Contoh Surat Penawaran dalam Bahasa Inggris – Dalam dunia usaha dan bisnis, sudah umum dikenal mengenai surat penawaran. Surat ini berperan untuk menawarkan barang atau jasa kepada calon konsumen.
Tujuannya adalah agar ada kerjasama yang bisa terjalin melalui perantara surat penawaran tersebut. Tak jarang, orang pun mencari contoh surat penawaran dalam Bahasa Inggris.
Hal ini dikarenakan, tak sedikit perusahaan asing yang berinvestasi di Indonesia. Oleh karenanya, tidak mengherankan jika surat penawaran dibuat dengan menggunakan Bahasa Inggris. Dengan begitu, produk atau jasa yang dimiliki dapat ditawarkan kepada masyarakat yang lebih luas.
Kenapa Surat Penawaran Berbahasa Inggris?
Seperti yang diketahui, Bahasa Inggris merupakan salah satu bahasa internasional yang banyak digunakan secara profesional. IMF sendiri mencatat di tahun 2018, Bahasa Inggris menduduki peringkat pertama sebagai bahasa yang digunakan di dunia bisnis dengan persentase 20,77%.
Kondisi itu jelas memaksa para pengusaha di Tanah Air untuk sedikit menguasai Bahasa Inggris, jika ingin mengembangkan bisnisnya. Salah satu cara yang bisa ditempuh adalah dengan mempelajari contoh surat penawaran dalam Bahasa Inggris untuk digunakan dalam menawarkan barang atau jasa yang dimiliki.
Belum lagi kenyataan bahwa native speaker Bahasa Inggris mencapai angka 378 juta. Tak hanya itu saja, jika dijumlahkan dengan total yang menguasa bahasa Negeri Ratu Elizabeth ini, maka jumlahnya lebih dari 1,1 milyar penduduk dunia.
Kenyataan tersebut pun jelas, menjadikan betapa pentingnya Bahasa Inggris bagi jalannya sebuah bisnis, apalagi yang ingin menembus pasar internasional. Dengan membuat surat penawaran berbahasa Inggris, maka bisa membuka pintu kesempatan untuk ke sana.
Beda Surat Penawaran Berbahasa Inggris dengan yang Berbahasa Indonesia
Pada dasarnya, surat penawaran baik yang berbahasa Indonesia maupun yang berbahasa Inggris memiliki isi yang serupa. Sebagai sebuah surat penawaran, fungsinya adalah untuk menawarkan barang atau jasa yang dimiliki. Isinya pun sama saja, yakni ada pembukaan, isi, dan penutup. Jadi faktor pembeda utamanya adalah bahasa yang digunakan.
Dengan mengirimkan contoh surat penawaran dalam Bahasa Inggris, maka sudah jelas bahwa yang disasar adalah calon konsumen asing. Bisa juga penawaran dilakukan pada perusahaan yang bertaraf internasional. Dengan demikian, meski perusahaan tersebut memiliki banyak pegawai warga negara Indonesia, namun bahasa formal yang digunakan di sana adalah Bahasa Inggris.
Atau bisa juga, surat penawaran tersebut ditujukan untuk perusahaan asing yang tidak memiliki kantor perwakilan di Indonesia. Maka, menggunakan Bahasa Inggris dalam surat penawaran yang dikirimkan adalah langkah terbaik yang bisa diambil.
Poin-poin Yang Harus Ada dalam Sebuah Surat Penawaran
Terlepas dari surat penawaran dalam Bahasa Inggris atau Bahasa Indonesia, ada poin-poin penting yang harus tercantum di dalamnya. Berikut adalah penjelasan lengkapnya:
1. Identitas Perusahaan
Di dalam surat penawaran yang dikirimkan, harus jelas dari perusahaan mana yang menawarkan barang atau jasa tersebut. Biasanya ini cukup dilakukan dengan memasang kop pada surat. Akan tetapi, bisa juga memilih opsi melampirkan profil singkat perusahaan.
2. Jumlah Stok Barang atau Kemampuan Pelayanan
Jika menawarkan barang, maka harus jelas ada berapa stok barang yang dimiliki. Hal ini menyangkut urusan kemampuan perusahaan dalam mengirimkan barang yang dibutuhkan oleh calon konsumen.
Kemudian, apabila yang ditawarkan adalah jasa, maka harus menjelaskan tentang kemampuan pelayanan yang bisa diberikan. Misalnya saja, dalam satu harinya, pekerjaan apa saja yang bisa dilakukan oleh perusahaan tersebut untuk kliennya.
3. Penjelasan Produk atau Jasa
Poin berikutnya yang tak boleh dilupakan adalah penjelasan dari produk atau jasa yang ditawarkan. Salah satu trik yang bisa diadopsi adalah dengan melampirkan penjelasan lengkap, dan jika perlu disertai dengan dokumentasi untuk lebih meyakinkan calon konsumen.
4. Pemberian Harga Khusus
Salah satu faktor penentu dalam keberhasilan penawaran adalah harga. Oleh karena itu, pastikan untuk mencantumkan harga khusus yang bisa diperoleh oleh calon konsumen dalam surat penawaran yang dikirimkan. Dengan memberikan harga khusus, calon konsumen akan merasa lebih tertarik dengan apa yang ditawarkan.
5. Tata Cara Pembayaran
Pastikan agar surat penawaran yang dikirimkan memiliki penjelasan yang mendetail, termasuk cara pembayaran yang harus dilakukan oleh calon konsumen. Terlebih, jika terdapat tata cara khusus dalam pembayaran yang diterapkan oleh perusahaan. Hal ini demi menghindari munculnya masalah di kemudian hari.
Beberapa contoh cara pembayaran yang biasa dilakukan seperti: bayar di muka, menggunakan sistem DP, atau bahkan menerapkan cash on delivery. Jika perlu, cantumkan pasal khusus yang menyebutkan masalah pembayaran bisa dibicarakan lebih lanjut.
6. Sifat Penawaran yang Diajukan
Biasanya, penawaran yang ditawarkan kepada calon klien memiliki sifat tertentu. Berikut beberapa di antaranya:
- Jenis penawaran yang ini memiliki klausul yang mengikat. Artinya, baik perusahaan yang menawarkan memberikan batasan-batasan khusus dalam penawaran yang disampaikan. Misalnya saja seperti jasa ekspedisi kepada perusahaan produsen produk tertentu. Akan ada batasan mengenai kapasitas jumlah barang yang bisa dikirimkan dalam satu hari. Jika jumlahnya melebihi kuota yang ada, maka perlu untuk diinformasikan terlebih dahulu.
- Berbanding terbalik dengan sifat yang pertama, penawaran yang ada di sini bersifat bebas dan tidak mengikat sama sekali. Oleh karenanya, jika ada perubahan dalam pelaksanaannya, maka tidak perlu saling memberitahukan. Misalnya saja antara perusahaan supplier kain dengan toko, di mana proses konfirmasi hanya akan dilakukan ketika barang telah terkirim ke toko.
- Berjangka waktu. Penawaran yang diberikan memiliki time limit tertentu dan akan berakhir begitu masa kontrak habis. Misalnya saja, perusahaan penyewaan mobil. Begitu masa kontrak sewa habis, maka klien wajib mengembalikan mobil yang disewa sesuai dengan apa yang telah disepakati di awal.
7. Administrasi
Poin terakhir yang wajib disertakan yaitu terkait masalah administrasi. Tujuannya adalah untuk semakin meyakinkan calon konsumen bahwa perusahaan yang menawarkan jasa memang memiliki standar profesional. Beberapa contoh data administrasi yang biasanya dilampirkan adalah seperti: NPWP, SIUP (Surat Izin Perdagangan), TDR (daftar rekam jejak), dan lainnya.
Contoh Surat Penawaran dalam Bahasa Inggris Menurut Formatnya
Intinya, baik surat penawaran dalam Bahasa Indonesia maupun Bahasa Inggris, harus memiliki poin-poin di atas. Di samping itu, biasanya surat dalam Bahasa Inggris memiliki 3 bentuk format, yaitu full block style, modified block style, dan intended/semi block style. Agar lebih jelas, simak contoh dari masing-masingnya berikut ini:
Contoh Surat Penawaran dalam Bahasa Inggris Full Block Style
Teknik surat-menyurat dengan format block style merupakan format yang formal. Bisa dibilang, untuk urusan-urusan formal, maka bentuk suratnya akan mengikuti aturan ini. Cirinya adalah penulisannya menggunakan format rata kiri dengan isi yang relatif sederhana dan mudah dipahami. Selain itu, untuk membedakan paragraf, maka diberi jeda 1x (satu kali) Enter. Berikut contohnya:
[su_box title=”Surat Penawaran dalam Bahasa Inggris Full Block Style”]
Artsy Stationary Company
Artsy Industry Building, Semarang, Indonesia
Phone: +6224 443XXX
Email: [email protected]
Semarang, 17th October 2020
Number: A01
Appendix: 1 Pricelist
Mrs. Andriani Kusuma
Headmaster of Rainbow Kindergarten
Cendrawasih Street No. 96, Semarang, Indonesia
Dear Mrs. Kusuma,
We are Artsy Stationery Company, engaged in stationery products and office appliances would like to offer you some brand new products for your school. The quality of our products is the finest and safest for young children. Also, we can offer affordable prices with a cash-back guarantee. The product list is available with the price list in the appendix attached.
We hope you are interested in our products. If you want to order our products, we will give you a 25% discount for the first purchase. For further information, please contact our hotline +6224 443XXX.
Thank you for your attention.
Best regards,
Diane Kumalasari[/su_box]
Contoh Surat Penawaran dalam Bahasa Inggris Modified Block Style
Bentuk ini masih digunakan juga untuk surat-menyurat yang bersifat formal, namun tidak sekaku contoh yang pertama. Format penulisan masih menggunakan rata kiri, namun pada bagian identitas pengirim surat dan tanda tangan pengirim, diletakkan sedikit ke tengah dari arah sisi kanan kerta. Penggunaan 1x (satu kali) Enter untuk memisahkan paragraf pun masih digunakan. Simak contohnya berikut:
[su_box title=”Surat Penawaran dalam Bahasa Inggris Modified Block Style”]
Flowery Store
Indigo Building Complex, Semarang, Indonesia
Phone: +6224 412XXX
Email: [email protected]
Semarang, 17th October 2020
Appendix: 1 Pricelist
Mrs. Indah Riantini
Owner of Indah Wedding Organizer
Merak Street No. 103, Kendal, Indonesia
Dear Mrs. Riantini,
We are Flowery Store, supplier of many kinds of flowers for various purposes and would like to offer you our products for your business. The quality of our flowers is the finest at an affordable price. Also, we can offer a cash-back guarantee. Flowers list is available with the price list in the appendix attached.
We hope you are interested in our products. If you want to order our products, we will give you a 25% discount for the first purchase. For further information, please contact our hotline +6224 412XXX.
Thank you for your attention.
Best regards,
Rosana Mulan[/su_box]
Contoh Surat Penawaran dalam Bahasa Inggris Intended/Semi Block Style
Yang membedakan bentuk surat penawaran intended atau sering juga disebut sebagai semi block style adalah paragrafnya yang menjorok ke dalam. Berbeda dengan kedua block style sebelumnya, jenis yang satu ini menggunakan format intended. Selain itu, pada bagian tanggal dan tanda tangan pengirim, posisinya hampir sama seperti pada modified block style. Perhatikan contohnya berikut:
[su_box title=”Surat Penawaran dalam Bahasa Inggris IntendedSemi Block Style”]
Semarang, 17th October 2020
Number: A01
Appendix: 1 Pricelist
Mrs. Rosa Andini
Owner of Nusantara Store
Elang Street No. 126, Semarang, Indonesia
Dear Mrs. Andini,
We are Paperfix Company, engaged in notebooks and various paper creative products would like to offer you some brand new products for your business. The quality of our product is the finest and has distinctive designs to match your store’s character. Also, we can offer affordable prices with a cash-back guarantee. The product list is available with the price list in the appendix attached.
We hope you are interested in our products. If you want to order our products, we will give you a 25% discount for the first purchase. For further information, please contact our hotline +6224 432XXX.
Thank you for your attention.
Best regards,
Andre Wicaksono[/su_box]
Contoh Surat Penawaran dalam Bahasa Inggris Menurut Isinya
Selain dari bentuk format penulisan suratnya, surat penawaran juga memiliki perbedaan terkait isi suratnya. Untuk lebih memahami terkait pembuatan contoh surat penawaran dalam Bahasa Inggris, simak beberapa contoh yang berhasil dikumpulkan berikut ini:
Contoh Surat Permintaan Penawaran dalam Bahasa Inggris
Ada kalanya, perusahaan membutuhkan produk atau jasa tertentu, namun tidak ada penawaran yang masuk secara khusus. Oleh karena itu, dibutuhkan surat pancingan berupa sebuah permintaan penawaran. Berikut contohnya:
[su_box title=”Surat Permintaan Penawaran dalam Bahasa Inggris”]
INDO LIGHT & CO. LTD
White Eagle Street 89
Semarang, Central Java, Indonesia
Ref: DS/RC
17th June 2020
Cepogo Creative Art Co.
Boyolali
Central Java, Indonesia
Dear Sir or Madam,
Subject: Request for Catalogue
We saw your advertisement in “Metal Art” a few days ago and were interested in your products.
Please let us have the details of your product together with the sample, terms of payment, and the price list. If the quality is satisfactory and the terms are reasonable, we will place a large order soon. Also, we hope you could give details of the discount and the fastest delivery, please.
We hope to receive your reply soon.
Best regards,
Prabu Andromeda
Sales Manager[/su_box]
Contoh Surat Penawaran Kerjasama dalam Bahasa Inggris
Contoh surat penawaran selanjutnya yang sering dicari yaitu penawaran kerjasama. Seperti namanya, surat ini menawarkan hubungan kerjasama antara si pengirim surat kepada calon klien yang dikirimi surat. Berikut contohnya:
[su_box title=”Surat Penawaran Kerjasama dalam Bahasa Inggris”]
Semarang, 17th October 2020
Mr. Galih Samudra
Operational Manager of Open Book Store
Rajawali St. No. 46, Semarang
Central Java
Dear Mr. Samudra,
We are a big company that engages in book printing and collaborates with many reputable companies across the nation. We want to offer collaboration with your company.
According to the information that we got, Open Book Store is needing the latest printed books supply. Therefore, we intend to become the book supplier for your store. Also, we can offer affordable prices with a cash-back guarantee. The product list is available with the price list in the appendix attached.
We hope you are interested in our proposal and waiting for your call for further discussion.
Thank you for your attention.
Best Regard,
Indira Jasmin
Sales Manager[/su_box]
Contoh Surat Penawaran Harga dalam Bahasa Inggris
Yang dimaksud dengan surat penawaran harga di sini adalah surat penawaran barang yang disertai dengan harga yang diberikan. Harga yang dicantumkan di dalam surat bisa dibuat dalam bentuk tabel ataupun harga kisaran. Contohnya yaitu:
[su_box title=”Surat Penawaran Harga dalam Bahasa Inggris”]
Luna Adira
Teratai Residency 68
Semarang
Dear Mrs. Adira,
We know it’s hard to make sure your family has a healthy lunch while you are also busy with work. Delivery service is everywhere, but not all of them are good to consume every day. For only Rp300.000 – Rp500.000 you can already make sure 4 of your family members get nutritious meals delivered to them for 5 – 7 days. You’ll love what we do, because:
- We have a lot of menus you can choose for each person each day
- We deliver all the lunch boxed to everyone everywhere they are in the city, starting at 12
- Our staff will notify you after each of your family members receive the food
- We also give free juice or milk boxes for kids
One of our customers says, “I don’t have to bother myself thinking about my family lunch anymore because of Creative Lunch.”
Our other customer says, “I can’t believe it is that easy to make sure my kids have some delicious yet healthy food for lunch even when I’m away!”
Call us at +6224 452XXX or email us at [email protected] to get our catalog menu and your first try. No more worrying about your family’s lunch!
P.S. Get 10% off for your first order!
Sincerely,
Naily Madina
Sales Manager
[/su_box]
Keberadaan contoh surat penawaran dalam Bahasa Inggris memang banyak dicari untuk memberikan gambaran seperti apa surat yang harus dibuat. Ada banyak jenis surat penawaran lainnya, namun contoh yang disebutkan di sini adalah beberapa yang paling sering dicari.
