10+ Contoh Surat Resmi dan Cara Membuat

Contoh Surat Resmi – Ketika menulis surat untuk kepentingan kantor, organisasi atau urusan formal lain, jenis surat yang digunakan adalah surat resmi. Surat ini tentu berbeda dari surat lain terlebih surat pribadi. Bagi seseorang yang belum pernah menulisnya, berbagai contoh surat resmi bisa menjadi media pembelajaran yang efektif.

Meskipun teknologi semakin berkembang, dalam urusan formal, surat masih sangat dibutuhkan. Oleh karena itu, skill dalam menulis surat, terutama surat resmi perlu dimiliki setiap orang. Dengan begitu, saat diminta menulis surat resmi, pembuat surat tidak akan kesulitan.

Untuk bisa membuat surat resmi yang baik, pertama-tama tentu dibutuhkan pengetahuan yang cukup mengenai surat resmi dan cara membuatnya. Nah, berikut ini akan dikupas secara tuntas segala hal mengenai surat tersebut dan contoh surat resmi yang benar.

Pengertian Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh perseorangan, organisasi, maupun instansi tertentu, yang sifatnya formal dan berkepentingan resmi. Tahukah anda apa perbedaan dari surat resmi dengan surat biasa? Sebenarnya, surat resmi dan surat tak resmi(surat biasa) jelas berbeda mulai dari penulisan hingga penggunaan bahasa.

Jika bahasa yang digunakan dalam sebuah surat masih menggunakan bahasa sehari-hari maka itu disebut surat tak resmi atau surat biasa. Surat resmi dibuat dalam berbagai kegiatan resmi seperti di sekolah, dinas atau di berbagai instansi pemerintah. Untuk memahami surat resmi bisa melihat contoh surat resmi.

Hal yang pertama kali penting dipahami ketika mempelajari surat resmi adalah pengertian dan isi surat itu sendiri. Surat resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh perorangan atau lembaga baik organisasi maupun perusahaan yang bersifat formal atau resmi. Tujuan dituliskannya surat resmi itu sendiri yakni berkomunikasi dengan pihak lain secara formal.

Berbeda dari seperti surat pribadi yang tidak terikat oleh aturan, penulisan surat resmi harus sesuai dengan kaidah penulisan ejaan bahasa Indonesia. Selain itu, surat resmi juga harus ditulis dengan bahasa yang baku dan isinya juga harus jelas serta efektif.

Fungsi Surat Resmi

Meskipun sama-sama surat, surat resmi berbeda dengan surat tidak resmi. Salah satu faktor yang membedakan kedua surat ini adalah fungsinya. Bisa dikatakan bahwa surat resmi memiliki fungsi khusus yang tidak bisa ditemukan pada surat lainnya.

Fungsi surat resmi sendiri adalah sebagai berikut:

1. Sarana Informasi

Fungsi utama dari surat resmi yakni sebagai sarana pertukaran atau penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain. Surat resmi juga bisa digunakan untuk memberitahukan hal-hal khusus pada pihak lain. Melalui surat resmi, informasi yang disampaikan akan jauh lebih kredibel atau terpercaya.

2. Bukti Tertulis

Tidak seperti surat-surat lain, surat resmi memiliki isi yang bisa dipertanggungjawabkan. Artinya isi surat resmi terikat oleh hukum. Oleh karena itulah, surat resmi bisa dijadikan bukti tertulis yang otentik dan juga dapat dipercaya.

3. Alat Pengingat

Surat pengingat juga bisa berfungsi sebagai alat pengingat. Dari surat-surat yang ada, penerima bisa mengingat berbagai hal yang mungkin nanti diperlukan oleh penerima, baik perorangan maupun lembaga.

4. Pedoman Kerja

Surat resmi juga bisa dijadikan pedoman kerja. Namun, tidak semua surat bisa dijadikan pedoman dalam melaksanakan sesuatu. Surat yang bisa dijadikan pedoman hanyalah surat yang berisi langkah-langkah pengerjaan suatu kegiatan.

Dalam penulisan surat resmi, penulis harus mencantumkan tanggal dan waktu penulisan. Hal ini membuat surat resmi bisa dijadikan sebuah bukti.

Ciri-ciri Surat Resmi

Surat resmi dan surat tidak resmi mudah dibedakan meskipun hanya dengan sekali lihat. Hal tersebut dikarenakan surat resmi memiliki struktur dan ciri yang sangat berbeda dari surat tidak resmi. Ciri-ciri surat resmi antara lain:

1. Ada Kop Surat

Salah satu hal yang membedakan surat resmi dari surat tidak resmi adalah adanya kop atau kepala surat. Biasanya kop surat kerap digunakan oleh organisasi atau instansi. Hal ini dilakukan supaya penerima mengetahui pihak pengirim.

Kop surat biasanya memuat informasi mengenai pengirim surat seperti nama instansi, alamat, atau bidang usaha. Selain itu dengan adanya kop, surat akan terlihat lebih formal.

2. Nomor Surat

Sebuah surat akan dikatakan resmi jika memiliki nomor surat. Selain surat yang dikeluarkan oleh individu, nomor surat akan ditemui pada surat resmi. Fungsi dari nomor surat sendiri yakni untuk pengarsipan pengirim surat.

Dalam menuliskan nomor surat, tidak ada aturan baku yang mengikat secara khusus. Setiap instansi atau organisasi bebas menentukan format dari nomor surat yang dikeluarkannya. Hanya saja pada umumnya nomor surat memuat informasi mengenai nomor urut surat, tanggal surat dikeluarkan, dan kode tujuan surat.

3. Lampiran dan Perihal

Lampiran dan perihal juga merupakan bagian yang pasti ada pada surat resmi. Perihal menunjukan isi atau inti dari surat yang ditulis. Sementara itu, lampiran pada surat resmi berisi mengenai jumlah dokumen lain selain surat yang turut dilampirkan.

Pada surat resmi lampiran biasanya memuat dokumen tambahan yang disebutkan di dalam surat. Namun, lampiran ini juga tidak harus selalu ada pada surat resmi. Jika surat tidak melampirkan dokumen lain, maka pada lampiran ditulis (-).

4. Salam Pembuka dan Penutup Menggunakan Bahasa Resmi

Setiap surat pasti memiliki salam pembuka dan salam penutup. Namun, pada surat resmi salam tersebut menggunakan bahasa resmi, bukan bahasa santai. Biasanya surat resmi akan diawali dengan ucapan salam seperti “Hormat kami” atau “Dengan hormat”, dan sebagainya.

5. Menggunakan Bahasa Baku dan Isinya Eksplisit

Ciri lain dari surat resmi yakni gaya bahasa yang digunakan. Dalam menulis surat formal atau resmi, gaya bahasa yang harus digunakan adalah bahasa baku. Acuan untuk mengetahui apakah bahasa yang telah digunakan tepat atau tidak adalah kamus besar bahasa Indonesia (KBBI) dan ejaan bahasa Indonesia (EBI).

Selain itu, isi surat resmi juga ditulis secara eksplisit. Artinya apa yang ditulis adalah yang dimaksud. Surat resmi tidak menggunakan kata-kata kiasan dan juga kata yang bermakna. Isi surat ini ditulis secara singkat, padat, dan jelas.

6. Ada Cap atau Stempel

Surat resmi juga mudah diidentifikasi dari adanya cap atau stempel. Meskipun tidak selalu ada, namun terkadang surat resmi membubuhkan cap atau stempel. Biasanya pihak yang menggunakan cap ini adalah instansi atau organisasi.

Umumnya cap atau stempel akan dibubuhkan di atas tanda tangan pengirim. Fungsi dari cap atau stempel pada surat ini yakni sebagai penguat bahwa surat tersebut benar-benar dikirim oleh pengirim.

7. Menggunakan Sistematika atau Format Tertentu

Ketika menulis surat resmi, penulis surat tidak bisa menulis dengan asal. Ada aturan penulisan yang harus dipatuhi. Ciri khas dari surat resmi yakni menggunakan format dan struktur tertentu yang telah ditetapkan.

Macam-Macam Surat Resmi

Surat resmi sendiri terdiri dari beberapa macam jenis. Masing-masing jenis surat resmi biasanya memiliki format yang berbeda. Berikut ini merupakan beberapa jenis surat resmi dilihat dari isinya:

1. Surat Undangan atau Panggilan

Salah satu jenis surat resmi adalah surat undangan atau surat panggilan. Sama seperti namanya, surat ini dikirim dengan maksud memanggil atau mengundang penerima surat. Contoh surat ini antara lain surat panggilan kerja, surat panggilan polisi, surat undangan rapat, dan lain sebagainya.

2. Surat Keputusan

Jenis surat resmi lainnya adalah surat keputusan. Surat ini bertujuan untuk memberikan keputusan pada hal-hal yang belum jelas. Biasanya surat ini dikeluarkan atau ditulis oleh atasan untuk bawahannya.

Surat keputusan kerap ditemukan pada instansi atau perusahaan atau lembaga. Contoh surat keputusan antara lain surat pengangkatan pegawai, surat keputusan pemindahan karyawan, dan lain sebagainya.

3. Surat Permohonan

Ketika ingin mengajukan permohonan atau permintaan terhadap suatu hal, jenis surat resmi yang digunakan adalah surat permohonan. Surat ini bisa ditulis oleh perorangan untuk perorangan, perorangan untuk lembaga atau instansi, dan oleh lembaga untuk lembaga lain.

Contoh dari surat permohonan antara lain surat permohonan cerai, surat permohonan bantuan dana, dan lain sebagainya.

4. Surat Perintah

Surat perintah merupakan bagian dari jenis surat resmi. Surat ini biasanya dikeluarkan oleh atasan dan ditujukan untuk bawahan. Isi dari surat perintah biasanya berupa instruksi kepada bawahan atau penerima surat untuk melakukan suatu hal.

Biasanya surat ini ditemukan pada suatu lembaga, instansi, atau perusahaan. Contoh surat resmi ini adalah surat perintah perjalanan dinas.

5. Surat Kuasa

Apabila suatu pihak tidak bisa melaksanakan hal tertentu dan ingin melimpahkan wewenangnya pada pihak lain, surat kuasa merupakan surat yang digunakan. Saat mengantongi surat ini, maka pihak penerima telah diberi wewenang untuk melaksanakan atau mendapatkan hak dari penulis.

Surat ini biasanya dibuat jika penulis berhalangan untuk melaksanakn suatu hal, sehingga perlu menghadirkan wakilnya. Contoh sura kuasa adalah surat penyerahan kuasa untuk mengambil uang di bank, surat kuasa pengambilan ijazah, dan lain sebagainya.

6. Surat Edaran

Surat edaran merupakan surat resmi yang memuat informasi yang disebarkan atau ditujukan kepada kalangan tertentu. Selain informasi, terkadang surat edaran juga memuat pemberitahuan yang harus disebarkan pada target atau penerima.

Surat ini kerap ditemukan di sekolah, instansi, atau lembaga. Contoh surat edaran yakni surat edaran pengumuman ujian, surat edaran libur perusahaan, dan lain sebagainya.

7. Surat Perjanjian Kontrak Kerja

Surat perjanjian kontrak kerja juga merupakan bagian dari surat resmi. Surat ini biasanya dikeluarkan atau ditulis oleh perusahaan atau instansi dan ditujukan pada perorangan. Isi dari surat perjanjian adalah hak dan kewajiban karyawan perusahaan dan pihak perusahaan.

Penerima surat perjanjian biasanya karyawan yang baru saja direkrut. Surat ini bersifat mengikat dan biasanya akan ada sejumlah denda apabila salah satu pihak mengingkari isi kontrak atau surat perjanjian.

8. Surat Niaga

Surat niaga atau surat dagang merupakan surat yang digunakan untuk keperluan transaksi sebuah benda. Umumnya surat ini ditulis oleh penjual dan ditujukan untuk pembelinya. Tidak semua transaksi membutuhkan surat niaga.

Hanya transaksi yang bernilai besar saja yang menggunakan surat ini. Salah satu contoh dari surat niaga adalah surat transaksi jual-beli tanah. Selain itu surat pembelian rumah juga merupakan contoh dari surat niaga.

Cara Penulisan Surat Resmi

Seperti yang diketahui, penulisan surat resmi terikat oleh aturan-aturan baik dari sisi format surat maupun bahasa yang digunakan. Oleh karena itu, penulis surat harus memahami tata cara penulisan surat resmi yang baik dan benar.

1. Format Surat Resmi

Sebelum memahami cara penulisan surat resmi, penulis surat harus mengetahui format atau bagian yang menyusun surat resmi terlebih dahulu. Meskipun masing-masing jenis surat resmi memiliki format atau bagian yang berbeda, secara umum struktur surat resmi disusun oleh:

1. Kop Surat atau kepala surat yang menunjukan identitas pengirim surat.
2. Nomor surat untuk memudahkan pengarsipan bagi penerima, dan penghitungan surat bagi pengirim.
3. Tanggal surat memuat informasi mengenai waktu saat surat diterbitkan.
4. Perihal berisi mengenai isi atau topik yang dibahas pada surat.
5. Lampiran. Merupakan bagian yang memberikan informasi pada penerima mengenai jumlah dokumen tambahan selain surat yang diterima.
6. Alamat Tujuan surat berisi mengenai tujuan atau penerima surat dan juga alamat penerima.
7. Salam pembuka ditulis untuk membuka sebelum masuk pada isi surat.
8. Isi surat merupakan bagian inti surat yang menjelaskan maksud dan tujuan surat resmi. Biasanya terletak di bagian tengah surat.
9. Penutup surat resmi biasanya menjelaskan tentang kesimpulan surat dan ucapan terima kasih.
10. Salam Penutup merupakan bagian akhir surat yang juga menunjukan kesopanan pengirim surat.
11. Tanda tangan pengirim. Surat resmi baru dianggap surat resmi jika telah ditandatangani oleh pimpinan lembaga, atau pejabat yang berwenang.
12. Tembusan. Bagian ini dituliskan jika ada pihak lain yang perlu mengetahui isi surat yang dikirim. Tembusan ditulis pada bagian kiri bawah surat.

2. Contoh Pengaplikasian Format Surat Resmi

PT Randu Jaya
Jl. Jendral Ahmad Yani No 8, Yogyakarta ——> 1
Telp: (0274) 598765

Nomor : 06/SK/RJ/IV/2020 —> 2 2 April 2020 —> 3

Lampiran :-  —–> 4

Perihal : Pengangkatan Pegawai Baru —-> 5

Kepada Yth. Saudara Andriyani

Jalan Raflesia No. 45 Kabupaten Purbalingga —-> 6

Dengan Hormat, —-> 7

Berdasarkan seleksi pegawai yang telah dilakukan, saudara Andriyani dinyatakan LOLOS SELEKSI dan akan diangkat sebagai pegawai tetap PT Randu Jaya untuk mengisi posisi yang dilamar. —–> 8

Demikian surat ini disampaikan. Untuk informasi lebih lanjut, akan diumumkan dalam waktu dekat. ——>9

Hormat kami, ——>10

Direktur PT Randu Jaya—–> 11

Farahita

Berdasarkan surat diatas dapat diketahui bahwa:

1. Kepala surat resmi berisi mengenai informasi dan identitas pengirim surat. Biasanya kepala surat memuat nama lembaga, alamat, dan juga nomor yang bisa dihubungi. Terkadang kepala surat juga memuat alamat email lembaga pengirim.
2. Nomor surat terdiri dari serangkaian angka dan huruf yang memuat informasi surat tersebut. Misalnya pada contoh di atas, angka 06 artinya dalam bulan April surat tersebut adalah surat ke enam yang dikeluarkan. SK merupakan jenis surat yakni surat keputusan. RJ adalah nama perusahaan. Sedangkan IV menunjukan bahwa surat dibuat pada bulan April. Sementara 2020 menunjukan tahun pembuatan.
3. Tanggal pembuatan surat adalah 2 April 2020.
4. Pada surat diatas, lampiran ditulis (-) karena pada surat tidak ada dokumen lain yang perlu disertakan.
5. Perihal merupakan inti atau maksud dari surat, dalam hal ini adalah pengangkatan pegawai baru.
6. Pada surat di atas, alamat tujuan memuat nama penerima surat dan juga alamat dimana penerima tinggal untuk saat ini.
7. “Dengan hormat“ merupakan salam pembuka. Pada surat resmi, ini merupakan salam yang paling sering digunakan. Bahkan, hampir setiap surat, pasti menyertakan frasa ini sebagai salam pembuka.
8. Isi surat di atas yakni pemberitahuan keputusan perusahaan untuk mengangkat penerima menjadi pegawai baru di perusahaan tersebut. Isi surat resmi ditulis dengan singkat, padat, dan jelas.
9. Penutup surat berisi mengenai kesimpulan dan akhir surat.
10. Sebagai salam penutup, frasa “Hormat kami” adalah yang paling banyak ditemukan dan digunakan.
11. Direktur Randu Jaya adalah pihak yang bertanggung jawab terhadap isi surat, karena itulah tanda tangan dicantumkan atas nama direktur.

Cara Membuat Surat Resmi

Setelah mengetahui format surat resmi secara umum dan bagaimana aplikasinya dalam surat resmi, selanjutnya penulis surat harus memahami cara membuat surat resmi. Tidak seperti surat pribadi atau surat non-formal, surat resmi terikat oleh berbagai aturan, sehingga penulisannya harus benar-benar diperhatikan.

Berikut ini merupakan cara penulisan surat resmi:

1. Cara Menuliskan Kop atau Kepala Surat

Penulisan surat resmi dimulai dari kop atau kepala surat. Dalam menulis kepala surat setidaknya penulis harus menuliskan empat poin utama yakni nama instansi atau perusahaan, alamat, nomor yang bisa dihubungi, dan logi instansi.

Kepala surat ditulis dengan huruf kapital dan ditebalkan serta dipertebal. Posisi kop adalah berada bagian atas surat. Jika surat resmi ditulis melalui aplikasi Word, penulis bisa menggunakan menu header dan footer untuk mempermudah penulisan.

2. Cara Menuliskan Nomor, Perihal, dan Lampiran

Nomor, perihal, dan lampiran biasanya terletak di sebelah kiri atas surat. Penulisan perihal dan lampiran tidak memerlukan sesuatu yang khusus. Untuk perihal, penulis hanya perlu menuliskan inti atau tujuan dikeluarkannya surat.

Sedangkan pada lampiran, penulis hanya perlu menuliskan jumlah dokumen yang turut dilampirkan bersama surat. Jika tidak ada dokumen lain yang dilampirkan, maka bagian lampiran hanya perlu ditulis (-).

Yang memerlukan perhatian khusus adalah penulisan nomor surat. Hal ini disebabkan, nomor surat tidak bisa ditulis sembarangan. Biasanya masing-masing instansi mempunyai cara penulisan nomor suratnya tersendiri.

Akan tetapi, secara umum nomor surat memuat informasi tentang urutan surat, jenis surat resmi, lembaga yang mengeluarkan surat, dan waktu pembuatan surat. Jadi, penulis hanya perlu menuliskan nomor surat sesuai dengan urutannya.

3. Cara Menuliskan Alamat Tujuan Surat

Alamat tujuan ditulis di bawah lampiran atau perihal. Biasanya alamat ditulis dua kali yakni pada amplop dan pada surat. Penulisan alamat sendiri diawali dengan “Kepada” sebagai penghormatan.

Setelah kepada, penulis juga harus menuliskan kata “Yang terhormat” atau lebih sering disingkat “Yth” yang disusul dengan nama panggilan seperti “Bapak, Ibu, Saudara atau Saudari”.

Penulisan nama tujuan ditulis setelah nama panggilan. Biasanya setelah menuliskan nama, penulis juga perlu menuliskan gelar yang dimiliki penerima surat. Setelah nama penerima, penulis bisa menuliskan alamat penerima.

Jika alamat tujuan ditulis di tua tempat, maka pada sampul alamat bisa ditulis dengan lengkap. Sementara pada surat, alamat bisa diganti dengan “di tempat”

4. Cara Menuliskan Salam Pembuka, Isi, Penutup, dan Salam Penutup

Ketika menuliskan surat resmi, penulis harus memperhatikan tata bahasa yang digunakan. Surat resmi ditulis dengan bahasa baku yang sesuai dengan KBBI dan juga ejaan bahasa Indonesia.

Untuk salam pembuka, penulis bisa menggunakan kata “Dengan hormat,”. Jika diperlukan sambutan juga bisa dituliskan setelah salam pembuka. Sambutan ini bisa berupa ucapan syukur maupun penjelasan mengenai dikeluarkannya surat tersebut.

Setelah menulis salam pembuka dan pembuka, penulis bisa menuliskan isi surat. Hal yang perlu diperhatikan dalam menulis isi surat resmi adalah tidak bertele-tele, singkat, padat, jelas, dan efisien.

Tulis informasi apa saja yang harus diketahui oleh penerima terkait dengan surat yang ditulis. Jika surat resmi berupa undangan, maka tanggal, dan tempat merupakan informasi krusial yang harus disampaikan.

Sedangkan untuk penutup, penulis bisa menuliskan ucapan terimakasih, harapan, dan permohonan maaf serta kalimat penutup.

Baca Juga: Contoh Surat Teguran

Contoh-contoh Surat Resmi

Agar dapat menulis surat resmi dengan baik, selain memahami format dan cara penulisan surat, penulis juga perlu terus berlatih untuk melatih keterampilan. Untuk mempermudah penulisan surat resmi, penulis dapat menggunakan berbagai contoh surat resmi sebagai referensi.

Nah, di bawah ini merupakan beberapa contoh surat resmi dari berbagai macam jenis surat:

 Contoh Surat Resmi Undangan

Pada surat resmi undangan, hal yang paling mencolok yang membedakannya dengan surat resmi lain adalah adanya tanggal, dan tempat kegiatan. Bisa dibilang hal ini merupakan bagian yang terpenting pada surat undangan resmi. Contoh surat resmi undangan adalah sebagai berikut:

1. Contoh Surat Undangan OSIS

Contoh Surat Undangan Perusahaan

 Contoh Surat Resmi Lamaran Kerja

Surat lamaran kerja merupakan salah satu contoh surat resmi. Hanya saja, pada surat ini tidak ditemukan kepala surat. Saat menulis surat lamaran kerja, penulis harus memperhatikan bahasa yang digunakan, dan kelengkapan data penunjang.

Nah, di bawah ini merupakan contoh surat lamaran kerja:

 Contoh Surat Resmi Perusahaan

Surat yang ditulis atau dikeluarkan oleh sebuah perusahaan harus berupa surat resmi. Ada berbagai jenis surat resmi yang dikeluarkan perusahaan. Berikut ini merupakan beberapa contoh surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan:

Contoh Surat Resmi Perusahaan

Lembaga yang kerap menggunakan surat resmi untuk berkomunikasi dengan pihak lain adalah sekolah. Hampir semua surat yang ditulis oleh sekolah berupa surat resmi. Hal ini dikarenakan sebagian besar urusan sekolah bersifat resmi atau formal.

Kira-kira apa saja surat yang sering dikeluarkan oleh sekolah? Berikut contoh surat resmi yang dikeluarkan sekolah: