Contoh Surat Permohonan Audiensi – Dalam kegiatan berorganisasi memang tidak akan asing dengan yang namanya istilah audiensi. Hal ini biasanya dilakukan untuk memperkenalkan organisasi, kepengurusan, atau bahkan pemberitahuan kegiatan kepada pihak tertentu.
Maka dari itu seringkali surat permohonan diberikan pada pihak yang dituju seperti lembaga atau pejabat tinggi. Untuk membuatnya, tentunya bisa mengacu pada berbagai contoh surat permohonan audiensi yang ada. Namun tidak hanya memohon kehadiran audiensi untuk acara atau kegiatan yang sedang diselenggarakan saja, yaitu sekaligus meminta bantuan dan juga dukungan.
Mulai dari dukungan materi maupun lainnya. Maka dari itu, ada baiknya untuk membuat surat sesuai contoh surat permohonan audiensi yang benar dan sesuai aturan. Sehingga surat permohonan pun bisa diterima dengan baik oleh pihak yang dituju. Misalnya saja pada sebuah acara Car Free Day yang diadakan di kota, maka pastikan untuk melakukan audiensi pada walikota.
Tujuannya adalah untuk menginfokan mengenai acara yang akan diadakan. Jelaskan secara rinci apa isi dari acara tersebut dan sekaligus untuk meminta kehadiran walikota. Lantas bagaimana cara agar surat permohonan tersebut bisa diterima dan sesuai prosedur? maka simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.
Apa Itu Pengertian Surat Permohonan Audiensi?
Surat Permohonan audiensi merupakan surat resmi yang bertujuan untuk mengajukan permohonan pada pihak yang dituju, baik itu lembaga atau pejabat tinggi. Tujuan utamanya adalah untuk meminta kehadiran, partisipasi hingga berbagai kepentingan. Mulai dari kepentingan bisnis antar perusahaan, sekolah instansi pemerintahan hingga organisasi berbagai pihak.
Bentuk surat audiensi ini biasa diajukan apabila suatu pihak ingin menyelenggarakan acara, misalnya saja ada masa yang ingin berdemo. Maka surat permohonan audiensi tersebut bisa diajukan kepada pihak yang berkaitan seperti polisi, pejabat daerah ataupun kepala instansi setempat.
Namun tidak hanya itu, terdapat pula banyak sekali tujuan dan keperluan untuk surat permohonan audiensi tersebut. Mulai dari surat audiensi untuk pelantikan, surat audiensi ke Presiden, pejabat daerah, pimpinan perusahaan hingga permohonan bantuan dana.
Jenis-Jenis Surat Permohonan Audiensi
Terdapat beberapa jenis surat permohonan audiensi yang biasa diajukan kepada pihak yang dituju. Mulai dari surat audiensi mahasiswa kepada rektor kampus, masyarakat pada pejabat daerah hingga suatu pihak ke sebuah perusahaan swasta. Adanya surat resmi satu ini dipergunakan untuk mendapatkan pertemuan dengan para pimpinan atau pejabat tersebut. Sehingga acara yang akan diadakan bisa berjalan lancar.
Setiap surat audiensi tersebut juga memiliki format dan tujuan yang berbeda sesuai dengan kepentingan masing-masing. Tentunya juga harus sudah sesuai dengan petunjuk dan format yang diberikan. Hal ini akan memudahkan penerima surat atau pihak yang dituju dalam mengerti maksud dan tujuan dari surat tersebut.
Bagian-Bagian Pada Surat
Dalam setiap surat resmi pasti memiliki bagian-bagian surat yang berbeda dan disesuaikan berdasarkan kepentingan. Berikut inilah bagian surat pada contoh surat permohonan audiensi yang bisa disimak, antara lain:
1. Kop Surat
Dalam contoh surat permohonan audiensi, terdapat beberapa hal penting yang harus ada. Tentunya harus berisikan keterangan satu ini sebagai petunjuk. Beberapa diantaranya adalah seperti Nomor surat, Lampiran Surat, Perihal atau Hal. Pastikan untuk mengisinya sesuai dengan maksud dan tujuan surat dibuat. Sehingga menunjukkan bahwa surat tersebut memang resmi.
2. Keterangan Pihak Yang Dimohonkan Izin Untuk Audiensi
Selain kop surat, bagian surat lainnya yaitu keterangan pihak yang dimohonkan izin untuk audiensi. Biasanya dalam bagian ini akan berisikan tulisan nama pejabat atau instansi yang dituju untuk audiensi. Tentunya bagian penting harus ada dan tidak boleh terlewatkan, sehingga surat bisa diterima dan tersampaikan dengan baik.
3. Waktu Pelaksanaan
Tidak hanya itu, waktu pelaksanaan juga sangat penting untuk dituliskan di dalam surat permohonan audiensi. Hal ini agar pihak yang dituju bisa mempertimbangkan apakah bisa menghadiri atau tidak. Selain itu, keterangan waktu juga untuk mengetahui kapan tujuan dari surat diinginkan, sehingga bisa diproses lebih lanjut nantinya.
4. Keterangan Tempat
Keterangan tempat juga berfungsi untuk memberitahukan dimana acara diadakan. Sehingga pihak yang dituju untuk audiensi tidak salah alamat. Hal ini akan membuat acara pun berjalan dengan lancar dan tanpa hambatan.
5. Isi Permohonan Audiensi
Tidak lupa pula dengan isi permohonan audiensi, maka pastikan untuk menuliskan maksud dan tujuan mengirimkan surat. Poin Satu ini sangatlah penting agar pihak yang dituju mengerti dengan benar apa yang dimaksudkan. Sehingga bukan tidak mungkin bisa menjadi pertimbangan yang baik.
6. Nama Dan Tanda Tangan Pihak Yang Mengajukan
Hal terakhir yang wajib ada dan menjadi bagian surat adalah nama dan juga tanda tangan pihak yang mengajukan. Bagian surat satu ini sangat penting untuk menginformasikan siapa pihak yang memang mengajukan surat permohonan audiensi tersebut. Pastinya juga dilengkapi dengan tanda tangan resmi.
Baca Juga: Contoh Surat Izin Permohonan Data
Contoh Surat Permohonan Audiensi
Setelah mengetahui pengertian, jenis-jenis surat permohonan audiensi dan bagian-bagian surat, maka langkah selanjutnya adalah menyimak beberapa contohnya. Tentunya contoh surat permohonan audiensi di bawah ini bisa jadikan pedoman, yaitu antara lain:
Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Rektor Universitas
Tujuan dari surat permohonan audiensi kepada rektor Universitas ini biasanya adalah untuk menghadiri sebuah acara atau memperkenalkan organisasi kepengurusan. Mulai dari organisasi, himpunan mahasiswa jurusan atau bahkan acara lainnya. Berikut inilah contohnya, antara lain:
[su_box title=”Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Rektor Universitas”]
Malang, 3 Oktober 2019
Nomor : xx/xx/xx/x/xxxx
Lampiran : 1 Lembar
Perihal : Permohonan Audiensi
Yth.
Rektor Universitas Muhammadiyah Malang
di Tempat
Dengan Hormat,
Sehubungan dengan terbentuknya kepengurusan baru Perhimpunan Mahasiswa Pecinta Alam UMM 2019, kami disini bermaksud untuk mengajukan permohonan Audiensi dengan Bapak Rektor Universitas Muhammadiyah Malang untuk memberikan arahan dan turut serta berpartisipasi menjaga lingkungan nasional. Sehingga nantinya akan berdampak baik pada lingkungan saat ini dan juga masa depan.
Demikian permohonan kami buat dan sampaikan, kami sangat berharap kehadiran bapak dalam acara yang kami buat. Atas perhatian dan partisipasi bapak, kami selaku perwakilan mengucapkan terima kasih sebanyak-banyaknya.
Hormat kami,
Pengurus Perhimpunan Mahasiswa Pecinta Alam UMM 2019
Ketua Wakil
Johnny Brian Soedibjo
[/su_box]
Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Gubernur
Surat resmi satu ini ditujukan untuk meminta kehadiran atau partisipasi Gubernur untuk suatu acara atau kegiatan yang diadakan. Dengan begitu kegiatan bisa berjalan lancar dan seperti yang diinginkan. Berikut inilah contohnya, antara lain:
[su_box title=”Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Rektor Universitas”]
Bandung, 16 Mei 2020
Nomor : xxx/xxx/xxx/x/xxxx
Lampiran : –
Perihal : Permohonan Audiensi
Kepada Yth,
Bapak Gubernur
Di Tempat
Dengan hormat,
Salam dan doa selalu kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, semoga Bapak dalam keadaan sehat dan sukses dalam menjalankan aktivitas sehari-hari. Amin.
Dengan dilaksanakan nya kegiatan yang akan dilaksanakan pada:
Waktu/tanggal : 01 s/d 07 Juni 2020
Tempat : Institut Teknologi Bandung
Maka kami selaku panitia pelaksana ingin mengajukan permohonan Audiensi kepada Bapak gubernur, untuk itu kami mengharapkan kerjasama yang baik demi terwujudnya kegiatan kami ini.
Demikian surat permohonan ini kami buat, semoga kita dalam lindungan Tuhan Yang Maha Esa. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih banyak.
Hormat Kami:
Panitia KOMSI 2020
Ketua Pelaksana Sekretaris
Bobby M. Handoyo Rani Hermansyah
NIM: 14 256 074 NIM: 13 253 170
Mengetahui:
Ketua HMJ Koordinator
Muhammad Roni M. Handoko J.
NIM : 10 503 044 NIM : 12 546 111
[/su_box]
Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Bupati
Pada umumnya surat permohonan audiensi kepada Bupati dibuat untuk memberitahukan sebuah kepengurusan organisasi, komunitas atau mengharapkan kehadiran dalam sebuah acara. Tentunya kedatangan dan partisipasi pejabat daerah menjadi hal yang diharapkan untuk kelangsungan acara. Berikut inilah contohnya, antara lain:
[su_box title=”Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Bupati”]
Pasuruan, 10 Agustus 2020
Nomor : xxx.xx.xx.xx.xxxx
Lampiran : –
Perihal : Permohonan Audiensi
Yth.
Bapak Bupati Pasuruan
Di Tempat
Assalamu’alaikum Wr.Wb
Puji syukur kehadirat Allah SWT dan do’a kami sampaikan semoga dalam menjalankan aktivitas sehari-hari senantiasa mendapatkan Rahmat dan HidayahNya. Amin.
Sehubungan dengan telah dilaksanakannya Konferensi Cabang (KONFERCAB) HMI Ke VI Pengurus Cabang Himpunan Mahasiswa Islam pada tanggal 1 Juli 2020 kemarin, yang telah menghasilkan seorang Ketua Umum yang baru. Maka kami bermaksud untuk dapat AUDIENSI kepada Bapak Bupati Pasuruan.
Demikianlah surat Permohonan Audiensi ini kami sampaikan, atas perhatian dan juga partisipasinya kami ucapkan banyak terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Hormat kami,
Mengetahui,
Pengurus Cabang
Himpunan Mahasiswa Islam Pasuruan
Pasuruan – Jawa Timur
Hilma Raffi
[/su_box]
Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Walikota
Tidak berbeda jauh dengan surat permohonan audiensi pada bupati, maka surat resmi yang ditujukan pada walikota ini memiliki maksud dan tujuan yang sama. Permohonan audiensi bertujuan untuk memberitahukan sebuah acara dan ketersediaan untuk ikut berpartisipasi, yaitu seperti contoh berikut.
[su_box title=”Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Walikota”]
Nomor : xxxx/xxx/xxx/xxx/xxxx
Lamp. :
Perihal : Permohonan Audiensi
Kepada Yang Terhormat
Ir. Tri Rismaharini, M.T.
(Walikota Surabaya)
Di
Surabaya
Assalamu’alaikum Warahmatullah Wabarakatuh.
Puji syukur kehadirat Allah SWT, semoga Taufik dan Hidayah Allah SWT selalu menyertai, agar kita tetap tegar dan maju tak gentar dalam perjuangan membela yang benar. Amin.
Sehubungan dengan berakhirnya masa jabatan Pengurus Cabang Partai Demokrat Kota Surabaya, serta akan digelarnya Musyawarah Cabang Partai Demokrat kota Surabaya, maka bersama surat Audiensi ini kami Pengurus cabang bermaksud untuk bersilaturahmi serta meminta dukungan demi kesuksesan dan kemajuan Partai. Sehingga akan terjalin dengan baik mengenai sinergitas antara Partai Demokrat kota Surabaya dengan Pemerintah Kota Surabaya. Adapun acara Audiensi ini kami berharap dapat dilaksanakan pada :
Hari/Tanggal : Rabu, 10 Maret 2020
Waktu : 10.00 WIB sd. selesai
Tempat : Balaikota
Demikian surat permohonan Audiensi ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasinya, kami ucapkan terimakasih sebanyak-banyaknya.
Wassalamu’alaikum wr. wb
Surabaya, 7 Maret 2020
DEWAN PENGURUS CABANG
PARTAI DEMOKRAT
[/su_box]
Baca Juga: Contoh Surat Permohonan Pindah Tugas
Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Camat
Untuk mengajukan surat permohonan audiensi kepada camat, tentunya ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Mulai dari bagian-bagian penting surat yang harus tercantum, maksud dan tujuan yang jelas dan lain sebagainya. Hal ini bisa menjadi pertimbangan seorang camat untuk menyetujui audiensi tersebut. Berikut inilah salah satu contohnya, antara lain:
[su_box title=”Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Camat”]
Surabaya, 16 Maret 2020
Nomor : xx/xx/xx/xx/xxxx
Lampiran :
Perihal : Permohonan Audiensi
Yth. Bapak Budi
Bapak Camat Benowo
di Surabaya
Assalamualaikum wr.wb
Kami selaku Panitia Rapat Terbuka Anggota Himpunan Mahasiswa Surabaya merencanakan kegiatan pelaksanaan Rapat Terbuka Anggota pada :
Hari/Tanggal : Senin, 23 Maret 2020
Waktu : 09.00 WIB
Tempat : Universitas Airlangga
Sehubungan dengan hal tersebut, kami panitia meminta kesediaan waktu Bapak Camat Benowo untuk bisa bertatap muka dan menghadiri acara Rapat Terbuka Anggota Himpunan Mahasiswa untuk menjelaskan tujuan kami menyelenggarakan rapat yang akan dilakukan pada pertengahan bulan Maret 2020 di Universitas Airlangga dan akan dihadiri oleh seluruh anggota himpunan mahasiswa Surabaya.
Dikarenakan rapat ini nantinya akan dihadiri oleh berbagai mahasiswa yang ada di Surabaya, maka kami berharap ketersediaan bapak untuk menjadi salah satu perwakilan pemerintah yang dapat memberikan pidato sambutan dalam pembukaan rapat tersebut.
Demikianlah hal ini dapat kami sampaikan dengan harapan bapak bisa berkenan untuk hadir dan ikut berpartisipasi. Atas perhatian yang diberikan, kami mengucapkan banyak terima kasih.
Mengetahui,
Ketua Himpunan Mahasiswa Surabaya
Rossa Agustina, S.Kom
[/su_box]
Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Kepala Desa
Tidak hanya bisa mengajukan permohonan audiensi kepada camat saja, namun berbagai pihak terkait juga bisa mengajukannya kepada kepala desa. Tentunya juga harus sesuai dengan tata aturan penulisan dan berbagai hal penting lainnya seperti contoh surat permohonan berikut ini.
[su_box title=”Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Kepala Desa”]
Bandung, 13 April 2020
Nomor : xx/xx/xx/xxxx
Lampiran : 3 (Tiga) Berkas
Perihal : Permohonan Audiensi
Yth. Bapak Bayu
Kades Cimekar
di Bayu
Assalamualaikum wr.wb
Kami selaku Panitia Rapat Terbuka Anggota Himpunan Mahasiswa Seni Bandung merencanakan kegiatan pelaksanaan Rapat Terbuka Anggota pada :
Hari/Tanggal : Sabtu / 20 April
Waktu : 10.00 WIB
Tempat : Ruang Serbaguna ITB
Kami selaku panitia meminta kehadiran Bapak Kepala Desa Cimekar untuk menyambung tali silaturahmi dan bertatap muka dalam acara Rapat Terbuka Anggota Himpunan Mahasiswa Seni. Hal ini dikarenakan untuk menjelaskan tujuan kami menyelenggarakan rapat yang akan dilakukan pada pertengahan bulan April 2020 di ruang serbaguna ITB. Tentunya nantinya juga akan dihadiri oleh seluruh anggota himpunan mahasiswa seni Bandung.
Sehubungan dengan rapat yang diadakan, maka kami berharap bapak bisa menjadi salah satu perwakilan pemerintah setempat dan memberikan pidato sambutan dalam pembukaan rapat terbuka tersebut.
Demikianlah hal yang bisa kami sampaikan, tentunya dengan harapan bapak bisa bersedia untuk memenuhinya dan turut hadir. Kami mengucapkan terima kasih sebanyak-banyaknya atas partisipasi dan kehadiran bapak.
Mengetahui,
Ketua Himpunan Seni Bandung
Yoga Pradipta, S. Sos
[/su_box]
Baca Juga: Contoh Surat Permohonan Dinas
Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Polres Setempat
Jika berniat untuk melakukan aksi atau acara organisasi lainnya, maka bisa pula dengan mengajukan audiensi pada polres setempat. Namun pastikan telah memenuhi aturan dan kebijakan yang telah ditetapkan, serta sampaikan maksud dan tujuan surat dengan jelas. Sehingga nantinya bisa menjadi sebuah pertimbangan yang baik seperti contoh yang ada berikut ini.
[su_box title=”Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Polres Setempat”]
Malang, 6 Oktober 2020
Nomor : xx/xx/xx/xxxx
Lampiran : –
Perihal : Permohonan Audiensi
Yth.
Kepala Polisi Resort Malang
di Tempat
Dengan Hormat,
Sehubungan dengan surat audiensi ini kami selaku pengurus Himpunan Mahasiswa Pecinta Alam Universitas Brawijaya bermaksud untuk mengajukan permohonan kepada Kapolres Malang beserta Jajaran yang akan dilaksanakan pada :
Hari, Tanggal : Sabtu, 15 Oktober 2020
Waktu : 10.00
Tempat : Polres Malang
Demikian Surat Permohonan Audiensi ini yang bisa kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasinya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Anton Wijaya Nabila
Ketua Perhimpunan Sekretaris
[/su_box]
Itulah informasi mengenai pengertian, jenis, bagian, dan contoh surat permohonan audiensi. Sebelum membuatnya, pastikan untuk mengerti dan paham tentang struktur penulisan surat resmi satu ini. Sehingga tujuan dan maksud yang ada tersampaikan dengan baik. Hal ini bisa menjadi pertimbangan apakah surat permohonan akan disetujui atau tidak.
Beberapa tips yang bisa digunakan agar surat permohonan audiensi tersebut mendapat respon baik adalah dengan cara selalu melakukan follow up. Cara ini bisa dibilang cukup penting, maka dari itu jangan lupa untuk memberikan nomor kontak yang bisa dihubungi. Selain itu, melibatkan para pejabat ataupun instansi dalam kegiatan untuk mendapatkan kepercayaan lebih.
