Contoh Surat Perjanjian Penahanan Ijazah – Dalam pembuatan surat perjanjian penahanan ijazah berikut penting diketahui, terutama bagi calon karyawan yang akan mendaftar di perusahaan dengan syarat tahan ijazah. Pihak perusahaan biasanya mempunyai alasan tersendiri kenapa memberlakukan hal tersebut.
Misalnya tidak ingin jika karyawannya resign sebelum kontrak berakhir. Alasan lain yakni menjamin kinerja karyawan, karena tak jarang ditemukan karyawan yang melanggar SOP perusahaan. Dengan kebijakan penahanan tersebut, diharapkan bahwa karyawan tidak lagi mengulangi pelanggaran lagi.
Namun, sebaiknya calon karyawan membaca dengan detail dan menanyakan jika ada hal yang kurang jelas sebelum menandatangani perjanjian penahanan ijazah. Hal tersebut untuk mengetahui bagaimana prosedur jika suatu saat ijazah tersebut dibutuhkan, resign saat kontrak belum habis, atau hal lainnya untuk menghindari kejadian yang tidak diinginkan.
Contoh Surat Perjanjian Penahanan Ijazah
Saat perusahaan memutuskan untuk menahan ijazah setiap karyawannya, mereka harus membuat surat perjanjian terlebih dahulu dengan persetujuan karyawan tersebut. Surat ini bersifat formal yang dibedakan menjadi pembuka, isi dan penutup. Berikut ini contohnya.
Contoh Surat Penahanan Ijazah Bagian Pembuka
Bagian pembuka surat berisi judul surat dan nama dari pihak pihak yang terlibat dalam penahanan ijazah, misalnya direktur dan bagian atau staf informasi. Berikut selengkapnya.
[su_box title=”Surat Penahanan Ijazah Bagian Pembuka”]
SURAT PERJANJIAN PENAHANAN IJAZAH
Kami yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Nama lengkap pihak pertama
Jabatan : Direktur
No Telp : no telepon pihak pertama
Dalam hal ini bertindak sebagai perusahaan dan untuk selanjutnya disebut pihak pertama
Nama : nama lengkap pihak pertama
Jabatan : Bagian informasi
No Telp : no telepon pihak kedua
Dalam hal ini bertindak sebagai perusahaan dan untuk selanjutnya disebut pihak kedua[/su_box]
Baca Juga: Contoh Surat Perjanjian Gadai
Contoh Surat Perjanjian Penahanan Ijazah Bagian Isi dan Penutup
[su_box title=”Surat Perjanjian Penahanan Ijazah Bagian Isi dan Penutup”]
Berisi penjelasan bahwa ijazah tersebut sudah diserahkan kepada divisi terkait untuk disimpan hingga jangka waktu yang disepakati. Berikut selengkapnya.
Pihak pertama sudah menyerahkan ijazah atas nama “nama karyawan yang bersangkutan” kepada pihak kedua untuk disimpan sebagai penjamin kinerja selama bekerja di PT xx xx . Nantinya dokumen tersebut akan diserahkan kepada yang bersangkutan setelah menyelesaikan masa percobaan selama dua bulan / kontrak selama satu tahun / mengundurkan diri dengan syarat tertentu.
Tempat, Tanggal Bulan Tahun
Yang menyerahkan Yang menerima
xxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx[/su_box]
Contoh Surat Perjanjian Penahanan Ijazah (Surat Tanda Terima)
Ijazah merupakan dokumen yang sangat penting dan jangan sampai hilang atau rusak. Jika seseorang menerimanya perusahaan setelah masa penahanan ijazah berakhir, surat tanda terima mungkin dibutuhkan. Berikut ini contoh selengkapnya.
[su_box title=”Surat Perjanjian Penahanan Ijazah (Surat Tanda Terima)”]
SURAT KETERANGAN SERAH TERIMA IJAZAH
Yang bertanda tangan berikut ini:
Nama : nama karyawan terkait
Status : staff / kepala divisi bagian….
Alamat : alamat lengkap karyawan terkait
Nomor induk karyawan : Nomor Induk karyawan jika ada
Dengan ini menerangkan bahwa
Telah menerima ijazah atas nama “karyawan yang bersangkutan” dari perusahaan tempat kami dengan tempat tanggal lahir…….. dari Sekolah atau Universitas………… dengan nomor ijazah nasional……………
Demikian surat keterangan serah terima ijazah ini dibuat dengan sebenar-benarnya. Sebelum dan sesudahnya kami ucapkan terimakasih
Tempat…. tanggal…. bulan…. tahun…
Mengetahui
Direktur PT…….
Nama lengkap tanda tangan nama lengkap karyawan dan tanda tangan[/su_box]
Contoh Surat Perjanjian Penahanan Ijazah (Tanda Terima Jaminan )
Surat tanda terima dibutuhkan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan misalnya hilangnya ijazah yang disimpan perusahaan atau karyawan yang lupa bahwa dokumen tersebut sudah diambil. Karena itu, saat menyerahkan dokumen setelah masa penahanan ijazah berakhir, tanda terima jaminan harus dibuat. Berikut contoh format suratnya.
[su_box title=”Surat Perjanjian Penahanan Ijazah (Tanda Terima Jaminan )”]
TANDA TERIMA JAMINAN
Nomor surat jika ada
Pada hari…… tangal….. bulan…. tahun…. telah terima dari :
Nama : Nama lengkap karyawan yang bersangkutan
Alamat : alamat lengkap
Jabatan : jabatan di perusahaan terkait
No Hp : nomor telepon karyawan yang bersangkutan
Dokumen berupa ijazah atas nama:
Nama : Nama yang bersangkutan
Nomor Ijazah : Nomor ijazah nasional
Tahun lulus : yang tertera dalam ijazah
Universitas / sekolah : lulus dari mana karyawan tersebut
Demikian surat tanda terima ijazah ini dibuat. Jika masa training atau percobaan sudah berakhir, karyawan diharuskan membawa surat ini saat ingin mengambil ijazah tersebut.
Yang menyerahkan
(nama lengkap dan tanda tangan karyawan yang bersangkutan)
Tempat…… tanggal………. bulan……….. tahun
Penerima
Nama lengkap dan tanda tangan direktur / manajer / pihak yang menerima ijazah
Jabatan yang menerima ijazah
[/su_box]
Baca Juga: Contoh Surat Perjanjian Kontrak
Contoh Surat Perjanjian Penahanan Ijazah (Pernyataan Kesediaan Karyawan Menyerahkan Ijazahnya ke Perusahaan)
Surat ini dibutuhkan sebagai bukti bahwa karyawan yang bersangkutan bersedia untuk menyerahkan ijazahnya kepada perusahaan terkait jika dinyatakan lulus seleksi. Ini dibutuhkan agar tidak ada tuntutan dari pihak karyawan di kemudian hari.
Surat perjanjian ini juga sebagai bukti kesediaan karyawan untuk mematuhi aturan perusahaan, salah satunya dengan menahan ijazah sebagai jaminan kinerja atau lainnya. Berikut contohnya
[su_box title=”Surat Perjanjian Penahanan Ijazah (Pernyataan Kesediaan Karyawan Menyerahkan Ijazahnya ke Perusahaan)”]
Saya yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama : Nama karyawan yang bersangkutan
Tempat / Tanggal lahir : Tempat tanggal lahir karyawan yang bersangkutan
Jenis Kelamin : Laki-Laki / perempuan
Agama : Agama karyawan yang bersangkutan
Alamat : Alamat lengkap karyawan yang bersangkutan
Dengan ini menyatakan bahwa saya bersedia dan tanpa paksaan untuk menyerahkan ijazah asli saya ke perusahaan……………………….. setelah dinyatakan lulus seleksi dan diterima menjadi karyawan.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan tanpa ada paksaan dari siapapun. Jika kemudian hari, pernyataan yang saya buat tersebut bermasalah, maka segala resiko yang diakibatkan akan saya tanggung.
Tempat….. tanggal…… bulan…… tahun
Yang membuat pernyataan
Materai 6000
Nama lengkap dan tanda tangan
[/su_box]
Contoh Surat Perjanjian Penahanan Ijazah (Bukti Perusahaan Menerima Ijazah dari yang Bersangkutan)
Selain pihak karyawan yang berhak menerima bukti penahanan ijazah, pihak perusahaan juga perlu membuat surat pernyataan. Surat pernyataan tersebut berisi bahwa pihak perusahaan sudah menerima ijazah dari yang bersangkutan. Berikut contohnya.
[su_box title=”Surat Perjanjian Penahanan Ijazah (Bukti Perusahaan Menerima Ijazah dari yang Bersangkutan)”]
KOP SURAT BERISI NAMA PERUSAHAAN, ALAMAT KANTOR dan NO TELEPON
Nomor surat : x /jxx / xx
SURAT TANDA TERIMA
Yang bertanda tangan berikut ini, saya menyatakan bahwa sudah menerima ijazah dari karyawan PT terkait bernama:
Nama : Nama lengkap karyawan yang bersangkutan
NIK : Nomor Induk Karyawan
Jabatan : Jabatan Karyawan
No ijazah : Nomor seri ijazah nasional
Sebagai jaminan setelah karyawan dinyatakan diterima sebagai karyawan perusahaan. Ijazah akan ditahan selama dua bulan saat masa training atau selama kontrak berlangsung.
Demikian surat tanda terima ini dibuat untuk digunakan sewaktu-waktu
Tempat………. tanggal….. bulan…. tahun……
Yang menerima
Manajer / Direktur PT yang bersangkutan
Nama lengkap dan tanda tangan
[/su_box]
Contoh Surat Perjanjian Penahanan Ijazah Bagian Point-Point Yang Harus Ada
Undang undang ketenagakerjaan tidaklah mengatur dengan rinci penahanan ijazah karyawan di suatu perusahaan. Berdasarkan kitab undang-undang hukum pidana atau KUHP hal tersebut tidaklah melanggar hukum karena bukan merupakan tindak pidana.
Penahanan ijazah dibolehkan asal sesuai kesepakatan kedua belah pihak yakni calon karyawan dan perusahaan. Berikut point-point yang harus ada dalam surat perjanjian penahanan ijazah.
[su_box title=”Surat Perjanjian Penahanan Ijazah Bagian Point-Point Yang Harus Ada”]
. Pernyataan bahwa calon pekerja bersedia menyerahkan ijazah nya sebagai jaminan selama ia bekerja dalam waktu tertentu.
. Menyebutkan dengan jelas batas waktu penahanan ijazah, apakah selama masa kontrak kerja, ataukah dalam waktu training atau percobaan kerja saja.
. Maksud dari penahanan ijazah tersebut. Perusahaan perlu memberikan alasan yang jelas kenapa dokumen penting tersebut harus diserahkan sebagai jaminan. Apakah perusahaan menerapkannya kepada semua karyawan, ataukah hanya karyawan tertentu yang menempati posisi penting. Jelaskan juga jika penahanan ijazah bertujuan agar karyawan tidak keluar sebelum masa kontrak berakhir.
. Jelaskan bagaimana prosedur jika karyawan tersebut mengundurkan diri sebelum habis masa kontrak kerja. Apakah karyawan diwajibkan membayar sejumlah denda untuk menebus ijazah tersebut. Jika iya, sebutkan berapa jumlah dendanya.
Berdasarkan undang undang ketenagakerjaan sendiri, jika ada pihak yang resign sebelum kontrak kerja berakhir, maka ia diwajibkan membayar ganti rugi. Penahanam ijazah juga bukan untuk kepentingan perusahaan semata-mata. Namun, kedua belah pihak sama-sama mempunyai kekuatan hukum atas perjanjian kerja yang ditandatangani.
Berdasarkan pasal 1338 KUHP, perjanjian akan dianggap sah dan berfungsi sebagai undang undang bagi para pihak yang menyetujui nya. Secara hukum, para pihak juga berkewajiban untuk mematuhi isi dari perjanjian tersebut. Jika salah satu pihak melanggar hukum, maka jalur hukum dapat ditempuh.
Sebagai contoh, seorang karyawan PKWT dipekerjakan oleh perusahaan untuk jangka waktu satu tahun. Namun, karyawan tersebut mengundurkan diri saat baru menjalani kontrak sembilan bulan. Maka, ia harus membayar ganti rugi kepada perusahaan sebesar tiga bulan gaji sesuai dengan masa kontrak yang belum dijalani.
Jika suatu perusahaan mempunyai kebijakan untuk menahan ijazah setiap karyawan sesuai kesepakatan para pihak, hal itu tidak melanggar hukum. Tetapi perusahaan wajib untuk menyerahkan dokumen tersebut setelah karyawan yang bersangkutan sudah habis masa kontrak penahanan ijazahnya. Jika dalam waktu yang disepakati ijazah masih juga ditahan, maka karyawan dapat melaporkannya ke pihak terkait.[/su_box]
Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Menyetujui Penahanan Ijazah
Saat seseorang baru saja diterima di suatu perusahaan, mungkin ada satu poin dalam perjanjian yang menyatakan bahwa ijazahnya akan ditahan. Dokumen tersebut akan ditahan selama calon karyawan tersebut bekerja disana.
Mungkin, bagi fresh graduate terasa membingungkan. Akan muncul pertanyaan apakah boleh ijazah ditahan? Bagaimana aturannya jika dokumen penting tersebut dipegang oleh perusahaan terkait hingga waktu tertentu? Berikut ini informasi menarik seputar penahanan ijazah.
1. Penahanan Ijazah dalam Undang-Undang
Undang-undang ketenagakerjaan sendiri tidak mengatur penahanan ijazah secara eksplisit. Karena itu tidak ada larangan bagi perusahaan yang ingin menahan ijazah karyawannya. Penahanan dalam hal ini dilakukan melalui kesepakatan kedua belah pihak melalui perjanjian kerja.
Surat perjanjian tersebutlah yang mengatur segala hal berkaitan dengan perusahaan dan karyawan termasuk penahanan ijazah. Dokumen tersebut akan mengikat karyawan dengan perusahaan terkait. Surat perjanjian bisa dibuat secara sah dan mempunyai nilai hukum bagi mereka yang membuatnya. Para pihak secara hukum wajib mematuhi setiap point yang sudah disepakati tersebut.
2. Perhatikan Berapa Lama Ijazah Ditahan Perusahaan
Kertahui berapa lama dokumen tersebut akan ditahan. Sejumlah perusahaan akan menahan ijazah selama masa training atau yang berlangsung paling lama dua bulan. Tetapi tak jarang perusahaan yang menahan ijazah selama masa kontrak misalnya satu tahun atau dua tahun.
Karena itu, ketahui dengan pasti berapa lama dokumen tersebut berada di tangan perusahaan. Penting juga untuk mengetahui apa yang harus dilakukan jika ingin ijazah tersebut kembali. Jika mengundurkan diri sebelum kontrak kerja berakhir, apakah harus membayar sejumlah uang atau denda untuk menebus dokumen tersebut?
3. Cari Informasi tentang Perusahaan
Terdapat sejumlah alasan mengapa perusahaan menahan ijazah karyawannya. Salah satunya yakni untuk memastikan bahwa karyawan tersebut tidak keluar selama kontrak kerja belum habis. Sejumlah perusahaan menahan ijazah karyawan yang menempati posisi penting. Hal tersebut dimaksudkan sebagai jaminan untuk menghindari agar rahasia perusahaan tidak dibocorkan oleh karyawan tersebut.
Sebelum mulai melamar, sebaiknya cari tahu terlebih dahulu bagaimana budaya kerjanya, apakah penahanan ijazah merupakan hal yang umum dilakukan? Sebelum menandatangani perusahaan, calon karyawan juga harus memahami seluk beluk perusahaan.
Baca Juga: Contoh Surat Perjanjian Pelunasan Hutang
Tips Jika Perusahaan Meminta Ijazah Ditahan
Jika suatu perusahaan meminta penahanan ijazah atas karyawan yang akan bekerja, sebagai karyawan jangan langsung setuju begitu saja. Calon karyawan perlu mengetahui dan memahami terlebih dahulu isi dari perjanjian yang harus ditandatangani. Jika memang terasa ganjil dan memberatkan, calon karyawan bisa langsung mengundurkan diri. Berikut sejumlah tips yang bermanfaat.
1. Baca Poin-Poin Perjanjian Kerja Dengan Saksama
Tips pertama yakni baca dan pahami isi setiap poin yang tertulis dalam surat perjanjian, termasuk penahanan ijazah. Karena jika calon karyawan tidak begitu memahami dan langsung tanda tangan begitu saja, hal-hal yang tidak diinginkan mungkin akan terjadi. Padahal itu sudah dijelaskan dalam dokumen perjanjian, namun karyawan tidak membacanya alhasil, menyesal di akhir kemudian.
Ketahui berapa lama ijazah akan ditahan, apakah selama masa training ataukah sepanjang kontrak kerja dalam jangka waktu satu tahun? Ketahui juga bagaimana jika sewaktu-waktu karyawan ingin mengajukan resign? Apakah dikenakan denda? Jika karyawan tersebut membutuhkan ijazah tersebut sewaktu-waktu untuk kebutuhan lain, bagaimana prosedurnya?
Apakah perusahaan memastikan dokumen tersebut disimpan dengan aman dan benar? Jika ada poin-poin yang dirasa ganjil atau calon karyawan tidak begitu memahaminya, cobalah untuk menanyakan ke perusahaan terlebih dahulu. Jangan sampai memberikan tanda tangan sebelum membaca dengan teliti dan memahami semua poin yang dituliskan dalam perjanjian.
2. Tanyakan Alasan Perusahaan Menahan ijazah
Setiap perusahaan mempunyai alasan masing-masing mengapa menahan ijazah karyawannya. Karena itulah, calon karyawan harus menanyakan langsung, apakah memang posisi yang akan ditempati tersebut sangat penting.
Tanyakan juga apakah akan diberikan fasilitas yang lebih sebagai kompensasi atas penahanan ijazah tersebut. Calon karyawan juga perlu mengetahui apakah memang semua karyawan ditahan ijazahnya atau hanya di posisi tertentu saja yang krusial.
3. Calon Karyawan Berhak Setuju Atau Menolak
Calon karyawan berhak memutuskan apakah bersedia jika ijazah ditahan atau tidak. Jika tidak bagaimana konsekuensinya? Calon karyawan dapat bernegosiasi dengan perusahaan mengenai hal ini. Jika peraturan tersebut bersifat mutlak dan wajib sementara calon karyawan tidak ingin ijazahnya ditahan, mengundurkan diri merupakan hal terbaik.
4. Mintalah Berita Acara Serah Terima
Jika calon karyawan menyetujui ijazah tersebut ditahan, sebaiknya minta berita acara serah terima sebagai bukti bahwa dokumen tersebut memang dipegang oleh perusahaan. Karyawan juga dapat menggunakan berita acara tersebut sewaktu-waktu jika suatu saat dibutuhkan.
Surat ini jugalah yang akan membantu mendapatkan ijazah karyawan kembali setelah masa kontrak perjanjian atau waktu penahanan ijazah berakhir. Karena itulah, jangan lupa untuk meminta berita acara serah terima ijazah.
Nah, itulah contoh surat penahanan ijazah hingga sejumlah tips jika perusahaan minta ijazah calon karyawan untuk di tahan. Memang sekarang tren penahanan ijazah sudah mulai jarang dijumpai. Hampir semua perusahaan terkenal dan ternama sudah tidak lagi menerapkan sistem tersebut, namun ada beberapa perusahaan perorangan yang masih menggunakannya.
Selain dianggap merugikan, sejumlah calon pekerja sebagian besar tidak menerima jika ijazah mereka harus ditahan. Hal tersebut karena ijazah merupakan dokumen penting, jika hilang atau rusak, akan sangat susah sekali untuk mengurus pembuatannya lagi.
