Contoh Surat Resmi Sekolah – Sudah menjadi suatu kewajaran kalau sebuah sekolah mengeluarkan surat. Surat yang dikeluarkan oleh sekolah bersifat resmi dan kedinasan. Artinya, surat ini memiliki kepentingan tertentu untuk pihak yang ditujukannya.
Misalnya, pemberitahuan resmi, permohonan izin, pengumuman, dan sebagainya. Dalam artikel ini, ada beberapa contoh surat resmi sekolah guna berbagai keperluan. Bagian-bagian surat resmi sekolah sama halnya seperti surat resmi lainnya.
Bagian paling atas adalah kop surat yang memuat nama sekolah lengkap dengan alamat dan nomor telepon, serta logo. Kemudian, nomor surat dan perihal yang menjelaskan maksud dari surat tersebut. Untuk tanggal penulisan surat, bisa ditulis sebelum nomor surat dan perihal ataupun sesudahnya.
Fungsi Surat Resmi Sekolah
Sebelum masuk ke bagian contoh surat resmi sekolah, perlu diketahui dulu fungsinya dari surat ini. Apabila memahami fungsinya dengan baik, maka surat pun tidak akan dibuat sembarangan. Inilah beberapa fungsi dari surat resmi sekolah:
- Bukti tertulis yang sah terkait adanya pengambilan kebijakan atau pengumuman resmi lainnya.
- Arsip sekolah sebagai dokumentasi hal-hal yang pernah dikerjakan atau dilaksanakan.
- Dokumen legal yang bisa dipergunakan sebagai referensi oleh orang tua atau wali murid.
- Bahan rekapan untuk mengevaluasi perkembangan sekolah.
Melihat pentingnya surat resmi sekolah, maka si pembuatnya harus paham tujuan pembuatan surat. Walaupun di bawah ini ada beberapa macam contoh surat resmi sekolah, bukan berarti semuanya bisa digunakan untuk acara yang sama. Sesuaikan dengan kebutuhan agar tidak terjadi salah paham oleh si penerima.
Contoh Surat Resmi Sekolah
Selanjutnya, masuk ke bagian inti surat, yaitu pembukaan, isi, dan penutup. Jangan lupa untuk mencantumkan nama lengkap dari penanggung jawab, yakni umumnya adalah kepala sekolah. Bagian ini wajib untuk menambah kepercayaan si pembaca surat tersebut. Untuk lebih jelasnya, simak contoh surat resmi sekolah yang ada di bawah ini.
Baca Juga: Contoh Surat Kuasa Pengambilan BPKB
Contoh Surat Resmi Sekolah Undangan Rapat Orang Tua
[su_box title=”Surat Resmi Sekolah Undangan Rapat Orang Tua”]
[KOP SURAT]
Tangerang Selatan, 8 Januari 2020
Nomor : 101/EKS/I/2020
Lampiran : –
Perihal : Undangan
Kepada Yang Terhormat
Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid Kelas IX (Sembilan)
SMP Budi Luhur Bhakti
Tahun Ajaran 2019/2020
di tempat
Dengan Hormat,
Salam sejahtera bagi kita semua. Kami mendo’akan semoga Bapak/Ibu sekeluarga selalu dalam keadaan sehat wal afiat selalu dalam lindungan-Nya. Amin.
Melalui surat ini kami mengundang Bapak/Ibu Orang Tua/Walil Murid kelas IX (sembilan) SMP Budi Luhur Bhakti untuk berkenan hadir pada:
Hari/Tanggal : Jumat, 10 Januari 2020
Waktu : 09.00 WIB – selesai
Acara : Rapat Persiapan Ujian Nasional Tahun Ajaran 2019/2020 dan perihal lainnya
Tempat : Gedung Aula SMP Budi Luhur Bhakti
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Mengingat adanya sejumlah hal penting yang akan disampaikan, maka kami mohon Bapak/Ibu dapat menghadiri acara tersebut. Atas perhatian dan partisipasi Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih sebesar-besarnya.
Kepala Sekolah,
Tuti Hartoto, M.Pd
NIP. …[/su_box]
Contoh Surat Resmi Sekolah Undangan Rapat Guru
[su_box title=”Surat Resmi Sekolah Undangan Rapat Guru”]
[KOP SURAT]
No. : 422/SMK/EKS/IV/2020
Lamp. : –
Hal : Undangan Rapat
Kepada
Yth. Wakasek, Guru, Staf, dan Karyawan
SMK se-Kota Bekasi
di tempat
Assalamu’alaikum Wr.Wb
Dengan hormat,
Dalam rangka menyambut tahun ajaran baru periode 2020/2021, maka dengan ini kami selaku panitia yang ditunjuk oleh Dinas Pendidikan Kota Bekasi mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada:
Hari, tanggal : Kamis, 9 April 2020
Waktu : 13.00 – 15.00 WIB
Tempat : Ruang Aula Utama SMK Karya Pembangunan Bangsa
Agenda Rapat : Sosialisasi Kurikulum Tahun Ajaran 2020/2021
Demikian undangan ini kami sampaikan. Kami berharap Bapak/Ibu dapat hadir sesuai pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan banyak terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Bekasi, 7 April 2020
Kepala Sekolah
Dra. Ira Mayasari Yuli
NIP. …[/su_box]
Contoh Surat Resmi Sekolah Pemberitahuan Kegiatan Study Tour
[su_box title=”Surat Resmi Sekolah Pemberitahuan Kegiatan Study Tour”]
[KOP SURAT]
Yogyakarta, 15 Januari 2020
Nomor : 12/SMP/EKS/I/2020
Perihal : Pemberitahuan Acara Study Tour
Lampiran : Rincian Biaya dan Agenda Kegiatan
Yang terhormat,
Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid
Kelas VIII SMP Pembangunan Melati
di tempat
Dengan hormat,
Berdasarkan hasil rapat orang tua dan wali murid pada Jumat, 10 Januari 2020 yang lalu, SMP Pembangunan Melati akan mengadakan acara Study Tour yang wajib diikuti oleh seluruh siswa kelas VIII. Acara Study Tour ini akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Kamis, 23 Januari 2020
Waktu berangkat : 08.00 WIB
BIaya per siswa : Rp750.000,- (tujuh ratus lima puluh ribu rupiah)
Tujuan : Terlampir beserta rincian biaya
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Mengingat dalam rangkaian acara tersebut siswa/i akan diberikan lembar kerja sebagai salah satu penilaian beberapa mata pelajaran, maka seluruh murid kelas VIII wajib berpartisipasi. Atas perhatian dan izin yang diberikan Bapak/Ibu Orang Tua Wali Murid, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Kepala Sekolah SMP Pembangunan Melati
Budi Wibowo Bhakti, M.Pd
NIP. …..[/su_box]
Contoh Surat Resmi Sekolah Permohonan Sumbangan
[su_box title=”Surat Resmi Sekolah Permohonan Sumbangan”]
[KOP SURAT]
Bogor, 14 Mei 2020
Nomor : 101/EX/SMP/V/2020
Lampiran : Rincian Biaya
Perihal : Surat Permohonan Bantuan Dana
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid
SMP Negeri 5 Sumber Asih
di tempat
Assalamu’alaikum Wr.Wb
Dengan hormat,
Kami haturkan salam dan do’a kepada Bapak/Ibu Orang Tua/Wali seluruh murid SMP Negeri 5 Sumber Asih. Semoga kita semua selalu mendapat perlindungan dan keberkahan dari Allah SWT.
Dengan ini, kami ingin memberitahukan kepada Bapak/Ibu Orang Tua/Wali murid bahwa berkaitan dengan keberlangsungan proses belajar mengajar (KBM) terdapat beberapa pembangunan yang dilakukan. Pembangunan ini berkaitan dengan fasilitas dan infrastruktur yang mendukung kelancaran proses belajar mengajar (KBM) tersebut.
Mengingat besarnya biaya yang dibutuhkan, maka kami mohon bantuan Bapak/Ibu Orang Tua/Wali murid untuk berkenan memberikan sumbangan. Adapun beberapa pembiayaan yang harus dipenuhi telah kami lampirkan secara terperinci bersama surat ini.
Demikian surat permohonan bantuan biaya ini kami buat dan sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Hormat Kami,
Kepala Sekolah
Dra. Yati Sumiyati
NIP. …[/su_box]
Contoh Surat Resmi Sekolah Kegiatan OSIS
[su_box title=”Surat Resmi Sekolah Kegiatan OSIS”]
[KOP SURAT]
Kota Bekasi, 15 Juni 2020
No. : 098/OSIS/EKS/VI/2020
Lamp. : –
Hal : Undangan Tamu Pentas Seni
Kepada Yth.
Ketua OSIS
SMA Pembangunan Jaya Bangsa
di tempat
Dengan Hormat,
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya acara Pentas Seni Tahunan SMA Taruna Jaya Mandiri, kami selaku pengurus OSIS mengundang seluruh ketua OSIS SMA di Kota Bekasi untuk menghadiri acara tersebut. Adapun acara akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Jumat/19 Juni 2020
Pukul : 15.00 WIB – selesai
Tempat : Lapangan SMA Taruna Jaya Mandiri
Acara : Pentas Seni Tahunan SMA Taruna Jaya Mandiri “Kreasi Anak Muda Millennial”
Kami berharap Saudara/i dapat menghadiri acara tersebut atau mengirimkan perwakilannya sebanyak 2 (dua) orang. Mohon konfirmasi kehadiran beserta nama perwakilan ke Wulan (082189009123) paling lambat hari Kamis, 18 Juni 2020.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Ketua OSIS
SMA Taruna Jaya Mandiri
Deni Wijaya Shakti
NIM. …[/su_box]
Contoh Surat Resmi Sekolah Pengumuman Hari Libur
[su_box title=”Surat Resmi Sekolah Pengumuman Hari Libur”]
[KOP SURAT]
Tangerang, 28 Mei 2020
No. : 121/EKS/V/2020
Lamp. : –
Hal : Pemberitahuan Libur Sekolah
Kepada
Yth. Orang Tua/Wali Murid Kelas VII – VIII
SMP Purna Bhakti Telaga
di tempat
Assalamu’alaikum Wr.Wb
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami pihak sekolah ingin menyampaikan pengumuman terkait libur sekolah semester genap (semester II) kepada Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid SMP Purna Bhakti Telaga kelas VI – VII. Adapun pemberitahuan libur tersebut, sebagai berikut:
- Libur Akhir Semester dimulai pada tanggal 1 – 26 Juni 2020.
- Masuk kembali ke sekolah dan memulai semester 2 tahun ajaran 2020/2021 pada tanggal 29 Juni 2020.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan dan mohon kerja sama kepada Orang Tua/Wali Murid untuk tetap memantau putera/i-nya di rumah agar melakukan kegiatan yang positif.
Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya.
Wassalamu’alaikum Wr.Wb
Kepala Sekolah,
Budi Jumantri Harmoko
NIP. …[/su_box]
Baca Juga: Contoh Surat Keputusan
Contoh Surat Resmi Sekolah Pengambilan Rapor
[su_box title=”Surat Resmi Sekolah Pengambilan Rapor”]
[KOP SURAT]
Nomor : 122/EKS/SMP/2020
Perihal : Pembagian Rapor
Kepada Yang Terhormat
Orang Tua/Wali Murid Kelas VII dan VIII
di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan telah berakhirnya kegiatan belajar mengajar pada semester genap tahun ajaran 2019/2020, maka kami mengundang Bapak/Ibu Orang Tua/Wali murid kelas VII & VIII untuk hadir pada:
Hari/Tanggal : Sabtu/19 Juni 2020
Waktu : 08.00 – 10.00 WIB
Tempat : Ruang kelas masing-masing murid
Acara : Pembagian Rapor Kenaikan Kelas
Demikian surat undangan ini kami buat. Mohon agar Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid dapat hadir dalam acara tersebut mengingat ada beberapa hal yang akan disampaikan, baik secara umum maupun khusus terkait perkembangan anak-anak di sekolah. Atas perhatian serta partisipasi Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih sebesar-besarnya.
Tangerang, 16 Juni 2020
Kepala Sekolah
Hj. Nining Surtini S, S.Pd, M.Pd
NIP. …[/su_box]
Contoh Surat Resmi Sekolah Untuk Pemberitahuan Pembayaran
[KOP SURAT]
[su_box title=”Surat Resmi Sekolah Untuk Pemberitahuan Pembayaran”]
Bekasi, 13 Februari 2020
Nomor : 12/II/2020
Lampiran : –
Perihal : Pemberitahuan Pembayaran SPP
Kepada Yang Terhormat,
Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid
di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan hasil pemantauan tim Tata Usaha kami, anak Bapak/Ibu Orang Tua/Wali dari:
Nama : Ayu Ningsih Pratiwi
Kelas : VII B
Masih menunggak uang SPP selama 3 (tiga) bulan, yakni sebesar Rp1.200.000,- (satu juta dua ratus ribu rupiah).
Apabila Bapak/Ibu Orang Tua/Wali murid sedang mengalami kendala, maka hal ini bisa didiskusikan dengan pihak sekolah. Mengingat sekolah pun harus tetap menjalankan kegiatan belajar mengajar (KBM) dan operasional lainnya yang membutuhkan biaya.
Kami harap Bapak/Ibu Orang Tua/Wali murid dalam memaklumi kondisi tersebut dan segera menyelesaikan uang tunggakan SPP.
Demikian kami sampaikan kepada Bapak/Ibu. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah
Dra. Cut Sriyasih, M.Pd
NIP. …[/su_box]
Contoh Surat Resmi Sekolah Kegiatan Penyuluhan
[su_box title=”Surat Resmi Sekolah Kegiatan Penyuluhan”]
[KOP SURAT]
Bekasi, 7 Januari 2020
No. : 021/EKS/I/2020
Lamp. : –
Hal : Acara Kegiatan Penyuluhan
Kepada Yth.
Orang Tua/Wali Murid
SMA Negeri 1 Kota Bekasi
di tempat
Dengan Hormat,
Salam sejahtera semoga Bapak/Ibu senantiasa diberikan kesehatan serta perlindungan dari Tuhan Yang Maha Esa.
Sehubungan dengan adanya kerja sama antara SMA Negeri 1 Kota Bekasi dengan Badan Narkotika Nasional RI, kami akan menyelenggarakan acara penyuluhan terkait Narkotika dan Obat-Obatan Terlarang pada:
Hari, tanggal : Kamis, 9 Januari 2020
Pukul : 09.00 – 12.00 WIB
Agenda :
- Tes urine siswa
- Penyuluhan Bahaya Narkotika dan Mengenal Obat-Obatan Terlarang Lainnya
Tempat : Aula Utama SMA Negeri 1 Kota Bekasi
Terkait adanya agenda tes urine yang diberlakukan kepada seluruh siswa, maka pada hari tersebut seluruh siswa/i diwajibkan membawa sample urine masing-masing dari rumah ke dalam tempat urine yang telah kami berikan. Adapun hasil akan kami sampaikan kepada Orang Tua/Wali Murid secara rahasia melalui surat khusus. Mohon Bapak/Ibu Orang Tua/Wali murid turut memantau hal ini.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Kepala Sekolah,
Agung Wicaksono Priyadi, M.Pd
NIP. …[/su_box]
Baca Juga: Contoh Surat MOU
Contoh Surat Resmi Sekolah Untuk Pemberitahuan Biaya Buku dan Seragam
[su_box title=”Surat Resmi Sekolah Untuk Pemberitahuan Biaya Buku dan Seragam”]
[KOP SURAT]
Tangerang, 25 Juni 2020
Nomor : 123/VI/2020
Lampiran : Rincian Biaya
Hal : Pemberitahuan Biaya Buku dan Seragam Tahun Ajaran Baru 2020/2021
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid
SMA Jaya Wijaya Bhakti
di tempat
Dengan Hormat,
Salam teriring doa kami haturkan kepada Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid seluruh siswa/i SMA Jaya Wijaya Bhakti. Semoga kita semua selalu berada dalam kasih sayang-Nya serta diberikan kesehatan sekeluarga. Amin.
Selanjutnya, mengingat akan masuknya periode tahun ajaran baru, yakni periode 2020/2021, maka melalui surat ini kami beritahukan rincian biaya buku pelajaran serta seragam untuk masing-masing kelas. Adapun rincian harga buku dan lainnya bisa Bapak/Ibu lihat pada lampiran yang kami sertakan bersama surat ini.
Mengingat penggunaan buku pelajaran serta seragam menunjang kelancaran proses belajar mengajar (KBM), maka kami harap Bapak/Ibu dapat membayarkannya saat hari pertama masuk sekolah, yaitu pada tanggal 20 Juli 2020.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Salam hormat,
Kepala Sekolah,
Jajang Hidayat, M.Pd
NIP. …[/su_box]
Contoh Surat Resmi Sekolah Untuk Pemberitahuan Kegiatan Berkemah
[su_box title=”Surat Resmi Sekolah Untuk Pemberitahuan Kegiatan Berkemah”]
[KOP SURAT]
Serang, 14 Oktober 2020
Nomor : 19/KGS/EKS/X/2020
Lamp. : –
Hal : Pemberitahuan Kegiatan Perkemahan Pramuka
Kepada Yang Terhormat,
Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid Kelas VII & VIII
SMP Pembangunan Negeri Cahya
di tempat
Assalamu’alaikum Wr.Wb
Dengan hormat,
Salam teriring doa kami sampaikan kepada Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid kelas VII dan VIII. Semoga kita semua senantiasa berada di bawah perlindungan Tuhan Yang Maha Esa, serta diberikan kesehatan dan kasih sayang-Nya.
Sehubungan dengan adanya kegiatan ekstrakurikuler Pramuka, kami pihak sekolah akan mengadakan acara Perkemahan Sabtu-Minggu (PERSAMI) yang akan diselenggarakan pada:
Hari, Tanggal : Sabtu-Minggu, 17-18 Oktober 2020
Pukul : 16:00 WIB (di hari Sabtu) – 10.00 WIB (di hari Minggu)
Agenda : Kegiatan Pramuka Berkemah
Tempat : Bumi Perkemahan Anjungan Lestari Hijau
Peserta : Seluruh siswa/i kelas VII dan VIII SMP Pembangunan Negeri Cahya
Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mohon agar Bapak/Ibu dapat mengizinkan putera/i-nya berpartisipasi dalam rangkaian kegiatan Perkemahan Sabtu-Minggu (PERSAMI) sesuai jadwal di atas. Apabila ada hal-hal yang ingin Bapak/Ibu tanyakan atau konfirmasi, mohon untuk menghubungi pihak panitia sekaligus pembina pada kontak berikut:
- Bapak Jaya (0812-1212-8289) – khusus siswa kelas VII
- Ibu Lestari (0821-8890-1256) – khusus siswi kelas VII
- Bapak Jono (0812-9999-1212) – khusus siswa kelas VIII
- Ibu Mega (0812-5856-0090) – khusus siswi kelas VIII
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan untuk diketahui Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid kelas VII dan VIII. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Salam hormat,
Kepala Sekolah,
Hamzah Hidayat Wijayanto, M.Pd
NIP. …[/su_box]
Ada banyak sekali kegiatan yang membutuhkan surat resmi dari sekolah. Beberapa contoh surat resmi sekolah di atas adalah referensi untuk kegiatan-kegiatan yang sering dilakukan. Umumnya surat diberikan ke murid agar diteruskan ke orang tua atau wali mereka 3 (tiga) hari sebelum kegiatan tersebut dilaksanakan. Namun untuk surat pemberitahuan atau pengumuman yang tidak mendesak, bisa diterbitkan kapan saja sesuai kebutuhan.
Selain pihak sekolah, organisasi yang di dalamnya pun bisa mengeluarkan surat resmi, misalnya OSIS atau perkumpulan ekstrakurikuler. Hanya saja keluarnya surat ini tetap harus diketahui oleh pihak sekolah sebab kepala sekolah adalah penanggung jawab dari seluruh kegiatan yang dilaksanakan oleh sekolah tersebut.
