Contoh Surat Permintaan Penawaran – Transaksi jual dan beli tidak hanya terjadi antar individu, melainkan juga antar instansi. Dalam melakukan transaksi jual dan beli, sebuah instansi selalu melakukannya dengan menggunakan surat.
Sebagai pihak yang akan membeli barang, sebuah instansi akan bersurat kepada penjual barang dengan surat permintaan penawaran barang. Berikut ini penjelasan dan contoh surat permintaan penawaran barang.
Tentang Surat Permintaan Penawaran
Dalam sebuah transaksi ekonomi jual dan beli tidak hanya melibatkan antar individu, melainkan juga instansi. Instansi baik itu pemerintah atau perusahaan swasta juga harus melakukan transaksi jual dan beli dengan instansi lainnya. Dalam pemenuhan kebutuhan instansi atau perusahaan akan beberapa barang yang harus dibeli pada instansi atau perusahaan lainnya.
Sebelum melakukan transaksi jual beli dalam rangka pemenuhan kebutuhannya, perusahaan atau instansi akan saling bersurat. Instansi atau perusahaan yang membutuhkan barang akan mengirimkan sebuah surat yang berisikan tentang permintaan harga barang yang dijual perusahaan pemilik barang. Surat yang berisikan tentang permintaan harga barang yang dijual ini disebut juga sebagai surat permintaan penawaran.
Instansi atau perusahaan umumnya tidak hanya membuat satu surat permintaan penawaran saja. Instansi atau perusahaan akan membuat lebih dari satu surat permintaan dan dikirimkan ke beberapa perusahaan penjual yang sama-sama memiliki barang yang diinginkan. Selanjutnya, instansi atau perusahaan akan membandingkan harga dan kualitas dari setiap perusahaan lain sebelum memutuskan untuk bertransaksi.
Surat permintaan penawaran ini merupakan sebuah jalur komunikasi resmi yang dilakukan oleh instansi atau perusahaan dalam upayanya untuk memenuhi kebutuhannya. Surat permintaan penawaran dikirimkan dengan menggunakan kop dan format khusus sehingga perusahaan penjual juga percaya dengan perusahaan pengirim surat. Dalam artikel ini akan diberikan beberapa contoh surat permintaan penawaran antarinstansi untuk berbagai keperluan.
Cara Membuat Surat Permintaan Penawaran
Sebelum membuat surat ini, perlu dipahami bahwa surat permintaan penawaran merupakan sebuah jalur komunikasi resmi antar perusahaan atau instansi. Oleh sebab itu, surat permintaan penawaran merupakan salah satu surat resmi antar perusahaan atau instansi dan wajib mengikuti kaidah-kaidah surat resmi. Kaidah surat resmi ini menyangkut Kop, Nomor, dan tanda-tangan resmi dari pengirim surat.
Selain itu, dalam pembuatan surat permintaan penawaran harus berisikan dengan informasi yang lengkap dan jelas mengenai produk atau barang yang dibutuhkan. Beberapa hal yang sebaiknya ada dalam surat permintaan penawaran antara lain jenis beserta jumlah produk yang diperlukan, metode pembayaran, dan informasi tambahan lainnya.
Memberitahukan informasi secara detail dan lengkap tentang jumlah produk yang dibutuhkan tentu akan membantu perusahaan dalam membalas surat dan mempersiapkan barangnya. Oleh sebab itu, sebelum membuat surat tersebut, penting sekali untuk membuat perencanaan yang jelas agar tidak terjadi kesalahan. Selanjutnya, pembuatan surat bisa mengikuti beberapa contoh surat permintaan penawaran yang ada di bagian akhir artikel.
Berbagai Contoh Surat Permintaan Penawaran
Membuat surat permintaan penawaran umumnya tidak sulit. Namun, dalam pembuatannya diharuskan memiliki informasi yang jelas dan detail akan produk yang diperlukan. Berikut ini beberapa contoh surat permintaan penawaran untuk berbagai kebutuhan.
Surat Permintaan Penawaran Produk
Umumnya perusahaan membutuhkan banyak produk yang harus digunakan. Oleh sebab itu, perusahaan kemudian membuat surat permintaan penawaran produk yang dikirimkan ke perusahaan lain. Surat permintaan penawaran produk ini dapat digunakan untuk mengetahui harga dan jenis produk yang tersedia. Berikut ini contoh surat permintaan penawaran produk.
[su_box title=”Surat Permintaan Penawaran Produk”]
PT SINAR ABADI SENTOSA
Jl. R.E Martadinata no. 145, kota Bandung, Jawa Barat
Nomor Telepon: 024-000111
Nomor : 123/003/XI/2016
Hal : Permintaan Penawaran Produk
Yth. PT MAJU MUNDUR
Jalan Pahlawan no. 123, kota Bogor
Jawa Barat
Dengan Hormat,
Sehubungan dengan kebutuhan kami mengenai produk yang dijual oleh perusahaan Bapak/Ibu, maka melalui surat ini kami mengajukan permintaan penawaran harga atas produk tersebut. Oleh sebab itu, mohon Bapak/Ibu dapat memberikan informasi secara detail sebagai berikut:
- Rincian Barang
- Data Sheet dan Kualitas barang
- Daftar Harga
- Metode pemesanan dan pembayaran
Pemesanan akan kami lakukan setelah melakukan pertimbangan dan melalui hasil koordinasi dengan tim kami. Mohon segera dapat diberikan balasan sehingga kami dapat membuat perincian atas kebutuhan kami.
Demikian surat permintaan penawaran produk yang kami buat. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami sampaikan terima kasih.
Bandung, 12 November 2016
Hormat kami,
Staff Procurement PT Sinar Abadi Sentosa
Anton Wisnu
[/su_box]
Baca Juga: Contoh Surat Permintaan Penawaran
Surat Permintaan Penawaran Supplier Tetap
Selain berfungsi untuk meminta penawaran akan harga atau produk, surat permintaan penawaran juga bisa berfungsi untuk menjalin kerjasama. Salah satunya jalinan kerjasama antar perusahaan adalah dengan menjadikan perusahaan lain sebagai supplier tetap. Berikut ini adalah contoh surat permintaan penawaran menjadi supplier tetap.
[su_box title=”Surat Permintaan Penawaran Supplier Tetap”]
PT MAJU JAYA ABADI
Jl. Kusumanegara Blok E/5 no. 123, kota Medan
Nomor Telepon: 061-123123
Nomor : 000/01/000/I/2017
Hal : Permintaan Penawaran Supplier Tetap
Yth. PT SINAR ABADI SENTOSA
Jalan R.E Martadinata no. 145, kota Bandung
Jawa Barat
Dengan Hormat,
Menindaklanjuti hasil pembicaraan dan pertemuan sebelumnya dengan mempertimbangkan kualitas produk Bapak/Ibu, bersama surat ini, kami memberikan permintaan penawaran perusahaan Bapak/Ibu untuk menjadi supplier tetap perusahaan kami.
Berkaitan dengan hal tersebut, kami membutuhkan beberapa tambahan data sebagai berikut:
- Rincian Kualitas dan Harga Produk
- Jumlah Minimum Pembelian
- Metode Pemesanan dan Pembayaran
- NPWP Perusahaan
Data-data tersebut sangat kami perlukan untuk keperluan internal kami agar perusahaan Bapak/Ibu dapat menjadi supplier tetap untuk perusahaan kami. Proses pemesanan selanjutnya akan mengikuti kebutuhan dari perusahaan kami.
Demikian surat permintaan penawaran menjadi supplier tetap perusahaan kami. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami sampaikan terima kasih.
Medan, 23 Januari 2017
Hormat kami,
Doni Wahyu
Staff Procurement PT MAJU JAYA ABADI
[/su_box]
Surat Permintaan Penawaran Barang Elektronik
Surat permintaan penawaran tidak hanya dikirimkan untuk sebuah perusahaan berskala besar, tetapi juga toko, seperti halnya toko elektronik. Toko elektronik menyediakan beberapa barang elektronik yang diperlukan perusahaan, salah satunya adalah AC. Berikut ini adalah contoh surat permintaan penawaran barang berupa AC ke sebuah toko elektronik.
[su_box title=”Surat Permintaan Penawaran Barang Elektronik”]
CV INDAH JAYA LESTARI
Jl. Majapahit, Kompleks Industri Makmur, blok K no. 14-15, kota Palangkaraya
Nomor Telepon: 0536-009009
Nomor : 111/11/II/2011
Hal : Permintaan Penawaran AC
Yth. Toko Nana Elektronik
Jalan Dahlia, no. 01, kota Palangkaraya
Kalimantan Tengah
Dengan Hormat,
Bersama surat ini kami, CV INDAH JAYA LESTARI membutuhkan sebuah perangkat pendingin ruangan (AC) dengan rincian sebagai berikut:
- Merk : SHARP
- PK : 2 PK
Melalui surat ini, kami bermaksud untuk meminta penawaran harga atas produk di atas. Berkaitan dengan hal tersebut, kami memerlukan beberapa keterangan sebagai berikut:
- Rincian harga beserta diskon
- Ketersediaan jasa pemasangan dan perawatan AC
- Metode pemesanan dan pembayaran
Demikian surat permintaan penawaran atas produk AC yang kami buat. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami sampaikan terima kasih.
Palangkaraya, 11 Februari 2011
Hormat kami,
CV INDAH JAYA LESTARI
Indah Dwi Puspitarini
[/su_box]
Surat Permintaan Penawaran Alat Tulis Kantor (ATK)
Alat tulis kantor atau ATK merupakan barang yang pasti dibutuhkan oleh semua perusahaan atau instansi. Penyediaan alat tulis kantor atau ATK ini hampir selalu ada setiap kurun waktu tertentu. Oleh sebab itu, sebelum melakukan transaksi pembelian alat tulis kantor, sebaiknya mengirimkan surat permintaan penawaran. Berikut ini adalah contoh surat permintaan penawaran alat tulis kantor atau ATK.
[su_box title=”Surat Permintaan Penawaran Alat Tulis Kantor (ATK)”]
PT Berkah Lestari
Jl. Siliwangi, no. 150, Surakarta, Jawa Tengah
Nomor Telepon: 0271-222222
Nomor : 001/002/III/2014
Hal : Permintaan Penawaran Harga ATK
Yth. Toko Merah
Jalan Wijayakusuma, no. 12, Surakarta
Jawa Tengah
Dengan Hormat,
Sehubungan dengan kebutuhan alat tulis kantor di perusahaan kami, maka melalui surat ini kami ingin mengajukan permintaan penawaran atas produk alat tulis kantor sebagai berikut:
- Kertas HVS A4 ukuran 80 dengan merek Sinar Dunia
- Kertas HVS ukuran 70 dengan merek Sinar Dunia
- Pulpen warna hitam dengan merk Pilot
- Pulpen warna biru dengan merek Pilot
Berkaitan dengan hal tersebut kami mohon informasi penawaran harga dari Bapak/Ibu. Adapun informasi yang kami perlukan antara lain:
- Harga dan rincian barang
- Lama pengiriman
- Metode pengiriman
- Metode pembayaran
Demikian surat permintaan penawaran menjadi supplier tetap perusahaan kami. Besar harapan kami agar Bapak/Ibu segera membalas agar dapat kami proses pembeliannya secepatnya. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami sampaikan terima kasih.
Surakarta, 22 Maret 2014
Hormat kami,
PT BERKAH LESTARI
Sudarmanto
[/su_box]
Surat Permintaan Penawaran Menjadi Supplier ATK
Masih berkaitan dengan alat tulis kantor. Namun, dalam surat di bawah ini adalah contoh surat permintaan penawaran menjadi supplier ATK. Surat ini biasanya dibuat oleh sebuah toko yang menjual barang-barang ATK kepada perusahaan ATK. Berikut adalah contoh suratnya.
[su_box title=”Surat Permintaan Penawaran Menjadi Supplier ATK”]
Toko Merah
Jl. Wijayakusuma no. 12 Surakarta, Jawa Tengah
Nomor Telepon: 0271-147258
Nomor : 051/12/XII/2015
Hal : Permintaan Penawaran Menjadi Supplier ATK
Yth. CV Indah Jaya Lestari
Jl. Majapahit, Kompleks Industri Makmur, blok K no. 14-15,
Kota Palangkaraya, Kalimantan Tengah
Dengan Hormat,
Kami, Toko Merah merupakan sebuah toko penyedia alat tulis kantor berbagai produk. Sebagai penyedia dan distributor alat tulis kantor, kami membutuhkan supplier tetap untuk produk alat tulis kantor berupa pulpen.
Melalui surat ini, kami bermaksud untuk mengajukan permintaan penawaran kepada CV Indah Jaya Lestari sebagai perusahaan produksi pulpen untuk menjadi penyuplai pulpen di tempat kami. Adapun kebutuhan pulpen yang kami perlukan adalah
- 200 box pulpen Tinta Hitam
- 100 box pulpen Tinta Biru
- 100 box pulpen Tinta Merah
Oleh sebab itu, kami memohon kepada CV Indah Jaya Lestari untuk dapat mengirimkan beberapa informasi tentang:
- Harga Barang
- Diskon khusus untuk distributor atau toko
- Metode Pembayaran
- Metode dan Lama Pengiriman
Demikian surat permintaan penawaran menjadi penyuplai pulpen ini kami buat. Besar harapan kami CV Indah Jaya Lestari berkenan untuk menjadi penyuplai tetap pulpen di tempat kami. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami sampaikan terima kasih.
Surakarta, 13 Desember 2015
Hormat kami,
Toko Merah
Hanif Andi
[/su_box]
Baca Juga: Contoh Surat Penawaran Proyek
Surat Permintaan Penawaran Harga Kendaraan
Kendaraan bermotor merupakan sebuah kebutuhan yang sangat penting bagi perusahaan atau kantor. Adanya kendaraan bermotor akan memudahkan kegiatan operasional perusahaan kantor. Sebelum membeli sebuah kendaraan bermotor untuk kegiatan operasional, terlebih dulu wajib mengajukan surat permintaan penawaran kendaraan. Berikut adalah contoh surat permintaan penawaran harga kendaraan bermotor.
[su_box title=”Surat Permintaan Penawaran Harga Kendaraan”]
PT SINAR MAS TRANS
Jl. Sudirman no. 189, kota Jakarta Selatan
Nomor Telepon: 021-7777777
Nomor : 089/03/EKS/IV/2016
Hal : Permintaan Penawaran Harga Kendaraan
Yth. PT Berlian Otomotif
Jl. Panglima Sudirman nomor 131, kota Depok
Jawa Barat
Dengan Hormat,
Kami, PT Sinar Mas Trans merupakan sebuah perusahaan jasa, sedang membutuhkan sebuah kendaraan untuk kegiatan operasional kami. Berikut adalah rincian kendaraan yang kami butuhkan untuk kegiatan operasional kami:
- Mobil merek Avanza dengan tahun produksi 2016
- Mesin 1400 cc
- Tenaga 91 hp
- Transmisi Manual
- Spesifikasi tambahan: Tersedia Airbag sebagai pelindung.
Melalui surat ini, kami bermaksud untuk mengajukan permintaan penawaran harga dari PT Berlian Otomotif atas kendaraan tersebut di atas. Kami membutuhkan informasi tambahan dari PT Berlian Otomotif sebagai berikut:
- Harga kendaraan
- Biaya asuransi
- Metode pembayaran dan pengiriman kendaraan
Demikian surat permintaan penawaran harga kendaraan yang kami buat. Mengingat kebutuhan yang cukup mendesak, besar harapan kami agar Bapak/Ibu dapat segera membalas surat ini, sehingga dapat segera kami proses pembeliannya. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami sampaikan terima kasih.
Jakarta, 21 April 2016
Hormat kami,
PT Sinar Mas Trans
Agung Prasetyo Nugroho
[/su_box]
Surat Permintaan Penawaran Harga Mesin Kantor
Mesin kantor seperti komputer, printer, atau mesin fotocopy juga menjadi salah satu barang yang sangat dibutuhkan dalam sebuah perusahaan. Sebelum melakukan pemesanan akan barang-barang tersebut, buatlah surat permintaan penawaran harga mesin kantor terlebih dahulu. Berikut ini adalah contoh surat permintaan penawaran harga mesin kantor.
[su_box title=”Surat Permintaan Penawaran Harga Mesin Kantor”]
PT BERLIAN OTOMOTIF
Jl. Panglima Sudirman No. 131, kota Depok, Jawa Barat
Nomor Telepon: 021-3313312
Nomor : 123/45/VI/2017
Hal : Permintaan Penawaran Harga Mesin Kantor
Yth. PT Epson Indonesia
Kawasan Industri Cikarang,
Jawa Barat
Dengan Hormat,
Kami, PT Berlian Otomotif, sebuah perusahaan yang bergerak pada bidang penyedia kendaraan sedang membutuhkan beberapa mesin kantor. Mesin kantor yang kami perlukan adalah Mesin Printer dengan spesifikasi tambahan berupa Scanner dan Fotocopy.
Melalui surat ini, kami bermaksud untuk mengajukan permintaan penawaran harga dari PT Epson Indonesia selaku perusahaan produsen mesin printer di Indonesia. Adapun beberapa informasi yang kami perlukan antara lain
- Rincian Produk yang Sesuai dengan Kebutuhan Kami
- Harga untuk Masing-Masing Produk
- Metode Pembayaran
- Metode dan Lama Pengiriman
Demikian surat permintaan penawaran harga yang kami buat. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami sampaikan terima kasih.
Depok, 7 Juni 2017
Hormat kami,
PT Berlian Otomotif
Sapta Aji Bayu
[/su_box]
Baca Juga: Contoh Surat Penawaran Kerjasama Investasi
Surat Permintaan Penawaran Jasa Renovasi
Selain untuk pembelian suatu barang, surat permintaan penawaran juga bisa diaplikasikan untuk meminta penawaran harga jasa. Salah satunya adalah jasa renovasi untuk gedung atau ruangan di perusahaan. Berikut ini adalah contoh surat permintaan penawaran jasa renovasi.
[su_box title=”Surat Permintaan Penawaran Jasa Renovasi”]
PT Epson Indonesia
Kawasan Industri Cikarang, Jawa Barat
Nomor Telepon: 021-1234567
Nomor : 456/EKS/EPSON/809/VII/2019
Lampiran : 1 Lembar
Hal : Permintaan Penawaran Harga Jasa Renovasi
Yth. PT Sinar Konstruksi Indonesia (SKI)
Jalan Bhayangkara no. 170, Kabupaten Bekasi
Jawa Barat
Dengan Hormat,
Kami, PT Epson Indonesia saat ini sedang berencana untuk melakukan renovasi atas sebuah gedung. Renovasi gedung yang kami maksud mengalami kebocoran yang menyebabkan jatuhnya air ketika hujan. Selain itu, kami juga bermaksud untuk melakukan perubahan desain bangunan.
Melalui surat ini, kami meminta penawaran harga jasa renovasi dan perubahan desain bangunan kepada PT Sinar Konstruksi Indonesia. Sebagai dokumen pendukung, kami telah melampirkan satu buah desain rancang bangun yang baru. Berkaitan dengan hal tersebut, kami membutuhkan informasi sebagai berikut:
- Harga Jasa Renovasi
- Lama Pengerjaan
- Asuransi
- Metode Pembayaran
Demikian surat permintaan penawaran harga jasa renovasi gedung dan desain bangunan yang kami buat. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami sampaikan terima kasih.
Cikarang, 9 Juli 2019
Hormat kami,
PT Epson Indonesia
Riris Dian Anggraini
[/su_box]
Surat permintaan penawaran merupakan sebuah surat resmi yang menjadi media komunikasi antara instansi satu dengan instansi lainnya. Sebagai sebuah surat resmi, surat ini harus memenuhi berbagai kaidah-kaidah surat resmi. Pembuatan surat permintaan penawaran bisa digunakan untuk berbagai keperluan seperti penyediaan barang atau permintaan harga jasa. Pada artikel di atas, ada beberapa contoh surat permintaan penawaran harga yang bisa disesuaikan dengan kondisi.
