Contoh Surat Permohonan Sponsor – Bagi para masyarakat awam, sponsor adalah seseorang atau suatu perusahaan yang memberikan bantuan dana pada suatu kegiatan. Sedangkan, sponsorship berarti kegiatan membiayai atau mendanai suatu kegiatan. Jadi secara tidak langsung, sponsor dapat diartikan sebagai pihak yang melakukan kegiatan sponsorship.
Artikel ini akan membahas berbagai contoh surat permohonan sponsor yang dapat Anda gunakan dalam kehidupan sehari-hari. Sebenarnya, hal ini juga termasuk ke dalam salah satu bentuk kerjasama yang saling menguntungkan kedua belah pihak. Tak mungkin jika pihak sponsor memberikan bantuan dana secara cuma-cuma tanpa ada imbalan tertentu.
Biasanya, pihak sponsor akan mendapat keuntungan berupa pengiklanan suatu produk atau jasa yang dimilikinya. Saat ini, tidak mungkin ada perusahaan yang mau memberikan bantuan dana dari permohonan suatu pihak yang tidak jelas reputasinya.
Tentunya, siapa pun bersedia untuk menyediakan sponsor bila perusahaannya meraih keuntungan. Jadi, uang yang dikeluarkan untuk mendanai acara tersebut akan berbalik melalui penjualan yang meningkat akibat komersial yang dilakukan.
Tujuan Pihak Sponsor
Berbagai kegiatan yang membutuhkan dana lumayan besar, pasti membutuhkan sponsorship. Lantas, apa sih tujuan para pihak sponsor mau membayar sejumlah uang atau mendanai suatu kegiatan? Tentunya tujuan utamanya adalah untuk mendukung kebijakan dan strategi pemasaran. Publikasi nama dan produk yang ditawarkan perusahaan secara besar-besaran dapat melancarkan suatu kampanye periklanan. Nah, publikasi ini dapat dilakukan di media massa atau membuat stand saat acara yang disponsori sedang berlangsung.
Sponsorship ini juga dapat digunakan untuk memperkenalkan atau membesarkan nama perusahaan. Selain itu, sponsorship juga bertujuan untuk memperlihatkan niat baik suatu perusahaan atau organisasi yang mau membantu mendanai suatu kegiatan. Tentunya hal ini dilakukan bukan semata-mata hanya melaksanakan tanggung jawab sosial dan meningkatkan citra perusahaan, namun harus ada niat tulus untuk membantu pihak lain.
Harapan Pihak Sponsor
Pihak sponsor mengeluarkan dana yang tidak sedikit untuk membantu melancarkan acara tersebut. Oleh karena itu, mereka mengharapkan suatu imbalan atau kerjasama yang menguntungkan kedua belah pihak. Berikut ini adalah beberapa harapan pihak sponsor.
1. Mendapat Dukungan Komersial
Pihak sponsor rela mengeluarkan uang yang tak sedikit demi melancarkan kegiatan komersial nya. Perusahaan, instansi, atau lembaga yang mengadakan acara tersebut harus mampu mendukung pengiklanan, serta meningkatkan penjualan produk yang ditawarkan oleh pihak sponsor. Diharapkan, sponsorship ini dapat memperluas target audience sehingga mampu menjangkau dan memperkenalkan produk ke segala kalangan.
2. Pengembalian Modal dari Biaya yang telah Dikeluarkan
Pihak sponsor juga mengharapkan pengembalian dana yang telat dikeluarkan untuk mensponsori suatu acara dalam jumlah tertentu. Pengembalian dana ini tidak dilakukan secara langsung oleh pemilik acara dalam bentuk uang, cek, atau giro. Bentuk pengembaliannya lebih menekankan pada peningkatan penjualan produk secara besar-besaran. Selain itu, sponsorship juga diharapkan dapat membangun brand awareness produk dalam jangka waktu yang panjang.
3. Membangun Citra atau Nama Baik Perusahaan
Secara tidak langsung, kegiatan sponsorship ini akan berdampak pada audience atau orang-orang yang melihat pengiklanan tersebut dari berbagai platform media. Hal ini dapat membantu peningkatan citra dan nama merek tersebut. Selain itu, kegiatan sponsorship juga dapat membangun kepercayaan dan kekuatan image produk dari pihak sponsor tersebut.
Baca Juga: Contoh Surat Permohonan Pembayaran
Contoh Surat Permohonan Sponsor dalam Berbagai Kegiatan
Jika Anda pernah menjadi bagian dari panitia suatu acara tertentu, pasti Anda pernah diminta untuk mencari sponsor yang akan mendukung kelangsungan acara tersebut. Untuk meminta bantuan dana kepada pihak sponsor, Anda perlu membuat surat permohonan yang resmi. Berikut ini adalah beberapa contoh surat permohonan sponsor.
Contoh Surat Permohonan Sponsor Acara Perlombaan antar Sekolah
Untuk membuat suatu perlombaan antar sekolah yang besar, tentunya Anda membutuhkan dana yang besar pula. Acara perlombaan harus berlangsung dengan bagus dan meriah, bukan? Tidak mungkin pihak sekolah mengundang banyak sekolah lain untuk bertanding, namun dengan kegiatan atau acara yang seadanya saja. Karena membutuhkan dana yang cukup besar, kebanyakan panitia acara perlombaan antar sekolah pasti membutuhkan dana dari pihak sponsor.
[su_box title=”Surat Permohonan Sponsor Acara Perlombaan antar Sekolah”]
========================
ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH
SMA NEGERI 2 JAKARTA
Jl. Kemakmuran No. 77, Jakarta
Telp. 021 – 987654 ; Fax. 022-123456
Email : [email protected]
Jakarta, 1 Oktober 2020
Nomor : 32/OSIS/SMAN2/X/2020
Perihal : Permohonan Sponsor
Lampiran : 1 bundel proposal
Kepada Yth,
Pimpinan PT. Buku Cerdas
Jalan Kemerdekaan No. 45, Jakarta
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diadakannya acara perlombaan antar sekolah-sekolah di Jakarta oleh OSIS SMA Negeri 2 Jakarta, yang akan dilaksanakan pada :
Tanggal : 25 November 2020
Waktu : 07.00 – 17.00
Tempat : Lapangan SMA Negeri 2 Jakarta
Maka, kami dari pihak SMA N 2 Jakarta bermaksud untuk meminta bantuan dari Bapak/Ibu agar bersedia menjadi salah satu sponsorship di kegiatan yang akan kami laksanakan tersebut. Untuk perincian dana yang kami butuhkan dan keuntungan yang bisa didapatkan oleh perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin dapat dilihat pada proposal yang kami lampirkan.
Kami juga melampirkan gambaran acara dan susunan perlombaan yang akan diadakan. Besar harapan kami agar PT. Buku Cerdas mau bekerjasama dan menerima tawaran sponsorship dari kami. Demikian surat permohonan sponsor ini kamu sampaikan. Atas waktu dan perhatiannya, kami ucapkan banyak terimakasih.
Hormat Kami,
Ketua OSIS SMA Negeri 2 Jakarta,
Jonas Adrian
[/su_box]
Contoh Surat Permohonan Sponsor Acara Pentas Seni (Pensi)
Selain pertandingan, biasanya suatu sekolah atau kampus akan mengadakan kegiatan pentas seni (pensi) di akhir semester. Kegiatan pensi ini umumnya diadakan satu tahun sekali dengan acara yang sangat meriah. Kebanyakan, acara pensi diisi oleh performance berbagai macam ekskul yang terdapat di sekolah tersebut, para artis, atau bahkan DJ. Karena biaya yang diperlukan tak sedikit, maka setiap acara pensi pasti membutuhkan banyak sponsorship.
[su_box title=”Contoh Surat Permohonan Sponsor Acara Pentas Seni (Pensi)”]
======================
Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Pelangi
Jalan Cempaka No. 123, Jakarta
Telp. 022-772919 Fax. 022-683920
Email : [email protected]
Jakarta, 1 Mei 2020
Nomor : 16/BEM/UP/V/2020
Perihal : Permohonan Sponsor
Kepada Yth,
Pimpinan PT. Coco Cila
di Tempat
Dengan hormat, sehubungan dengan akan diadakannya kegiatan pentas seni oleh Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) Universitas Pelangi, kami bermaksud untuk mengajukan permohonan bantuan berupa sponsorship. Acara pentas seni akan diadakan pada :
Tanggal : 7 Juni 2020
Waktu : 18.00 – 22.00
Tempat : Lapangan Universitas Pelangi
Seperti yang sudah kami sampaikan sebelumnya, kami memiliki target 2500 pengunjung pensi dan akan mengundang beberapa artis ternama Indonesia, seperti Raisa, Isyana, dan Agnes Monica. Kami sangat mengharapkan acara ini berlangsung dengan lancar dan meriah karena mengingat reputasi kampus kami di dunia pendidikan yang juga cukup baik.
Kami juga melampirkan sebuah proposal yang dapat menjadi pertimbangan Bapak/Ibu pimpinan PT. Coco Cila. Pada proposal tersebut, kami memaparkan berbagai rangkaian kegiatan, rincian anggaran, dan keuntungan yang akan didapatkan oleh PT. Coco Cila.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Besar harapan kami semoga pihak PT. Coco Cila dapat mengabulkan permohonan kami ini. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terimakasih.
Hormat kami,
Ketua BEM Universitas Pelangi,
Andi Afandi.
[/su_box]
Baca Juga: Contoh Surat Permohonan Pindah Sekolah
Contoh Surat Permohonan Sponsor Acara Workshop
Berbeda dengan seminar, workshop adalah suatu kegiatan mendengarkan seorang pembicara, lalu kemudian bersama-sama dengan peserta lainnya ikut mempraktekkan apa yang telah diajarkan. Workshop memiliki jumlah peserta yang lebih sedikit dibandingkan dengan seminar. Meskipun pesertanya sedikit, biaya yang dikeluarkan tak kalah besar, loh! Oleh karena itu, terkadang beberapa workshop juga membutuhkan suatu pihak yang mensponsori dan mendukung workshop tersebut.
[su_box title=”Contoh Surat Permohonan Sponsor Acara Workshop”]
===================
ORGANISASI INTRA SEKOLAH
SMK BINTANG KEJORA
Jalan Hadiah No. 117, Jakarta
Telp. 021-527282 Fax. 022-193920
Jakarta, 1 Agustus 2020
Nomor : 34/OSIS/BK/VIII/2020
Perihal : Permohonan sponsor
Kepada Yth,
Pimpinan Wardah Cosmetics,
di Tempat
Dengan hormat, sehubungan dengan akan diadakannya beauty workshop dengan tema “Temukan Kecantikan dalam Dirimu” yang diselenggarakan oleh OSIS SMK Bintang Kejora, pada :
Tanggal : 7 September 2020
Waktu : 14.00 – 16.30
Tempat : Aula SMK Bintang Kejora
Maka, kami dari OSIS SMK Bintang Kejora ingin mengajukan permohonan kerjasama dan menjadi bagian dari workshop kami kepada Wardah Cosmetics dengan menjadi salah satu sponsorship. Kami juga akan mengundah salah satu beauty vlogger, Tasya Farasya untuk turut serta menjadi pembicara dalam workshop kami.
Bersamaan dengan datangnya surat ini, kami juga melampirkan proposal yang berisi rangkaian kegiatan, perencanaan anggaran, dan keuntungan yang kemungkinan akan didapatkan oleh Wardah Cosmetics.
Besar harapan kami agar Ibu pimpinan mau menerima tawaran sponsorship kami. Demikian surat permohonan sponsor ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan banyak terimakasih.
Hormat kami,
Ketua OSIS SMK Bintang Kejora,
Stefani Olivia.
[/su_box]
Contoh Surat Permohonan Sponsor Gathering Perusahaan
Gathering perusahaan adalah suatu kegiatan diluar pekerjaan yang dapat dilakukan bersama dengan seluruh karyawan. Setiap karyawan tentunya membutuhkan refreshing atau istirahat sejenak dari pekerjaan. Nah, kegiatan gathering yang biasanya diadakan akhir tahun ini menjadi salah satu kesempatan bagi karyawan untuk melepas penat sejenak dan mempererat hubungan antar karyawan. Kegiatan gathering dapat dilakukan dengan menginap beberapa hari di suatu tempat atau hanya sekedar menghabiskan waktu seharian untuk bertamasya.
[su_box title=”Contoh Surat Permohonan Sponsor Gathering Perusahaan”]
====================
PT. Cahaya Abadi
Jalan Kemenangan No.12, Jakarta
Telp. 021-832919 Fax. 022-749293
email : [email protected]
website : www.cahayaabadi.co.id
Jakarta, 21 April 2020
Kepada Yth,
Pimpinan PT. Bus Terang
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diadakannya kegiatan gathering tahunan oleh PT. Cahaya Abadi dengan tema “Rekan Kerja menjadi Keluarga,” yang akan dilaksanakan pada :
Tanggal : 20-22 Mei 2020
Waktu : 07.00 (berangkat), 16.30 (pulang)
Tempat : Grafika Cikole Lembang, Bandung
Maka dari itu, kami ingin mengajukan permohonan kerjasama berupa sponsorship dari pihak PT. Bus Terang. Kiranya Bapak/Ibu pimpinan berkenan untuk memberikan bantuan berupa akomodasi atau sejumlah dana yang akan sangat berguna bagi kami.
Sebagai gantinya, perusahaan kami akan memasukkan logo dan nama perusahaan Bapak/Ibu dalam banner yang kami bawa dan promosi di media sosial dengan pengikut lebih dari 300 ribu orang.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan, besar harapan kami agar PT. Bus Terang mau menerima tawaran sponsorship ini. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan banyak terimakasih.
Hormat saya,
Direktur Utama PT. Cahaya Abadi,
Ir. Nicolas Tamati
[/su_box]
Contoh Surat Permohonan Sponsor Acara Seminar
Seminar adalah salah satu bentuk pengajaran akademis yang diberikan oleh suatu lembaga, organisasi, atau perusahaan komersial. Biasanya, setiap seminar akan mengundang satu atau beberapa pembicara yang profesional di bidangnya. Ada seminar yang hanya diperuntukkan bagi orang-orang tertentu, namun ada juga seminar yang dapat diikuti oleh siapa saja yang berminat dalam bidang tersebut. Berikut ini adalah contoh surat permohonan sponsor acara seminar.
[su_box title=”Contoh Surat Permohonan Sponsor Acara Seminar”]
=====================
Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Kedokteran
Universitas Maharaja
Jalan Kebersihan No.172, Jakarta
Telp. 021-235289 Fax. 021-839298
Jakarta, 21 Maret 2020
Nomor : 17/SPS/BEMFK/III/2020
Perihal : Permohonan Kerjasama Sponsor
Kepada Yth,
Pimpinan Geprek Jaya
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diadakannya kegiatan seminar dengan tema “Lebih Mengenal Diri Sendiri” oleh BEM FK Universitas Maharaja, kami bermaksud untuk mengajukan kerjasama dalam bentuk sponsorship. Seminar yang juga turut mengundang Dr. Amelia Putri, Sp.KK ini akan dilaksanakan pada :
Tanggal : 15 April 2020
Waktu : 13.00 – 15.30
Tempat : Gedung Serbaguna Universitas Maharaja
Kiranya, Bapak/Ibu pimpinan restoran Geprek Jaya berkenan untuk bekerjasama dengan kami dan memberikan bantuan berupa konsumsi saat acara seminar berlangsung atau berbagai bentuk bantuan lainnya akan kami terima dengan senang hati.
Sebagai gantinya, restoran yang dikelola oleh Bapak/Ibu akan diiklankan dan dipasarkan oleh pihak kami. Hal itu dapat diwujudkan dengan cara melakukan posting iklan di media sosial dengan pengikut lebih dari 50 ribu orang dan melalui pemasukan nama atau logo Geprek Jaya ke dalam banner kami.
Besar harapan kami semoga Bapak/Ibu dapat berpartisipasi dalam menyukseskan acara ini dan berkenan menjadi salah satu pihak sponsor. Demikian surat ini kami sampaikan. Atas waktu dan kerjasamanya, kami ucapkan terimakasih.
Hormat saya,
Ketua BEM FK Universitas Maharaja,
Joana Mola.
[/su_box]
Baca Juga: Contoh Surat Permohonan Perubahan Data
Tips Mendapatkan Sponsorship
Sebelum menulis surat permohonan pengajuan kerjasama sponsorship, ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Pihak pemberi sponsor tentunya memiliki suatu kriteria tertentu agar dapat menguntungkan perusahaannya juga. Karena kualifikasi yang cukup tinggi, mencari pihak sponsor dapat dikatakan bukanlah hal yang mudah. Jika ingin permohonan sponsor dikabulkan, sebaiknya perhatikan beberapa tips dibawah ini.
1. Pilih Sponsor yang Sesuai dengan Target Pengunjung
Hal pertama yang paling wajib Anda perhatikan adalah jangan sampai salah memiliki calon sponsor. Sesuaikan sponsor tersebut dengan target pengunjung yang akan datang pada acara yang akan diselenggarakan. Misalnya, jika Anda ingin menyelenggarakan seminar kesehatan, carilah pihak sponsor yang bergerak di bidang farmasi atau medis. Jika pihak sponsor merasa kerjasama tersebut akan menguntungkan, pasti permohonan Anda dapat dikabulkan.
2. Golongkan Pihak Sponsor dan Tentukan Deadline
Selanjutnya, sediakan waktu Anda untuk menggolongkan beberapa jenis sponsor yang diinginkan. Golongkan berdasarkan tujuan Anda mengajukan kerjasama dengan pihak sponsor tersebut. Apakah Anda menginginkan sponsor untuk menyediakan akomodasi, perlengkapan, publikasi, atau sponsor untuk bantuan dana? Jika sudah menggolongkan jenis sponsor, tentukan deadline untuk mengumpulkan nama, email, dan informasi lainnya terkait sponsor tersebut.
3. Dekati Pihak Sponsor
Agar kemungkinan untuk dikabulkan semakin besar, sebaiknya usahakan agar menarik perhatian pihak sponsor. Anda bisa melakukannya dengan cara menggunakan bahasa yang baik, benar, dan sopan saat membuat surat pengajuan sponsor. Selain itu, jelaskan juga keuntungan yang akan didapatkan pihak sponsor jika bersedia mendanai kegiatan tersebut. Buatlah proposal yang menyertai surat permohonan tersebut semenarik mungkin!
Nah, itu dia beberapa contoh surat permohonan sponsor dalam berbagai acara dan tips mendapatkan sponsor. Tentunya tak hanya pihak penyelenggara acara yang mengharapkan suatu keuntungan. Pihak sponsor pun mengharapkan keuntungan yang setimpal dengan dana yang dikeluarkan untuk mendanai kegiatan tersebut.
Pastikan Anda memilih pihak sponsor yang benar dan sesuai dengan target pengunjung acara. Usahakan juga untuk memberikan keuntungan yang maksimal kepada pihak pemberi sponsor, jangan hanya menjanjikannya saja. Hal ini berguna supaya nantinya pihak sponsor tidak akan kapok atau menyesal pernah bekerja sama dengan Anda. Semoga artikel ini bermanfaat, ya!
