Contoh Surat Permohonan Audiensi

Dalam kegiatan berorganisasi memang tidak akan asing dengan yang namanya istilah audiensi. Hal ini biasanya dilakukan untuk memperkenalkan organisasi, kepengurusan, atau bahkan pemberitahuan kegiatan kepada pihak tertentu. Maka dari itu seringkali surat permohonan diberikan pada pihak yang dituju seperti lembaga atau pejabat tinggi. Untuk membuatnya, tentunya bisa mengacu pada berbagai contoh surat permohonan audiensi yang ada.

Namun tidak hanya memohon kehadiran audiensi untuk acara atau kegiatan yang sedang diselenggarakan saja, yaitu sekaligus meminta bantuan dan juga dukungan. Mulai dari dukungan materi maupun lainnya. Maka dari itu, ada baiknya untuk membuat surat sesuai contoh surat permohonan audiensi yang benar dan sesuai aturan. Sehingga surat permohonan pun bisa diterima dengan baik oleh pihak yang dituju.

Misalnya saja pada sebuah acara Car Free Day yang diadakan di kota, maka pastikan untuk melakukan audiensi pada walikota. Tujuannya adalah untuk menginfokan mengenai acara yang akan diadakan. Jelaskan secara rinci apa isi dari acara tersebut dan sekaligus untuk meminta kehadiran walikota. Lantas bagaimana cara agar surat permohonan tersebut bisa diterima dan sesuai prosedur? maka simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.


Apa Itu Pengertian Surat Permohonan Audiensi?

Apa Itu Pengertian Surat Permohonan Audiensi

Surat Permohonan audiensi merupakan surat resmi yang bertujuan untuk mengajukan permohonan pada pihak yang dituju, baik itu lembaga atau pejabat tinggi. Tujuan utamanya adalah untuk meminta kehadiran, partisipasi hingga berbagai kepentingan. Mulai dari kepentingan bisnis antar perusahaan, sekolah instansi pemerintahan hingga organisasi berbagai pihak.

Bentuk surat audiensi ini biasa diajukan apabila suatu pihak ingin menyelenggarakan acara, misalnya saja ada masa yang ingin berdemo. Maka surat permohonan audiensi tersebut bisa diajukan kepada pihak yang berkaitan seperti polisi, pejabat daerah ataupun kepala instansi setempat.  

Namun tidak hanya itu, terdapat pula banyak sekali tujuan dan keperluan untuk surat permohonan audiensi tersebut. Mulai dari surat audiensi untuk pelantikan, surat audiensi ke Presiden, pejabat daerah, pimpinan perusahaan hingga permohonan bantuan dana.


Jenis-Jenis Surat Permohonan Audiensi

Apa Itu Pengertian Surat Permohonan Audiensi

Terdapat beberapa jenis surat permohonan audiensi yang biasa diajukan kepada pihak yang dituju. Mulai dari surat audiensi mahasiswa kepada rektor kampus, masyarakat pada pejabat daerah hingga suatu pihak ke sebuah perusahaan swasta. Adanya surat resmi satu ini dipergunakan untuk mendapatkan pertemuan dengan para pimpinan atau pejabat tersebut. Sehingga acara yang akan diadakan bisa berjalan lancar.

Setiap surat audiensi tersebut juga memiliki format dan tujuan yang berbeda sesuai dengan kepentingan masing-masing. Tentunya juga harus sudah sesuai dengan petunjuk dan format yang diberikan. Hal ini akan memudahkan penerima surat atau pihak yang dituju dalam mengerti maksud dan tujuan dari surat tersebut.


Bagian-Bagian Pada Surat

Bagian-Bagian Pada Surat

Dalam setiap surat resmi pasti memiliki bagian-bagian surat yang berbeda dan disesuaikan berdasarkan kepentingan. Berikut inilah bagian surat pada contoh surat permohonan audiensi yang bisa disimak, antara lain:

1. Kop Surat

Dalam contoh  surat permohonan audiensi, terdapat beberapa hal penting yang harus ada. Tentunya harus berisikan keterangan satu ini sebagai petunjuk. Beberapa diantaranya adalah seperti Nomor surat, Lampiran Surat, Perihal atau Hal. Pastikan untuk mengisinya sesuai dengan maksud dan tujuan surat dibuat. Sehingga menunjukkan bahwa surat tersebut memang resmi.

2. Keterangan Pihak Yang Dimohonkan Izin Untuk Audiensi

Selain kop surat, bagian surat lainnya yaitu keterangan pihak yang dimohonkan izin untuk audiensi. Biasanya dalam bagian ini akan berisikan tulisan nama pejabat atau instansi yang dituju untuk audiensi. Tentunya bagian penting harus ada dan tidak boleh terlewatkan, sehingga surat bisa diterima dan tersampaikan dengan baik.

3. Waktu Pelaksanaan

Tidak hanya itu, waktu pelaksanaan juga sangat penting untuk dituliskan di dalam surat permohonan audiensi. Hal ini agar pihak yang dituju bisa mempertimbangkan apakah bisa menghadiri atau tidak. Selain itu, keterangan waktu juga untuk mengetahui kapan tujuan dari surat diinginkan, sehingga bisa diproses lebih lanjut nantinya.

4. Keterangan Tempat

Keterangan tempat juga berfungsi untuk memberitahukan dimana acara diadakan. Sehingga pihak yang dituju untuk audiensi tidak salah alamat. Hal ini akan membuat acara pun berjalan dengan lancar dan tanpa hambatan.

5. Isi Permohonan Audiensi

Tidak lupa pula dengan isi permohonan audiensi, maka pastikan untuk menuliskan maksud dan tujuan mengirimkan surat. Poin Satu ini sangatlah penting agar pihak yang dituju mengerti dengan benar apa yang dimaksudkan. Sehingga bukan tidak mungkin bisa menjadi pertimbangan yang baik.

6. Nama Dan Tanda Tangan Pihak Yang Mengajukan

Hal terakhir yang wajib ada dan menjadi bagian surat adalah nama dan juga tanda tangan pihak yang mengajukan. Bagian surat satu ini sangat penting untuk menginformasikan siapa pihak yang memang mengajukan surat permohonan audiensi tersebut. Pastinya juga dilengkapi dengan tanda tangan resmi.


Contoh Surat Permohonan Audiensi

Setelah mengetahui pengertian, jenis-jenis surat permohonan audiensi dan bagian-bagian surat, maka langkah selanjutnya adalah menyimak beberapa contohnya. Tentunya contoh surat permohonan audiensi di bawah ini bisa jadikan pedoman, yaitu antara lain:

Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Rektor Universitas

Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Rektor Universitas

Tujuan dari surat permohonan audiensi kepada rektor Universitas ini biasanya adalah untuk menghadiri sebuah acara atau memperkenalkan organisasi kepengurusan. Mulai dari organisasi, himpunan mahasiswa jurusan atau bahkan acara lainnya. Berikut inilah contohnya, antara lain:

Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Rektor Universitas

Malang, 3 Oktober 2019

Nomor        : xx/xx/xx/x/xxxx

Lampiran    : 1 Lembar

Perihal        : Permohonan Audiensi

Yth.

Rektor Universitas Muhammadiyah Malang

di Tempat

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan terbentuknya kepengurusan baru Perhimpunan Mahasiswa Pecinta Alam UMM 2019, kami disini bermaksud untuk mengajukan permohonan Audiensi dengan Bapak Rektor Universitas Muhammadiyah Malang untuk memberikan arahan dan turut serta berpartisipasi menjaga lingkungan nasional. Sehingga nantinya akan berdampak baik pada lingkungan saat ini dan juga masa depan.

Demikian permohonan kami buat dan sampaikan, kami sangat berharap kehadiran bapak dalam acara yang kami buat. Atas perhatian dan partisipasi bapak, kami selaku perwakilan mengucapkan terima kasih sebanyak-banyaknya.

Hormat kami,

Pengurus Perhimpunan Mahasiswa Pecinta Alam UMM 2019

Ketua                                                                                        Wakil

Johnny                                                                                 Brian Soedibjo


Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Gubernur

Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Gubernur

Surat resmi satu ini ditujukan untuk meminta kehadiran atau partisipasi Gubernur untuk suatu acara atau kegiatan yang diadakan. Dengan begitu kegiatan bisa berjalan lancar dan seperti yang diinginkan. Berikut inilah contohnya, antara lain:

Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Rektor Universitas

Bandung, 16 Mei 2020

Nomor      : xxx/xxx/xxx/x/xxxx

Lampiran  : –

Perihal      : Permohonan Audiensi

Kepada Yth,

Bapak Gubernur

Di Tempat

Dengan hormat,

Salam dan doa selalu kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, semoga Bapak dalam keadaan sehat dan sukses dalam menjalankan aktivitas sehari-hari. Amin.

Dengan dilaksanakan nya kegiatan yang akan dilaksanakan pada:

Waktu/tanggal  : 01 s/d 07 Juni 2020

Tempat                : Institut Teknologi Bandung

Maka kami selaku panitia pelaksana ingin mengajukan permohonan Audiensi kepada Bapak gubernur, untuk itu kami mengharapkan kerjasama yang baik demi terwujudnya kegiatan kami ini.

Demikian surat permohonan  ini kami buat, semoga kita dalam lindungan Tuhan Yang Maha Esa. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih banyak.

Hormat Kami:

Panitia KOMSI 2020

Ketua Pelaksana                                                                       Sekretaris

Bobby M. Handoyo                                                               Rani Hermansyah

NIM: 14 256 074                                                                     NIM: 13 253 170

Mengetahui:

Ketua HMJ                                                                              Koordinator

Muhammad Roni                                                                 M. Handoko J.

NIM : 10 503 044                                                              NIM : 12 546 111


Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Bupati

Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Bupati

Pada umumnya surat permohonan audiensi kepada Bupati dibuat untuk memberitahukan sebuah kepengurusan organisasi, komunitas atau mengharapkan kehadiran dalam sebuah acara. Tentunya kedatangan dan partisipasi pejabat daerah menjadi hal yang diharapkan untuk kelangsungan acara. Berikut inilah contohnya, antara lain:

Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Bupati

Pasuruan, 10 Agustus 2020

Nomor                : xxx.xx.xx.xx.xxxx

Lampiran        : –

Perihal                : Permohonan Audiensi

Yth.

Bapak Bupati Pasuruan

Di Tempat

Assalamu’alaikum Wr.Wb

Puji syukur kehadirat Allah SWT dan do’a kami sampaikan semoga dalam menjalankan aktivitas sehari-hari senantiasa mendapatkan Rahmat dan HidayahNya. Amin.

Sehubungan dengan telah dilaksanakannya Konferensi Cabang (KONFERCAB) HMI Ke VI Pengurus Cabang Himpunan Mahasiswa Islam pada tanggal 1 Juli 2020 kemarin, yang telah menghasilkan seorang Ketua Umum yang baru. Maka kami bermaksud untuk dapat AUDIENSI kepada Bapak Bupati Pasuruan.

Demikianlah surat Permohonan Audiensi ini kami sampaikan, atas perhatian dan juga  partisipasinya kami ucapkan banyak terima kasih.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb

Hormat kami,

Mengetahui,

Pengurus Cabang

Himpunan Mahasiswa Islam Pasuruan

Pasuruan – Jawa Timur

Hilma Raffi


Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Walikota

Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Walikota

Tidak berbeda jauh dengan surat permohonan audiensi pada bupati, maka surat resmi yang ditujukan pada walikota ini memiliki maksud dan tujuan yang sama. Permohonan audiensi bertujuan untuk memberitahukan sebuah acara dan ketersediaan untuk ikut berpartisipasi, yaitu seperti contoh berikut.

Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Walikota

Nomor : xxxx/xxx/xxx/xxx/xxxx

Lamp.  :

Perihal : Permohonan Audiensi

Kepada Yang Terhormat

Ir. Tri Rismaharini, M.T.

(Walikota Surabaya)

Di

Surabaya

Assalamu’alaikum Warahmatullah Wabarakatuh.

Puji syukur kehadirat Allah SWT, semoga Taufik dan Hidayah Allah SWT selalu menyertai, agar kita tetap tegar dan maju tak gentar dalam perjuangan membela yang benar. Amin.

Sehubungan dengan berakhirnya masa jabatan Pengurus Cabang Partai Demokrat Kota Surabaya, serta akan digelarnya Musyawarah Cabang Partai Demokrat kota Surabaya, maka bersama surat Audiensi ini kami Pengurus cabang bermaksud untuk bersilaturahmi serta meminta dukungan demi kesuksesan dan kemajuan Partai. Sehingga akan terjalin dengan baik mengenai sinergitas antara Partai Demokrat kota Surabaya dengan Pemerintah Kota Surabaya. Adapun acara Audiensi ini kami berharap dapat dilaksanakan pada :

Hari/Tanggal           : Rabu, 10 Maret 2020

Waktu                      : 10.00 WIB sd. selesai

Tempat                    : Balaikota

Demikian surat permohonan Audiensi ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasinya, kami ucapkan terimakasih sebanyak-banyaknya.

Wassalamu’alaikum wr. wb

Surabaya, 7 Maret 2020

DEWAN PENGURUS CABANG

PARTAI DEMOKRAT


Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Camat

Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Camat

Untuk mengajukan surat permohonan audiensi kepada camat, tentunya ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Mulai dari bagian-bagian penting surat yang harus tercantum, maksud dan tujuan yang jelas dan lain sebagainya. Hal ini bisa menjadi pertimbangan seorang camat untuk menyetujui audiensi tersebut. Berikut inilah salah satu contohnya, antara lain:

Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Camat

Surabaya, 16 Maret 2020

Nomor            : xx/xx/xx/xx/xxxx

Lampiran    :

Perihal            : Permohonan Audiensi

Yth. Bapak Budi  

Bapak Camat Benowo

di Surabaya

Assalamualaikum wr.wb

Kami selaku Panitia Rapat Terbuka Anggota Himpunan Mahasiswa Surabaya merencanakan kegiatan pelaksanaan Rapat Terbuka Anggota pada :

Hari/Tanggal   : Senin, 23 Maret 2020

Waktu             : 09.00 WIB

Tempat           : Universitas Airlangga

Sehubungan dengan hal tersebut, kami panitia meminta kesediaan waktu Bapak Camat Benowo untuk bisa bertatap muka dan menghadiri acara Rapat Terbuka Anggota Himpunan Mahasiswa untuk menjelaskan tujuan kami menyelenggarakan rapat yang akan dilakukan pada pertengahan bulan Maret 2020 di Universitas Airlangga dan akan dihadiri oleh seluruh anggota himpunan mahasiswa Surabaya.

Dikarenakan rapat ini nantinya akan dihadiri oleh berbagai mahasiswa yang ada di Surabaya, maka kami berharap ketersediaan bapak untuk menjadi salah satu perwakilan pemerintah yang dapat memberikan pidato sambutan dalam pembukaan rapat tersebut.

Demikianlah hal ini dapat kami sampaikan dengan harapan bapak bisa berkenan untuk hadir dan ikut berpartisipasi. Atas perhatian yang diberikan, kami mengucapkan banyak terima kasih.

Mengetahui,

Ketua Himpunan Mahasiswa Surabaya

Rossa Agustina, S.Kom


Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Kepala Desa

Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Kepala Desa

Tidak hanya bisa mengajukan permohonan audiensi kepada camat saja, namun berbagai pihak terkait juga bisa mengajukannya kepada kepala desa. Tentunya juga harus sesuai dengan tata aturan penulisan dan berbagai hal penting lainnya seperti contoh surat permohonan berikut ini.

Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Kepala Desa

Bandung, 13 April 2020

Nomor            : xx/xx/xx/xxxx

Lampiran    : 3 (Tiga) Berkas

Perihal            : Permohonan Audiensi

Yth. Bapak Bayu

Kades Cimekar

di Bayu

Assalamualaikum wr.wb

Kami selaku Panitia Rapat Terbuka Anggota Himpunan Mahasiswa Seni Bandung merencanakan kegiatan pelaksanaan Rapat Terbuka Anggota pada :

Hari/Tanggal   : Sabtu / 20 April

Waktu            : 10.00 WIB

Tempat           : Ruang Serbaguna ITB

Kami selaku panitia meminta kehadiran Bapak Kepala Desa Cimekar untuk menyambung tali silaturahmi dan bertatap muka dalam acara Rapat Terbuka Anggota Himpunan Mahasiswa Seni. Hal ini dikarenakan untuk menjelaskan tujuan kami menyelenggarakan rapat yang akan dilakukan pada pertengahan bulan April 2020 di ruang serbaguna ITB. Tentunya nantinya juga akan dihadiri oleh seluruh anggota himpunan mahasiswa seni Bandung.

Sehubungan dengan rapat yang diadakan, maka kami berharap bapak bisa menjadi salah satu perwakilan pemerintah setempat dan memberikan pidato sambutan dalam pembukaan rapat terbuka tersebut.

Demikianlah hal yang bisa kami sampaikan, tentunya dengan harapan bapak bisa bersedia untuk memenuhinya dan turut hadir. Kami mengucapkan terima kasih sebanyak-banyaknya atas partisipasi dan kehadiran bapak.

Mengetahui,

Ketua Himpunan Seni Bandung

Yoga Pradipta, S. Sos


Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Polres Setempat

Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Polres Setempat

Jika berniat untuk melakukan aksi atau acara organisasi lainnya, maka bisa pula dengan mengajukan audiensi pada polres setempat. Namun pastikan telah memenuhi aturan dan kebijakan yang telah ditetapkan, serta sampaikan maksud dan tujuan surat dengan jelas. Sehingga nantinya bisa menjadi sebuah pertimbangan yang baik seperti contoh yang ada berikut ini.

Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Polres Setempat

Malang, 6 Oktober 2020

Nomor            : xx/xx/xx/xxxx

Lampiran    : –

Perihal           : Permohonan Audiensi

 

Yth.

Kepala Polisi Resort Malang

di Tempat

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan surat audiensi ini kami selaku pengurus Himpunan Mahasiswa Pecinta Alam Universitas Brawijaya bermaksud untuk mengajukan permohonan kepada Kapolres Malang beserta Jajaran yang akan dilaksanakan pada :

Hari, Tanggal : Sabtu, 15 Oktober 2020

Waktu               : 10.00

Tempat             : Polres Malang

Demikian Surat Permohonan Audiensi ini yang bisa kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasinya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Anton Wijaya                                                                                  Nabila

Ketua Perhimpunan                                                                    Sekretaris

Itulah informasi mengenai pengertian, jenis, bagian, dan contoh surat permohonan audiensi. Sebelum membuatnya, pastikan untuk mengerti dan paham tentang struktur penulisan surat resmi satu ini. Sehingga tujuan dan maksud yang ada tersampaikan dengan baik. Hal ini bisa menjadi pertimbangan apakah surat permohonan akan disetujui atau tidak.

Beberapa tips yang bisa digunakan agar surat permohonan audiensi tersebut mendapat respon baik adalah dengan cara selalu melakukan follow up. Cara ini bisa dibilang cukup penting, maka dari itu jangan lupa untuk memberikan nomor kontak yang bisa dihubungi. Selain itu, melibatkan para pejabat ataupun instansi dalam kegiatan untuk mendapatkan kepercayaan lebih.

Contoh Surat Permohonan Audiensi 

Leave a Comment