 362179Fax. 022 362179 Mobile. 08123617218
Website: www.sejahteraabadi.com Email: [email protected]
Bandung, 13 April 2019
SURAT EDARAN
Nomor : 045/ST/XI/19
Berkaitan dengan adanya Peraturan Pemerintah Kota Bandung nomor: 73/PP/XI/2019 Tentang aturan dilarang merokok di lingkungan kerja, maka dengan ini kami melarang kepada seluruh pegawai dan karyawan PT. Sejahtera Abadi agar tidak merokok di lingkungan kantor kecuali pada ruang smoking area yang sudah disediakan.
Demikian surat edaran ini dibuat, harap semua pihak menjadi maklum dan mematuhi aturan tersebut demi kenyamanan bersama.
Mengetahui,
Direktur SDM PT. Sejahtera Abadii,
Drs. Sena Habibi[/su_box]
4. Surat Edaran Resmi Sekolah
Sekolah juga merupakan instansi atau lembaga yang sering mengeluarkan surat edaran resmi. Tujuannya bisa kepada wali murid, dewan sekolah, staf sekolah dan juga untuk umum. Berikut ini adalah contoh surat edaran resmi sekolah:
[su_box title=”Surat Edaran Resmi Sekolah”]
MAJELIS PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH MUHAMMADIYAH
SMK MUHAMMADIYAH 1 YOGYAKARTA
Jl. Tentara Pelajar No. 14 Yogyakarta
Telp. 027 0000000 Fax. 027 0000000 Mobile. 0812823748235
Yogyakarta, 30 Maret 2018
Nomor: 23/ III/ A/ 2018
Lampiran: –
Hal: Surat Edaran
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid Siswa/i
SMK Muhammadiyah 1 Yogyakarta
di tempat
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Puji syukur kita panjatkan kepada Allah SWT yang senantiasa melimpahkan Rahmat dan Hidayah-Nya pada kita semua, Sholawat serta salam semoga tercurah pada junjungan Nabi Agung Muhammad SAW, yang senantiasa kita tunggu safaatnya di jaumul akhir nanti.
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya kegiatan Hari Raya Idul Adha. Kami panitia kegiatan idul adha SMK Muhammadiyah 1 Yogyakarta akan melaksanakan kegiatan penyembelihan hewan kurban di SMP Muhammadiyah 4 Yogyakarta yang beralamatkan di Ds. Plosorejo, Jagir, Yogyakarta.
Kegiatan tersebut Insya Allah akan dilaksanakan pada :
Hari, Tanggal: Jum’at, 1 April 2018
Mengingat singkatnya persiapan yang ada, kami mohon partisipasi Bapak/Ibu orangtua wali siswa/i SMK Muhammadiyah 1 Yogyakarta. Untuk kelancaran kegiatan tersebut, setiap siswa dikenakan biaya minimal sebesar Rp 45.000,-/siswa. Biaya administrasi dapat disalurkan mulai diedarkan bersamaan dengan diedarkannya edaran ini. Pengumpulan paling lambat tanggal 1 April 2018 di bendahara sekolah (Bapak Joko Susilo).
Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terimakasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat Kami,
Kepala SMK Muhammadiyah 1 Yogyakarta[/su_box]
5. Surat Edaran Resmi Pemerintah
Pemerintah melalui kementrian-kementrian biasa mengeluarkan surat edaran resmi yang ditujukan untuk masyarakat atau pihak-pihak yang terkait. Salah satu contoh surat edaran yang dikeluarkan oleh menteri adalah terkait covid-19.
Surat edaran resmi pemerintah yang lain akan disesuaikan dengan kebutuhan dan kementrian apa yang mengeluarkan surat edaran. Masyarakat juga bisa dengan mudah mengakses surat-surat edaran resmi pemerintah melalui situs-situs kementrian yang ada.
6. Surat Edaran Resmi Universitas
Sebagai lembaga pendidikan tinggi, universitas juga biasa membuat dan mengedarkan surat edaran. Tujuannya bisa kepada mahasiswa, senat, dekan, dosen, staf universitas, dan pihak-pihak lain yang terkait dengan universitas itu sendiri.
Berikut ini adalah contoh surat edaran resmi universitas:
[su_box title=”Surat Edaran Resmi Universitas”]
SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN
Jl. Tentara Pelajar Wisnu Dirgantara No. 14 Yogyakarta
Telp. 027 0000000 Fax. 027 0000000 Mobile. 0812823748235
Yogyakarta, 30 Agustus 2018
Nomor : 567/ AT/ 2018
Kepada YTH:
Seluruh Mahasiswa Akademi Tata Boga Yogyakarta
Di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan penegakan kedisiplinan bagi seluruh para mahasiswa, maka dengan ini kami sampaikan kepada seluruh mahasiswa yang bahwa dalam proses pelaksanaan belajar mengajar di kampus agar memakai baju kedinasan dan jaket, celana kain berwarna hitam lengkap dengan sepatu, dan untuk jaket harap untuk dilepas ketika di dalam ruang perkuliahan selama proses belajar mengajar.
Adapun tujuan dari dibuatnya peraturan ini adalah untuk meningkatkan kedisiplinan dan kerapian dalam berpenampilan para calon ahli kebidanan di STIK.
Demikianlah surat edaran ini kami sampaikan atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Pembantu Rektor[/su_box]
7. Surat Edaran Resmi Pemerintah Kota
Pemkot bisa membuat surat edaran terkait program-program, himbauan, peraturan, dan juga kegiatan-kegiatan yang akan diselenggarakan oleh pemerintah kota. Biasanya, surat edaran resmi dari pemerintah kota ini akan ditujukan kepada pejabat terkait seperti lurah, RT, dan RW untuk kemudian disampaikan kepada warga.
Berikut ini adalah contoh surat edaran resmi pemerintah kota:
[su_box title=”Surat Edaran Resmi Pemerintah Kota”]
PEMERINTAH KOTA MADYA PATI
KECAMATAN KAYEN
Jl. Tentara Pelajar No. 14 Yogyakarta
Telp. 027 0000000 Fax. 027 0000000 Mobile. 0812823748235
Pati, 23 April 2018
Nomor: 21/A/2018
Perihal: Kegiatan Jumat Bersih
Yth. Ketua RW 5, 12, 6, 3
Kelurahan Plangitan
Di Pati
Melalui surat keputusan dari Kepala Dinas Kesehatan Masyarakat Kotamadya Pati Nomor: 01/23 pada tanggal 27 April 2018 mengenai hal Jadwal Pelaksanaan Bulan Bakti Gerakan Menguras, Menutup dan Mengubur (BBG 3M) yaitu dalam rangka memberantas nyamuk demam berdarah serta penanggulangan bencana banjir, maka bersama surat ini kami mohon kepada para pengurus RW supaya mengoordinasi/mengarahkan semua warga untuk dapat melakukan kerja bakti tersebut, yang akan dilaksanakan pada :
| Hari, Tanggal | : | Jumat, 19 Maret 2018 |
| Waktu | : | Pukul 08.00 – Selesai |
| Tempat | : | Lingkungan sekitar |
Demikianlah informasi yang dapat kami sampaikan, Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.
Hormat Kami,
Walikota Pati
[/su_box]
Baca Juga: Contoh Surat Kuasa Pengambilan BPKB
8. Surat Edaran Resmi Gubernur
Gubernur bisa mengeluarkan surat edaran resmi untuk berbagai macam keperluan. Salah satunya adalah terkait peningkatan kewaspadaan terhadap virus corona seperti yang dikeluarkan oleh Gubernur Sumatera Utara beberapa waktu lalu:
[su_box title=”Surat Edaran Resmi Gubernur”]
SURAT EDARAN
Nomor : 440/2666/2020
TENTANG
PENINGKATAN KEWASPADAAN TERHADAP RESIKO PENULARAN INFEKSI CORONAVIRUS DISEASE (COVID-19) DI SUMATERA UTARA
Dalam rangka meningkatkan kewaspadaan terhadap resiko penularan infeksi coronavirus disease (covid-19) di Sumatera Utara dan menindaklanjuti protokol kesehatan WHO tanggal 6 Maret 2020 tentang kewaspadaan coronavirus disease (covid 19) ….. dst.
- Untuk mencegah penyebaran virus COVID-19 di Lingkungan Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara disepakati untuk belajar mandiri di rumah masing-masing melalui metode belajar jarak jauh bagi siswa kelas X dan XI SMA, SMK dan SLB Negeri/Swasta mulai tanggal 17 Maret s.d. 03 April 2020, sedangkan siswa SMK Negeri/Swasta yang mengikuti Ujian Nasional tetap dilanjutkan sampai tanggal 19 Maret 2020.
- Untuk UN SMA/MA masih tetap diselenggarakan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan, menunggu situasi dan perkembangan status kedaruratan yang diakibatkan oleh penyebaran COVID-19 dan selanjutnya akan diberitahukan kemudian.
- Diinstruksikan agar setiap sekolah penyelenggara UN menyediakan saran hand sanitizer, thermo scanner atau bentuk lain untuk pencegahan (disesuaikan dengan penanganan protokol area COVID-19).
Dst….
Demikian kami sampaikan, atas dukungannya diucapkan terima kasih.
Gubernur Sumatera Utara
Edy Rahmayadi[/su_box]
Nah, itulah tadi beberapa contoh surat edaran resmi yang bisa dijadikan referensi ketika harus membuat surat edaran resmi. Isi, narasi, dan juga format surat menyesuaikan informasi apa yang ingin disampaikan. Jangan lupa untuk mengikuti kaidah dan ciri-ciri dari surat edaran resmi dimaksud.
